3. Короткое теоретическое изложение теории и программа обучения
3.1. Основные понятия о коммуникациях
Тема: Коммуникации в организации:
Цели:
Изучив данную тему, вы должны знать:
что такое коммуникации и коммуникационный процесс;
какие существуют виды и средства коммуникации;
как проектировать коммуникационный процесс в вашей организации.
Основные понятия
Коммуникация означает буквально общение.
Коммуникация – это обмен информацией и смыслом информации между двумя и более людьми.
Что
понимается под словом «информация»
Информация – это сведения или сообщения, осведомляющие о положении дел или состоянии чего-либо.
Руководитель в процессе управления всегда имеет дело с информацией.
Руководители выполняют роли, которые можно разделить
на три группы:
Межличностные роли;
Информационные роли;
Роли, связанные с принятием решения.
4.Кроме этих трех ролей, руководители выполняют четыре функции управления:
Выполняя свои роли и функции, руководитель выполняет формулировку целей организации и обеспечивает их достижение.
Качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации этих целей.
Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на общение, то есть коммуникации.
Обмен информацией имеется во всех основных видах управленческой деятельности.
Именно поэтому коммуникации называются связующим процессом.
2. Виды коммуникаций
Где требуются коммуникации?
Между организацией и ее внешней средой (см.ниже).
Между уровнями и подразделениями внутри организации.
Коммуникации между организацией и ее внешней средой
От факторов внешней среды зависят коммуникационные
потребности организации.
(2) Коммуникации между уровнями и подразделениями организации
Коммуникации
между уровнями и подразделениями
организации
1. Межуровневые
3. Руководитель-подчиненный
5. Неформальные
2. Между подразделениями
4. Между руководителями
рабочей группой
Коммуникации между уровнями
и подразделениями организации включают:
(1) Межуровневые коммуникации в организации включают два потока информации:
- нисходящий;
восходящий.
Нисходящий поток информации передается от высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о:
задачах;
изменении приоритетов;
конкретных заданиях;
рекомендуемых процедурах и пр.
Восходящий поток информации от низших уровней к высшим может значительно влиять на производительность.
Кроме того, эта информация оповещает верхние уровни, о том, что делается на низших уровнях.
(2) Коммуникации между различными подразделениями дополняет межуровневую коммуникацию.
Обмен информацией между подразделениями нужен для координации задач и действий.
Организация - это система взаимосвязанных элементов.
Руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.
(3) Коммуникации руководитель-подчиненный наиболее очевидная составляющая коммуникаций в организации.
Это обмен информации по вертикали.
В отличие от межуровневой коммуникации, этот вид коммуникации рассматривает взаимоотношение людей, а не движение потоков информации.
Исследования показали, что две трети времени руководителя уходит на этот вид коммуникации.
(4) Коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность деятельности рабочей группы.
Кроме того, эти коммуникации могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
(5) Неформальные коммуникации - это канал «распространения слухов». По этому каналу информация распространяется на много быстрее, чем по каналам формальных сообщений.
Руководители могут использовать это канал для быстрой передачи информации в виде запланированной утечки типа «только между нами».
Исследования показали, что 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации.