ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1

Часть 1

АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ

Цель работы. Создание серийных писем.

Ассистент слияния - это удобное средство для создания так называемых серийных писем, то есть писем, содержащих одинаковый основной текст и различающихся только некоторыми фрагментами, например, приглашений, адресуемых разным лицам.

Пример:

Уважаемая Н.И. Беляева Приглашаем вас на собрание, которое состоится 18 мая в 19 часов в конференц-зале.

Секретарь

Уважаемый С.А. Павлов Приглашаем вас на собрание, которое состоится 20 мая в 14 часов в Актовом зале.

Секретарь

Путем слияния документов создаются тексты, содержащие неизменную часть (бланк) и переменные текстовые фрагменты (наполнение).

Термины:

Основной документ - это файл бланка, содержащий текст, который должен оставаться одинаковым во всех генерируемых при слиянии документах.

В нашем примере неизменный текст выглядит так:

Уважаем Приглашаем вас на собрание, которое состоится мая в часов в .

Секретарь

Основной документ связан с источником данных Источник данных - файл источника данных содержит последовательность записей

данных. Весь файл можно рассматривать как таблицу.

Поля данных - это те фрагменты, которыми отличаются друг от друга создаваемые письма.

Каждая строка содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа. Каждый столбец содержит значения одного поля данных. Первая строка состоит из имен полей данных - это строка заголовка таблицы.

В нашем примере:

Окончание	Имя	Дата	Время	Место
ая	Н.И. Беляева	18	19	конференц-зале
ый	С.А. Павлов	20	14	Актовом зале

Поля слияния

В Основном документе на тех местах, на которые в процессе слияния следует поместить информацию из Источника данных, располагаются Поля слияния, чтобы создать (сгенерировать) заполненный бланк

Имя поля слияния:

− максимальная длина - 32 символа, состоит из букв, цифр и символов подчеркивания, первый символ – буква;

−имя каждого вставленного поля слияния должно быть в заголовке источника данных;

−каждое поле слияния в документе может использоваться неограниченное число раз;

−необязательно использовать в основном документе все поля данных из источника данных;

−очередность использования не имеет значения;

Имена полей данных в первой строке Источника данных должны совпадать с именами Полей слияния Основного документа. В нашем примере имена поля слияния:

Окончание, Имя, Дата, Время, Место

Слияние

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в Источнике данных. Но можно сгенерировать документы только для части записей данных (от 5 - 10).

При генерации очередного документа во время слияния из следующей записи Источника данных берутся значения полей данных и подставляются в Основной документ на места соответствующих (одноименных) Полей слияния. Результат слияния можно сохранить в файле или распечатать на принтере

В нашем примере основной документ после вставки полей слияния имеет следующий вид:

Уважаем<Окончание> <Имя>

Приглашаем вас на собрание, которое состоится <Дата> мая в

<Время>часов в <Место>.

				Секретарь
Источник данных имеет следующий вид:
Окончание	Имя	Дата	Время	Место
ая	Н.И. Беляева	18	19	конференц-зале
ый	С.А. Павлов	20	14	Актовом зале

Создание серийных писем

1. Набрать в окне документа текст письма, одинаковый для всех создаваемых писем. Например:

Уважаем Приглашаем вас на собрание, которое состоится мая в часов в .

Секретарь

2.Выбрать на ленте вкладку Рассылки. В группе Начать слияние выбрать Пошаговый мастер слияния. На экране появляется окно Слияние Ассистента слияния.

3.Этап 1. В области Выбор типа документа выбрать Письма.

4.Этап 2. В области Выбор документа выбрать Далее (Текущий документ)

5.Этап 3. В области Выбор получателей выбрать Создание списка и щелкнуть по значку Создать.

5.1.Открывается окно Новый список адресов. Нажать кнопку Настройка столбцов. Откроется окно Настройка списка адресов.

5.1.1.Удалить ненужные поля при помощи кнопки Удалить.

5.1.2.Добавить новые поля при помощи кнопки Добавить.

5.1.3.Закрыть окно Настройка списка адресов нажатием ОК

5.2.Ввести данные в список адресов. После заполнения строки данных надо нажимать кнопку Создать запись.

5.2.1.Завершить создание списка нажатием кнопки ОК. Сохранить созданный источник данных

−в поле Имя ввести имя файла.

