Исаев Р.А. - Основы менеджмента

ственной деятельности должен проводиться целенаправленно и показывать, на что лучше нацелить производство, исходя из намеченных выгод, выявлять такие возможности и резервы фирмы, которые обеспечат наилучшие условия использования имеющихся производственных мощностей, создания новых видов производства, обеспечения деятельности фирмы всеми необходимыми ресурсами.

Поскольку маркетинг и планирование являются исходными пунктами управленческого цикла, анализ хозяйственной деятельности направлен на обеспечение их необходимой информацией.

Большую роль анализ информации играет в текущей оперативной деятельности фирмы, поскольку он является базой для принятия управленческих решений, направленных на осуществление контроля и регулирование всего производственного цикла, выявление и ликвидацию отклонений от поставленных целей в процессе хозяйственной деятельности.

Такой анализ позволяет проверять выполнение управленческих решений, соблюдение установленных нормативов и условий работы.

Анализ хозяйственной деятельности формирует информацию обратной связи в системе управления. Кроме того, экономический анализ — это не только функция, но и определенная система мышления, которая требует определенных научных подходов, разработки методов обработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых показателей, дать рекомендации управленческому аппарату по вопросам повышения эффективности хозяйственной деятельности фирмы.

Полнота экономического анализа зависит от информационной базы, уровня ведения учета и отчетности, достоверности анализируемых показателей, использования компьютерной техники как при ведении отчетности, так и в процессе проведения анализа.

Анализ призван дать управляющим необходимый аналитический материал для принятия управленческих решений и ведется по следующим показателям:

111

—формирование прибыли от продаж или предоставления

услуг;

—структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции;

—себестоимость отдельных видов продукции и услуг;

—характер и причины отклонения от стандартов цен на продукцию и услуги;

—характер ответственности должностных лиц за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам.

Эти данные составляют основу разработки программ маркетинга по производственному отделению.

Текущий экономический анализ ведется служащими функциональных отделов и подразделений, в том числе центральных служб маркетинга и отделов маркетинга в производственных отделениях, специализированными аналитическими группами, группами управленческого анализа, внешними консультантами.

Каждая фирма в целях ведения учета и отчетности, а также анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Как правило, такая методика приводится полностью или частично в примечаниях или приложении к финансовой отчетности.

Вместе с тем международная практика в области учета и отчетности выработала некоторые унифицированные методы учета, которыми фирмы широко пользуются в целях сопоставимости отчетных данных и облегчения экономического анализа.

Вчастности, широко используются следующие методы ведения учета и анализа, разработанные Комитетом по международным стандартам учета:

• Метод учета дохода, или метод признания дохода, определяющий момент, когда поставщик приобретает право на получение дохода от поставки товара или предоставления услуг.

• Метод учета по выполненному контракту, заключающийся в том, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются только в том случае, когда контракт по реализации товаров и услуг полностью выполнен или выполнена его существенная часть.

112

•Метод поэтапной сдачи работ, предполагающий, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются в соответствии

сдолей законченной обработки продукции и оказанных услуг, на которые заключен контракт в отчетном периоде.

•Метод оценки собственности, содержащий требования, по которым первоначальные инвестиции учитываются по стоимости и записываются одной строкой в балансе инвестора, инвестиции увеличиваются (уменьшаются) на пропорциональную долю прибыли (убытка) инвестора, объявленную фирмой. Если инвестор получает дивиденд, то сумма инвестиций сокращается на сумму полученного дивиденда; однако, если во время подготовки инвестором финансового отчета обнаружится разница между балансовой стоимостью инвестиций, подсчитанных по данному методу, и пропорциональной долей чистых активов, объявленной в финансовой отчетности фирмы, то такая разница амортизируется.

•Метод учета по себестоимости, согласно которому инвестиции в другие компании оцениваются по себестоимости; в отчете о прибылях и убытках доходы инвестора от инвестиций отражаются только в том объеме, в котором они действительно перечислены капиталопринимающей компанией от чистой прибыли, накопленной со дня приобретения этих инвестиций.

