Управление инфорресурсами-конспект

Эволюцию информационных систем можно рассматривать и с позиции их влияния на организацию, встраивание информационной системы в действующую бизнес-форму или изменение ее. Это видно из табл. 2.13.

Таблица 2.13

Интеграция информационных систем

	Продуктивност	Эффективность	Деловая интеграция
	ь
Внутренний	Традиционная	«Сердцевые» («сущ-	Внутренняя интеграция
фокус	обработка	ностные») операцион-	(связи «end-to-end»)
	данных (расчеты,	ные системы (on-line,
	платежные ведо-	реального времени,
	мости)	MIS)
Внешний	Электронный	Рационализация про-	Внешняя	интеграция
фокус	обмен данными	цессов. Деление ин-	(оптимизация	цели-
	(прямое	формации (уровни	предложения)
	командование,	хранения, ценовые
	накладные)	файлы)
	Принимает текущую бизнес-форму		Изменяет бизнес-форму

2.5. Современное состояние и тенденции развития информационных технологий 2.5.1. Современное состояние информационных технологий

Современное состояние информационных технологий можно охарактеризовать следующими тенденциями.

1.Наличие большого количества промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества.

2.Создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к этим информационным ресурсам. Технической основой данной тенденции явились государственные и частные системы связи и передачи данных общего назначения и специализированные, объединенные в национальные, региональные и глобальные информационно-вычислительные сети.

3.Расширение функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих параллельную одновременную обработку баз данных с разнообразной структурой данных, мультиобъектных документов, гиперсред, в том числе реализующих технологии создания и ведения гипертекстовых баз данных. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей. 4. Включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя с системами, экспертных систем, систем машинного перевода, автоиндексирования и других технологических средств.

2.5.2. Тенденции развития информационных технологий

Выделяют пять основных тенденций в развитии информационных технологий (см.:

8).

Усложнение информационных продуктов (услуг). Информационный продукт в виде программных средств, баз данных и служб экспертного обеспечения приобретает стратегическое значение.

Способность к взаимодействию. С ростом значимости информационного продукта возможность провести идеальный обмен этим продуктом между компьютером и человеком или между информационными системами приобретает значение ведущей технологической проблемы. Среди прочих это и проблема совместимости технических

и программных средств. Все проблемы обработки и передачи информационного продукта находились в полном соответствии по совместимости и быстродействию.

Ликвидация промежуточных звеньев. Развитие способности к взаимодействию ведет к совершенствованию процесса обмена информационным продуктом, а следовательно, при взаимоотношении поставщиков и потребителей в этой области ликвидируются промежуточные звенья.

Не нужны посредники, если есть возможность размещать заказы непосредственно с помощью информационных технологий.

Глобализация. Фирмы могут с помощью информационных технологий вести дела где угодно, получая исчерпывающую информацию. Глобализация рынка информационного продукта. ПЬлучение преимуществ за счет распределения постоянных и полупостоянных расходов на более широкий географический регион.

Конвергенция. Исчезают различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием в быту и для деловых целей, информацией и развлечением, а также среди различных режимов работы, таких, как передача звуковых, цифровых и видеосигналов.

Применительно к бизнесу эти тенденции приводят к следующему: осуществление распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения; создание развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений; гибкие глобальные коммуникации, когда предприятие включается в мировой информационный поток; создание и развитие систем электронной торговли; устранение промежуточных звеньев в системе интеграции организация — внешняя среда.

Выводы

Информация является важным ресурсом, развитием которого нужно управлять. Мы определили, где циркулирует информация, что такое неавтоматизированные (традиционные) и автоматизированные информационные системы и технологии, информационные продукты и услуги. Выяснили функции информационных систем и их связь с функциями управления; что такое информационный менеджмент и в чем состоит ответственность менеджеров в области информационных систем и технологий. Рассмотрели основные этапы эволюции информационных технологий, систем и информационного менеджмента.

Упражнения и тесты

1. Рассмотрите небольшую торгово-закупочную организацию: Она обладает некоторой информационной системой. Эта организация, как и всякая другая, не может обойтись без информации, циркулирующей во внутренней среде и во внешней среде. Опишите внешнюю и внутреннюю среды и информацию.

2.Что такое информационный контур организации и информационная система?

3.Как влияют уровни и функции управления на информационную систему организации?