−нажать Сохранить.

5.2.2.Закрыть окно Получатели слияния нажатием кнопки OK.

6.Этап 4.Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо

6.1.Поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных

6.2.Нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние

6.3.Выбрать Поля базы данных

6.4.Из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора.

6.5.Нажать кнопку Закрыть.

7.Этап 5. Можно просмотреть вид создаваемых писем.

8.Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например-все) и нажать ОК.

После выполнения слияния в активном окне будет показан документ, содержащий

созданные письма.

Задание

1. Создать 10 извещений о производственном совещании. Список адресов должен содержать 10 столбцов и 10 строк.

Часть 2

АВТОТЕКСТ. СТИЛИ

Цель работы. Возможности Microsoft Word в области ускорения создания документов.

Автотекст

Для ускорения ввода текстов документов или справок к полям формы в редакторе Microsoft Word существует библиотека часто используемых символов - Автотекст. В библиотеку можно поместить стандартные фразы и выражения, используемые при составлении документов, постоянно употребляемые названия организаций, товаров или видов услуг и т.д.

Создание нового элемента Автотекста

1.Набрать на экране текст элемента Автотекста.

2.Выделить текст элемента Автотекста.

3.Дать команду Вставка/Экспресс-блоки, выбрать Автотекст и выбрать Сохранить

выделенный фрагмент в коллекцию Автотекста.

4.В поле Имя ввести подходящее имя.

5.Нажать кнопку ОК.

Вывод на панель быстрого доступа кнопки Создать автотекст.

1.Щелкнуть правой клавишей мыши по панели быстрого доступа и в контекстном меню выбрать Настройка панели быстрого доступа.

2.В поле Выбрать команды из выбрать Команды не на ленте.

3.В списке выделить команду Создать автотекст и нажать Добавить.

4.Нажать ОК.

Быстрая вставка элемента Автотекста

1.Поместить курсор в нужную текстовую позицию.

2.Ввести с клавиатуры имя элемента Автотекста.

3.Нажать клавишу F3.

Выбор элемента Автотекста из списка

1.Поместить курсор в нужную позицию.

2.Дать команду Вставка/ Экспресс-блоки и выбрать из списка нужный элемент.

Стили.

Для ускорения форматирования документа можно использовать стили.

Стиль полностью определяет формат абзаца или символа (размер шрифта, начертание, отступы, интервалы и т.д.). Каждый стиль имеет имя. Имя используемого в данной позиции символа приводится в специальном поле панели инструментов Форматирование. Стили можно создавать и удалять. Стиль Обычный удалить нельзя. Каждый стиль должен быть основан на каком-либо уже существующем стиле, который называется базовым для данного стиля. При создании нового стиля обычно в качестве базового выбирают стиль, наиболее близкий к требуемому, а затем вносят в него необходимые изменения.

Если в документе после абзаца, выполненного стилем А, всегда следует абзац, выполненный стилем В, создавать стили для данного документа надо в таком порядке:

−стиль В,

−стиль А.

Стили хранятся в шаблоне документа.

Создание нового стиля при помощи меню.

1.Щелкнуть по значку в правом нижнем углу группы Стили на вкладке Главная и щелкнуть по кнопке Создать стиль.

2.В поле Имя ввести имя стиля,

3.В поле Стиль выбрать тип стиля (абзаца или символа).

4.В поле Основан на стиле выбрать нужный стиль.

5.При необходимости в поле Стиль следующего абзаца указать, какой стиль должен иметь следующий абзац.

6.Задать составляющие стиль форматирования параметры при помощи кнопки Формат. Разворачивается меню, из которого можно выбрать категорию параметров форматирования.

7.Установить флажок Добавить в шаблон в окне Создать стиль.

8.Нажать ОК.

9.После создания всех нужных стилей нажать Закрыть.

Создание экспресс-стиля

∙Поместить курсор в форматируемый абзац и выполнить все необходимые форматирования при помощи панели Форматирование.

∙На вкладке Главная в группе Стили раскрыть список стилей.

∙Выбрать Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.

Назначение стиля с помощью панели форматирование

1.Поместить курсор в нужный абзац.

2.Развернуть список стилей, щелкнув по стрелке в правом нижнем углу группы Стили на вкладке Главная.

