Порядок уничтожения документов и дел

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к унич­тожению, составляют акт. Акт о выделении документов к уничтожению составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, согласуется с ЦЭК (ЭК) и утверждается руководителем организации. Структурные подразделения, включенные в сводную номенклатуру дел организации, передают акты об уничтожении документов и дел в службу документационного обеспечения.

Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел приведен в Приложении 2.

Заключение

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговый орган

____________________ _____________________ (наименование организации) (наименование органа,

в который представляется отчетность)

_________________________________ ________________________________

(адрес организации) (адрес)

Тел./факс [phone]

00.00.20____ № 0-0/00

На № ______________от____________

Настоящим представляем бухгалтерскую отчетность__________________________ за _______________________________ в составе:

(наименование организации) (налоговый период)

1. Бухгалтерский баланс (форма N 1) на ___ листах в 1 экземпляре.

2. Отчет о прибылях и убытках (форма N 2) на ___ листах в 1 экземпляре.

3. Отчет об изменениях капитала (форма N 3) на ___ листах в 1 экземпляре.

4. Отчет о движении денежных средств (форма N 4) на ___ листах в 1 экземпляре.

5. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на ___ листах в 1 экземпляре.

6. Отчет о целевом использовании полученных средств (форма N 6) на ___ листах в 1 экземпляре.

7. Пояснительная записка на ___ листах в 1 экземпляре.

8. Аудиторское заключение на ___ листах в 1 экземпляре.

Итого: 8 документов на _____ листах.

____________________________________ ______________ /___________________/

(наименование должности руководителя) (подпись) (Ф.И.О)