Исаев Р.А. - Основы менеджмента

витию организационной культуры. Управленческие структуры заняли активную позицию в формировании и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности.

Специфика организационной культуры в части управленческого труда состоит в том, что в основе ее лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться руководителем. Наиболее важные из них:

—юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственных правовых и нормативных актах; культура менеджера в этом отношении состоит в знании и выполнении юридических норм;

—моральные нормы, регулирующие поведение менеджера в области нравственности и морали;

—организационные нормы, устанавливающие структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей, а также правила внутреннего распорядка и др.;

—экономические нормы, направляющие экономическую деятельность организации.

Существуют и другие виды норм (технические, эстетические и т. п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру.

Культура руководителя включает уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным и т. п.

Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Ему необходимо строго планировать затраты своего личного времени на работу с документами и кадрами, решение социальноэкономических и коммерческих вопросов, совещания, переговоры. Кроме того, он должен учитывать непроизводительные затраты времени. В то же время руководитель должен планировать не только свое рабочее, но и свободное время.

Культура приема посетителей предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников как по личным, так

ипо служебным вопросам.

221

Некоторые руководители считают, что двери их кабинетов должны быть открыты для посетителей в любое время. Но такой подход оправдывает себя только тогда, когда руководитель имеет в своем подчинении всего несколько человек. Как правило, руководители устанавливают для приема определенные дни и часы. Если же руководитель по каким-то причинам не может проводить прием, то принимать посетителей должен кто-либо другой (например, один из его заместителей). Но отменять прием руководитель не должен, ни при каких обстоятельствах. На небольших предприятиях прием может осуществляться без предварительной записи.

Около 80% рабочего времени руководителя занимают контакты с людьми, поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью его труда.

Организационная культура руководителя определяется владением теорией управления, методами организаторской работы, опытом, навыками организационной работы. К организационным процедурам относятся: подбор и расстановка кадров, разработка организационных норм, нормативов и планов личной работы, постановка задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

В заключение следует особо подчеркнуть, что для руководителя этические принципы и управленческая культура в действиях и поведении являются наиболее важными факторами, формирующими его авторитет и определяющими имидж властной структуры в любых масштабах и сферах предпринимательской деятельности.

Контрольные вопросы

1.Что такое власть с позиций теории и практики менеджмента?

2.Каковы основные формы реализации власти в трудовом коллективе?

3.Что означает делегирование полномочий и ответственности в практике управления деятельностью коллектива?

222

4.Может ли менеджер выбрать свой особый стиль управления?

5.Чем характеризуется либеральный стиль руководства деятельностью трудового коллектива?

6.В чем заключаются причины явного проявления автократизма в управлении?

7.Какой из типовых стилей управления является, на ваш взгляд, наиболее продуктивным?

Тесты

1.Власть, построенная на личных качествах или способностях лидера, является…

а) диктаторской; б) экспертной;

в) принудительной; г) харизматической.

2.Какая из форм власти является, на ваш взгляд, наиболее действенной?

а) основанная на административном принуждении; б) основанная на вознаграждении за инициативу и при-

лежный труд; в) опирающаяся на знание дела и авторитет руководителя;

г) основанная на сознании ответственности.

3.Под самоменеджментом понимается…

а) совершенствование своей деятельности; б) проектирование рабочего времени;

в) изучение теоретических основ науки управления; г) построение деловой карьеры.

4. Этика управленческой деятельности — это:

а) соблюдение руководителем устоявшихся требований морали и нравственности в своей деятельности;

б) система проявления руководителем в поведении и действиях явно выраженных особенностей;

в) следование установленным правилам и нормам поведения в коллективе;

223

г) сложившиеся нормы морали и нравственности в социальном окружении.

Литература

1.Кабушкин Н. И. Основы менеджмента / Н. И. Кабушкин. — М., 2007. С. 215–240.

2.Щегорцов В. А. Менеджмент / В. А. Щегорцов, В. А. Таран. — М.: ЮНИТИ, 2005. С. 355–381.

3.Семенов А. К. Основы менеджмента: Учебник / А. К. Семенов, В. И. Набоков. — М.: ИТК “Дашков и К°”, 2007. С. 365–474.

4.Михайлов Я. В. Эффективный менеджмент / Я. В. Михайлов. — М., 2001. С. 37–57.

5.Волкогонова О. Д. Управленческая психология / О. Д. Волкогонова, А. Т. Зуб. — М.: Форум; ИНФРА-М, 2007. С. 148–174.

6.Кошелев А. Н. Основы менеджмента: Учебник / А. Н. Кошелев, Н. Н. Иванникова. — М.: Экзамен, 2007. С. 468–478.

7.Добротворский И. Л. Менеджмент. Эффективные технологии / И. Л. Добротворский. — М.: ПРИОР, 2007. С. 170–236.

Глава 13. Информационные технологии и коммуникации в управлении деятельностью

коллектива

В главе рассматриваются вопросы информационного и коммуникационного менеджмента; структура и базовые элементы процесса обмена информацией; сущность и особенность невербальной коммуникации.

13.1. Информационные технологии в практике менеджмента

Современное развитие производственной, коммерческой и любой другой деятельности людей немыслимо без обмена соответствующей информацией устно, письменно и в электронном виде.

Информация в менеджменте понимается как сведения, передаваемые устным, письменным или другим способом (с помо-

224

щью условных сигналов, технических средств и т. д.), о состоянии дела или объекта управления в прошлом или настоящем.

Информация, вне зависимости от формы ее представления, воспринимаемая человеком или специальными устройствами, является как правило, объектом хранения, переработки, оформления и передачи.