•Метод оценки затрат в совместном предприятии, использующийся в случае, когда инвестор не оказывает существенного влияния на ход деятельности; прибыли, полученные от совместного предприятия, не отражаются на счетах инвестора, пока они не будут распределены как дивиденды; в балансе инвестиции показываются в первоначальной оценке; когда дивиденд объявлен, инвестор рассматривает свою долю как текущий доход.

•Метод пропорциональной консолидации, предполагающий, что инвестор консолидирует в своих отчетах свою пропорциональную долю в каждом виде активов, обязательства — в доходных и расходных статьях совместного предприятия.

•В соответствии с методом долевого участия инвестиции первоначально отражаются по себестоимости, а затем их оценка корректируется в зависимости от изменения доли инвестора в чи-

113

стых активах предприятия, акции которого приобретаются. Отчет о прибылях и убытках инвестора отражает долю последнего в результатах деятельности фирмы, акции которой приобретаются.

В зависимости от конкретных целей анализа в практике контроля используются различные экономические показатели или их сочетания, которые дают количественную и качественную оценку деятельности фирмы. По этим принципам их можно классифицировать следующим образом: показатели, характеризующие экономический потенциал фирмы; показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы.

Показатели, характеризующие экономический потенциал фирмы, используются для сравнения масштабов фирмы с другими фирмами, определения места фирмы в системе ранжирования на национальном и международном уровнях.

К числу таких показателей относятся:

—активы;

—продажи;

—валовая и чистая прибыль;

—число занятых.

Наряду с этими показателями обычно указывается сфера деятельности фирмы или отрасль производства, к которой она относится.

Для более подробного изучения экономического потенциала фирмы используются следующие показатели:

—основной капитал, включающий производственные мощности фирмы (здания, сооружения, оборудование), предназначенные для сдачи в аренду другим фирмам или для управления;

—количество и стоимость произведенной продукции в целом по фирме и в разбивке по видам продукции;

—число и размещение производственных и сбытовых предприятий фирмы как в своей стране, так и за границей, их размеры, характер выпускаемой и реализуемой продукции;

—характеристика инфраструктуры фирмы, отражающая наличие собственных средств транспорта, складов, центров технического обслуживания, обеспеченность собственной сырьевой базой, источниками энергии;

114

—размеры и размещение прямых капиталовложений фирмы в предприятия, расположенные в своей стране и за границей;

—научно-исследовательский потенциал фирмы, определяемый величиной расходов на НИОКР как в целом, так и по ведущим подразделениям фирмы.

К показателям, характеризующим хозяйственную деятельность фирмы, относятся:

—показатели общих расходов, включающие стоимость внедрения на новые рынки, расходы на маркетинговую деятельность, расходы на исследование и развитие, накладные расходы, административные расходы, оплату аренды, расходы на совершенствование продукции, расходы, связанные с поставкой продукции, а также штрафные санкции;

—показатели поступления и расходования средств — содержащие источники поступления средств, чистая прибыль, амортизационные отчисления, поступления активов, субсидии

идотации, увеличение долгосрочной задолженности, эмиссия акций, увеличение краткосрочной задолженности;

—показатели использования средств, включающие в себя выплаты дивидендов, организационные расходы по эмиссии акций, капиталовложения, вложения в прочие необоротные активы, погашение долгосрочной задолженности, приобретение быстрореализуемых ценных бумаг, увеличение счета в банке.

Глубокий и тщательный экономический анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческий решений, поскольку содержит конкретное выражение материальных процессов. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие производственно-сбытовой деятельности фирмы.

В процессе контроля всегда есть возможность получить ответы на следующие вопросы:

—Чему мы научились?

—Что в следующий раз следует делать иначе?

—В чем причина отклонения от намеченного?

—Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

—Воздействие контроля было позитивным или негативным?

115

— Какие выводы следует сделать для корректировки целей?

Впрактике управления существует различные технологии контроля. Однако какая бы технология контроля не применялась, окончательная его задача состоит в том, чтобы обслуживать различные планы, давать основу для объективной оценки качества их выполнения.

Воснову создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования (критерии):

• эффективность контроля. Определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

• влияние на людей. Выясняется, вызывает ли применяемая технология контроля у работников положительные или негативные, стрессовые реакции (демотивацию труда);

• выполнение задач контроля. Контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений;

• определение границ контроля. Контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений; проверяемые отрезки должны позволять выявить отклонения на самой ранней стадии.