3.Выбрать из списка нужный стиль щелчком на имени стиля.

Задание

1.Создать элемент автотекста, содержащий полное название нашего вуза.

2.Вставить созданный элемент автотекста из списка.

3.Выполнить быструю вставку созданного элемента автотекста.

4.Создать три стиля.

a)Стиль абзаца со следующими свойствами (по вариантам): Параметры шрифта:

№

Шрифт

Размер

Начертание

Цвет

Интервал

Смещение

1.

Arial

14

полужирный

красный

Разреженный

Вверх на 2

Black

на 0,5

2.

Arial

10

Полужирный

зеленый

обычный

нет

Narrow

курсив

3.

Comic

12

обычный

лиловый

Уплотненный

Вниз на 2

Sans Ms

на 0,2

4.

Calibri

14

курсив

черный

Разреженный

нет

на 0,2

5.

Curier

10

полужирный

синий

обычный

Вверх на 3

new

6.

Book

12

Полужирный

красный

Уплотненный

Вниз на 3

Antiqua

курсив

на 0,3

7.

Candara

10

курсив

лиловый

обычный

Вверх на 4

8.

Century

12

полужирный

черный

Уплотненный

нет

на 0,5

9.

Corbel

14

Полужирный

синий

Разреженный

Вниз на 4

курсив

на 0,5

10.

Consolas

12

курсив

зеленый

Уплотненный

Вверх на 5

на 0,4

11.

Garamond

14

полужирный

лиловый

Разреженный

Вверх на 6

на 0,4

12.

Georgia

12

обычный

синий

Уплотненный

Вниз на 6

на 0,1

13.

Impact

14

курсив

красный

Разреженный

нет

на 0,1

14.

Latha

10

полужирный

зеленый

обычный

Вверх на 1

15.

Mangal

12

Полужирный

лиловый

Уплотненный

Вниз на 1

курсив

на 0,5

Параметры абзаца:

№

Выравни

Отступ

Интервал

Разбивка на

Заливка

вание

первой

слева

справ

до

по

междустрочн

страницы

строки

а

сле

ый

1.

По

1

2

1

3

6

одинарный

Запрет

Красный

левому

висячих строк

краю

2.

По

2

1

1

6

0

полуторный

Не отрывать

Синий

	правому							от
	краю							следующего
3.	По	1	2	1	3	3	одинарный	С новой	Зеленый
	ширине							страницы
4.	По	2	2	2	6	12	полуторный	С новой	Желтый
	левому							страницы
	краю
5.	По	2	1	2	0	6	двойной	Не разрывать	Красный
	правому							абзац
	краю
1.	По	2	2	1	6	6	полуторный	Запрет	Синий
	ширине							висячих строк
2.	По	1,5	2	3	12	3	двойной	Запрет	Зеленый
	левому							висячих строк
	краю
3.	По	3	2	1	3	0	одинарный	Не отрывать	Желтый
	правому							от
	краю							следующего
4.	По	1,5	1,5	1,5	12	12	двойной	С новой	Красный
	ширине							страницы
5.	По	1	1	2	6	3	одинарный	С новой	Синий
	левому							страницы
	краю
6.	По	1	2	2	0	3	полуторный	Не разрывать	Зеленый
	правому							абзац
	краю
7.	По	1	0	1	3	6	одинарный	Запрет	Желтый
	ширине							висячих строк
8.	По	2	1	2	3	3	полуторный	Запрет	Красный
	левому							висячих строк
	краю
9.	По	2	2	0	12	0	двойной	Не отрывать	Синий
	правому							от
	краю							следующего
10.	По	2	2	2	6	12	полуторный	С новой	Зеленый
	ширине							страницы
11.	По	1,5	1,5	1,5	6	6	двойной	С новой	Желтый
	левому							страницы
	краю
12.	По	1,5	1,5	1,5	0	12	одинарный	Не разрывать	Красный
	правому							абзац
	краю
13.	По	1,5	1,5	1,5	12	6	двойной	Запрет	Синий
	ширине							висячих строк
14.	По	0	1	1	3	12	одинарный	Не разрывать	Зеленый
	левому							абзац
	краю
15.	По	1	1	0	6	3	полуторный	Не отрывать	Желтый
	правому							от
	краю							следующего

b)Стиль подзаголовка. Основан на созданном стиле абзаца. Отличие – выравнивание по центру.

c)Стиль заголовка. Основан на созданном стиле подзаголовка. Отличие – размер шрифта 16

Часть 3

ШАБЛОНЫ

Цель работы. Создание шаблона для бланка письма.