Информации становится фактором оптимальной организации производства, и подобно труду, материалам и капиталу, формирует деятельность фирмы.

Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности при принятии управленческого решения, будь то факты, оценки, прогнозы или слухи, должно считаться информацией.

Управленческую информацию условно подразделяют на следующие основные категории.

1.Информация по стратегическому планированию нужна высшему управлению для установления долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирования политики их достижения. Такая информация включает перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

2.Контрольная управленческая информация используется руководителями среднего уровня для координации деятельности, приведения ресурсов в соответствие с задачами и разработки согласованных оперативных планов.

Информация, необходимая этим руководителям, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

3.Оперативная информация помогает руководителям нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы, составление табелей и управление запасами.

Руководители предприятий и организаций на различных уровнях имеют различные потребности в информации.

Наиболее важными источниками информации являются: внутренние источники компании (деятельность специа-

лизированных групп, периодические отчеты, всевозможные информационные связи);

225

внешние источники (отчеты правительственных и торговых организаций, научные публикации, журналы, справочники и т. д.);

иные источники (рекламные агентства и средства массовой информации, конкуренты, поставщики и заказчики).

В большинстве компаний большую долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники.

Специализированная группа работников занята информационным обеспечением, включающим маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих.

Внешние источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т. д. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика количество упаковок, оптовиков и конкурентов. Есть фирмы, специализирующиеся на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо в виде стандартизированного продукта, либо строго по специализированному заказу.

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству определенные требования. Основными из предъявляемых требований являются:

уместность и своевременность информации — способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

достоверность информации — гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации; сопоставимость информации — возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государ-

226

ствам, что требует применения определенных стандартов в представлении информации;

доступность и понятность информации — представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку;

конфиденциальность информации — строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

В настоящее время управление любой деятельностью невозможно без анализа большого объема информации и ее обработки с помощью компьютеров. Использование вычислительной техники в различных областях деятельности человека определяется не только научно-техническим прогрессом, но и развитием методов обработки информации для ее дальнейшего применения и использования.

С созданием в 1980-х гг. персональных компьютеров изменились требования к программному обеспечению сферы управления. Программное обеспечение теперь не требует специально подготовленного оператора. Оно доступно и понятно специалисту в предметной области, который пользуется компьютером как инструментом. Для доступа к “чужим” данным используются локальные сети, пришедшие на смену многотерминальным системам. На многих предприятиях создаются специализированные информационные и информационно-аналитические инфраструктуры.

Информационная инфраструктура — это организация взаимодействия информационных потоков. Ее создание включает:

организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, правил организации разработки программ и структуры базы данных, способов финансирования);

технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

227

определение системного программного обеспечения, создание программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети);

обучение сотрудников организации; использование при работе с документами стандартного

программного обеспечения, организацию почтовой службы, доступа в Интернет;

проектирование и разработку программных продуктов; обеспечение безопасности информации; работу службы эксплуатации и внедрения; заполнение базы данных.

Обеспечением создания информационных систем, использующих компьютерные технологии, занимаются определенные службы (отделы или лаборатории), среди которых основными являются: техническая служба, функции которой заключаются в работах по монтажу, установке оборудования, ремонту и замене оборудования; служба эксплуатации и внедрения; группа разработки программного обеспечения.

Информационно-аналитическая система является частью программной поддержки информационной инфраструктуры организации, обеспечивающей специальные задачи управления.

13.2. Коммуникационные каналы и сети в управлении

Выше отмечалось, что одним из важнейших инструментов руководителя является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует целенаправленную деятельность подчиненных. Таким образом, передача информации в процессе коммуникации в определенной степени определяет эффективность деятельности организации.

Коммуникация и информация — связанные между собой понятия. С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла явления с помощью символов. С другой стороны, коммуника-

228

ция может рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Коммуникация включает в себя не только информацию (то, что передается), но и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управленческая деятельность по своему содержанию и сути связана с необходимостью постоянного обмена информацией между участниками коммуникационного процесса — всей совокупностью сотрудников организации.

Коммуникативная функция управления проявляется в общении сотрудников, поэтому эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха управления, так как, решение многих управленческих задач осуществляется при непосредственном деловом взаимодействии людей.

Всовременном менеджменте и психологии управления предметом всех типов коммуникаций является человек, процесс его взаимодействия с другими индивидами. Коммуникации — это любой обмен информацией, независимо от того приводит он к взаимопониманию или нет. Поэтому в теории управления выделяют три аспекта понятия “коммуникации”:

1) коммуникация как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;

2) коммуникация как общий процесс, который вовлекает в общение все уровни организации;

3) коммуникация как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными.

Следует подчеркнуть, что сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности невозможно без представления об участниках, стадиях и элементах коммуникационного процесса.

Внастоящее время в процессе обмена информацией выделяются четыре базовых элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

229

2)сообщение — собственно информация, передающаяся открытым текстом или закодированная с помощью символов;

3)канал как средство передачи информации;

4)получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную информацию.

До того как передать информацию, отправитель должен с помощью символов произвести процесс ее кодирования.

На сегодняшний день наибольшее распространение получили следующие каналы передачи информации с помощью речи, письменных материалов, электронных средств связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача информации невозможна.

При выборе канала необязательно ограничиваться только одним. Максимальный эффект обычно достигается при использовании двух или более коммуникационных каналов. Однако в этом случае процесс усложняется, так как отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

На этапе передачи отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в символы получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Таким образом, коммуникация — замкнутый процесс, в котором можно при наличии определенных навыков отследить степень его эффективности.

230