По содержанию различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Это связано с тем, что некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления.

Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

Ворганизациях предварительный контроль используется

втрех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

116

Вобласти человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсов контролируется качество сырья. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет, так как он показывает: когда, сколько и каких средств (наличных и безналичных) потребуется организации на определенный период.

Впроцессе предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический контроль.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля являются сотрудники. Прерогатива текущего контроля принадлежит непосредственным начальникам. Такой контроль позволяет своевременно обнаружить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей

икорректируют их для достижения этих целей. Заключительный контроль предназначен для предотвраще-

ния ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Заключительный контроль позволяет отреагировать на возникшие в процессе выполнения плана проблемы, он дает руководству информацию для будущего планирования, когда аналогичные работы предполагается проводить и далее по определенным заказам.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа. Этап А — установление стандартов. Стандарты — это кон-

кретные цели, которые явным образом “вырастают” из процес-

117

са планирования. На этом этапе определяются временные рамки и конкретные критерии, по которым оценивается результат работы. Показатель результативности определяет то, что должно было быть получено для достижения поставленных целей.

Этап Б — сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется не только то, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям, но и то, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

Этап В — принятие необходимых корректирующих действий.

Проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учесть ряд факторов и дать ответы на следующие вопросы:

—Понимают ли сотрудники цели организации?

—Спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные измерения?

—Предоставляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать

вразумных временных рамках?

Несомненно, что в дальнейшем в контрольных системах будут использованы новые приспособления и достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция в какой-то степени определяется другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, используется на этапе планирования, организации и мотивирования сотрудников. И, наоборот, все заложенное в стратегические, тактические и оперативные планы, должно быть реализовано в процессе их исполнения и представлено для контроля. Все это, несомненно, должно учитываться в практической деятельности каждым руководителем.

118

Контрольные вопросы

1.В чем заключаются сущность и взаимосвязь основных функций управления?

2.В какой теоретической школе менеджмента определены функции управления?

3.В чем выражается определяющее значение функции планирования среди других функций менеджмента?

4.Чем отличается прогнозирование деятельности организации от стратегического планирования?

5.Каковы основные принципы рационального планирования и в чем их суть?

6.Какова сущность функции организации в системе менеджмента?

7.Каковы основные направления современной перестройки организационных структур управления?

8.Что понимается под мотивацией труда в системе менеджмента?

9.Какие факторы выступают первопричиной побуждения человека к трудовой деятельности?

10.Каковы главные элементы мотивационной теории А. Маслоу в иерархии потребностей?

11.Что лежит в основе побуждения личности к трудовой деятельности в современных социально-экономических условиях?

Тесты

1.К основным функциям управления организацией относится…

а) анализ; б) обмен информацией;

в) побуждение; г) планирование.

2.Индикативное планирование с точки зрения его использования в управлении организации носит...

а) обязательный характер; б) приказной характер;

119

в) директивный характер; г) рекомендательный характер.

3. Под границами контроля в управлении следует понимать… а) объем работ, за выполнение которых несет ответствен-

ность определенное лицо; б) число функциональных специалистов в структурном под-

разделении; в) количество функций, выполняемых руководителем;

г) количество уровней управления в организационной структуре управления.

4.В процессе управленческого контроля количественно определяют полученный результат с помощью...

а) показателей эффективности; б) критериев эффективности; в) нормативов эффективности; г) норм эффективности.

5.Какое из перечисленных ниже направлений деятельности относится к элементам оперативного управления?

а) анализ достигнутых результатов и выработка мер по совершенствованию деятельности фирмы;

б) прогнозирование степени влияния внешних и внутренних факторов на деятельность фирмы;

в) организация управления и разработка планов обеспечения деятельности фирмы;

г) планирование внедрения инновационных технологий.

6.Какая формула характеризует методологическое содержание процесса управления?

а) последовательность этапов получения информации, ее обработки и передачи;

б) этапы планирования, организации, контроля и координации работы;

в) последовательность этапов целеполагания, оценки ситуации, определение проблем управленческого решения;

г) последовательность этапов разработки мероприятий, составление приказа или распоряжения, доведение его до исполнителя, проверка исполнения.

120