Для инженерной деятельности, охватывающей вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий необходимо уметь работать с шаблонами.

Документированием называется процесс подготовки и создания документа. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным

человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, зафиксированной в документах.

Классификация документов

Документы классифицируются по следующим основаниям:

−по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-, кино-, акустические)

−по содержанию: организационно-распорядительные (ОРД), финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, бух. учета, учета личного состава и т. д.

−по применению - приказы, положения, протоколы, правила, уставы, отчеты, письма, заявления, акты и т. д.

−по видам - типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные

−по степени сложности - простые, сложные

−по месту составления - внешние, внутренние

−по срокам исполнения - срочные, несрочные

−по происхождению - служебные и официально-личные(именные)

−по степени гласности - обычные, секретные, для служебного пользования

−по юридической силе - подлинные и подложные

−по назначению - подлинники (оригиналы), копии, отпуски, выписки, дубликаты

−по сроку хранения - постоянного срока хранения, до 10 лет, свыше 10 лет

−по роду деятельности - плановые, стандарты и технические условия, первичного учета, по ценообразованию, отчетно-статистические, по торговле, по материальнотехническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторские, технологические

ит.д.

В 70-80-е годы разработан ОКУД (общесоюзный классификатор управленческой документации), в которой предусмотрена система кодификации документов (7 разрядов)

−класс форм документов (02-ОРД)

−подкласс форм (71 - по личному составу)

−номер формы внутри подкласса (020 - анкета)

−контрольные числа

Процесс документооборота состоит из следующих этапов:

−создание документов,

−прием-передача документов,

−организация движения документов внутри организации,

−регистрация и контроль исполнения,

−организация хранения документов.

Внастоящее время, которое характеризуется широким применением компьютеров

всфере управления, для организации документооборота применяются следующие типы программного обеспечения:

−текстовые редакторы;

−электронные таблицы;

−СУБД;

−система электронной почты и т. д.

Создание документа - функция руководителей и специалистов. Оформление документов входит в обязанности секретарей или службы документационного обеспечения. Служебные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. Большинство документов организации оформляется на бланке. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Элементы официального документа, наиболее часто используемые при оформлении документов, называются реквизитами. Для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом.

Постоянный реквизит документа - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Переменный реквизит документа - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Существуют следующие типы бланков:

−общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа

−бланк конкретного вида документа (кроме письма)

−бланк для письма

−должностной бланк (бланк должностного письма).

Для создания документов на компьютере используются текстовые редакторы. В редакторе Microsoft Word любой документ создается на основе некоторого шаблона.

Шаблон - это файл, хранящийся отдельно от файла документа. Шаблон может содержать:

−определения форматов,

−макрокоманды,

−элементы Автотекста,

−шаблонный текст и т.д.

Шаблонный текст - это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.

Создание шаблона бланка для писем.

1.Начать создание нового шаблона.

1.1.На вкладке Файл выбрать Создать В группе Доступные шаблоны выбрать Мои шаблоны.

1.2.В диалоговом окне Создать в группе Создать выбрать Шаблон. В области Личные шаблоны выбрать шаблон Новый документ. Он послужит основой для нового шаблона документа. Нажать ОК.

2.Показать границы текста.

2.1.Выбрать вкладку Файл

2.2.Выбрать Параметры

2.3.Выбрать Дополнительно.

2.4.В группе Показывать содержимое документа включить опцию Показывать границы текста.

2.5.Нажать ОК.

3.Установить параметры страницы.

3.1.Выбрать на вкладке Разметка страницы группу Параметры страницы.

3.2.Выбрать Поля /Настраиваемые поля и установить поля по ГОСТУ.

3.3.Выбрать Ориентация/Книжная.

3.4.Выбрать Размер/А4.

4.Установить формат шрифта.

4.1.Выбрать на ленте вкладку Главная.

4.2.В группе Шрифт рекомендуется установить

4.2.1.шрифт - Times New Roman,

4.2.2.размер шрифта – 12.

4.3.В группе Абзац щелчком по значку в правом нижнем углу раскрыть

диалоговое окно Абзац и на вкладке Отступы и интервалы установить

4.3.1.Отступ первой строки (красная строка) – Нет,

4.3.2.Междустрочный интервал – Одинарный,

4.3.3.Интервал перед, после - 0.

5.Вставить вспомогательную таблицу.

5.1.Выбрать на ленте вкладку Вставка.

5.2.Выбрать Таблица/Вставить таблицу и в диалоговом окне установить

5.2.1.число столбцов – 3,

5.2.2.число строк – 1,

5.2.3.нажать ОК.

6.Сделать таблицу невидимой. Для этого выделить таблицу и на вкладке Главная в

разделе Абзац выбрать Границы/Нет границы.

7.Установить ширину столбцов таблицы.

7.1.Поставить курсор в таблицу, выбрать вкладку Макет и щелчком по значку в правом нижнем углу в группе Размер ячейки раскрыть диалоговое окно Свойства таблицы или щелкнуть по таблице правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать Свойства таблицы.

7.2.На вкладке Столбец при помощи кнопок Предыдущий столбец и Следующий столбец установить ширину первого столбца 78 мм, второго 20 мм, третьего - 78 мм.

8.Установить интервалы между реквизитами. Ввод реквизита завершается нажатием клавиши Enter , а переход на новую строку в рамках одного реквизита выполняется по нажатию Shift+Enter .

8.1.Поставить курсор в первую ячейку таблицы.

8.2.Выбрать на панели меню Абзац.

8.3.В группе Интервал в списке После выбрать – 6.

9.Приступить к размещению реквизитов на бланке письма.

9.1.Вставить реквизит Эмблема организации на верхнем поле листа над серединой наименования организации.

9.1.1.Дать команду Вставка/Рисунок.

9.1.2.Выбрать рисунок.

9.1.3.Нажать ОК.

9.1.4.В случае необходимости привести размеры рисунка в соответствие с ГОСТ

Р6.30-2003 (высота рисунка – не более 17 мм.)

9.2.Вставить реквизит Наименование организации.

9.3.Вставить реквизит Справочные данные об организации. По усмотрению организации этот реквизит включает: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Например:

г. Казань, ул. Мира,9

Тел: [phone] Факс: [phone] E-mail: abc @ abc.ru http://www.abc/ru

9.4.В той строке, где будут размещены реквизиты Дата и Регистрационный номер документа, напечатать шаблонный текст — символ « №».

9.5.В той строке, где будут размещен реквизит Ссылка на дату и регистрационный номер документа, напечатать шаблонный текст – слова «На №» и «от».

9.6.Вставить пустой абзац после верхней вспомогательной таблицы для реквизита Текст. Установить для этого абзаца следующие форматирования:

9.6.1.Размер шрифта – 14,

9.6.2.Междустрочный интервал – 1,5 строки.

9.6.3.Отступ первой строки – 1, 25 см.

9.7.Разместить на бланке реквизит Подпись (должность, подпись, расшифровка).

Использовать для размещения составных частей этого реквизита невидимую вспомогательную таблицу.

10.Просмотреть созданный бланк. Убедиться, что реквизиты отделены друг от друга интервалами. В случае необходимости, вставить эти интервалы.

11.Сохранить созданный шаблон. Дать команду Файл/Сохранить.

11.1.В поле Имя файла ввести имя.

11.2.Нажать ОК.

Создание письмо с использованием шаблона

1.Начать создание нового документа.

1.1.На вкладке Файл выбрать Создать. В группе Доступные шаблоны выбрать Мои шаблоны.

1.2.В диалоговом окне Создать в группе Создать выбрать Шаблон. В области Личные шаблоны выбрать созданный шаблон бланка письма. Нажать ОК.

2.Заполнить на бланке реквизиты письма .

2.1.Реквизит Адресат.

2.2.Реквизит Дата документа.

2.3.Реквизит Регистрационный номер документа.

2.4.Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

2.5.Реквизит Заголовок к тексту.

2.6.Реквизит Текст.

3.Сохранить документ.

Задание

1.Создать шаблон для бланка письма (примеры шаблонов посмотрите в Файл – Создать – Шаблоны Office.com).

2.Создать письмо на основе разработанного шаблона.