4.Что такое дискретность управления, каково его влияние на частоту получения

информации и принятия решений?

5.Что такое информация, информация из внешней и внутренней сред организации? Каковы свойства информации?

6.Определите понятие информационного продукта и информационной услуги. Какие их виды существуют?

7.Что такое автоматизация управления?

8.Определите понятие и характеристики автоматизированной информационной технологии

9.Укажите состав и свойства обеспечивающей и функциональных частей автоматизированной информационной системы.

10. Как можно классифицировать информационные системы?

11. Как Вы понимаете информационную технологию?

12. В чем состоит разница между компьютерами и информационными системами? 13. Как можно представить процессы, происходящие в информационной системе?

14. Приведите примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы.

15. Как Вы представляете структуру информационной системы? 16. Обсудите табл. 1 6. Сравните и оцените фирмы А и В.

17. Как Ваш бизнес изменился благодаря использованию информационных технологий (групповое обсуждение)?

18 Большие ЭВМ вызвали сосредоточение вычислений в едином вычислительном центре. Персональные компьютеры переместили мощности по обработке информации из такого центра на рабочие места. А сетевые компьютеры вернули контроль над обработкой информации в этот центр. Согласны ли Вы с этим?

19. Какова история развития информационной технологии?

20. Как изменялась природа информационной технологии?

21. Опишите традиционную рабочую среду. Какие в ней произошли изменения?

22. Назовите характеристики направлений развития в аппаратных и программных средствах и средствах коммуникации.

23. Какова миссия информационных систем? Чем она отличается от более ранних описаний целей и задач информационных систем?

24. Действительно ли мы нуждаемся в сильных изменениях функций информационных систем? Не являются ли необходимыми лишь минимальные модификации для нормального роста использования компьютеров?

25 Ответьте на все ключевые вопросы, заданные в конце разделов учебного элемента.

Учебный элемент № 3. Создание и организация автоматизированных информационных систем

В результате изучения данного элемента Вы будете: иметь редставление:

осравнительных характеристиках автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем; об экономической целесообразности автоматизации; о централизованной и децентрализованной обработке информации;

остратегической роли информационной системы; о рынке информационных систем и тенденциях его развития;

знать:

каков жизненный цикл у информационной системы; каково содержание стадий и этапов создания информационной системы; как оценивается стоимость эксплуатации информационной системы;

как оценивается качество и эффективность информационной системы; что происходит на рынке информационных продуктов и услуг и как это может нам помочь в эксплуатации информационной системы;

уметь:

оценивать уровень необходимой автоматизации информационной системы; быть заказчиком при создании информационной системы; быть организатором создания и эксплуатации информационной системы организации.

3.1. Автоматизированная и неавтоматизированная (традиционная) информационные системы. Что лучше?

Конкретная ситуация: «Управление информацией в туристической фирме "АС"»

Целесообразность и необходимость автоматизации.

В настоящее время ни для одной из туристических фирм мира не является секретом Tot факт, что выживает в условиях жесткой конкуренции та фирма, которая в процессе своей деятельности применяет информационные технологии, позволяющие наиболее эффективно и быстро обслужить клиента В конечном счете, речь идет об обслуживании клиента в режиме реального времени «оп-Une». Фирма «АС» является абонентом сетей «ГАБРИЭЛЬ» и «СИРЕНА», что позволяет ей быстро бронировать билеты на авиаперевозки. Но что касается внутренней деятельности фирмы, то у нее имеется ряд проблем:

в связи с растущей конкуренцией необходимо постоянно сокращать время переработки информации;

плохо налажена система поиска необходимой информации; возникают проблемы с хранением большого количества информации; в связи с большим объемом документооборота теряется оперативность работы;

растет объем перерабатываемых промежуточных данных;

достаточно сложно быстро и качественно принимать решения по поводу организации новых туров и экскурсий.

В связи с этим руководство компании пришло к выводу о необходимости внесения коррективов в деятельность фирмы. Было определено, что существует несколько путей повышения эффективности деятельности фирмы:

совершенствование технологических процессов обработки информации; автоматизация делопроизводства;

перераспределение некоторых функций между подразделениями фирмы;

учет и сокращение документооборота;

использование современных информационных технологий (сети, факс, модемные коммуникации и тд ) для контактов с партнерами;

совершенствование состава и форм документов организации; материальные поощрения туристическим агентам (по результатам при-

влечения клиентов).

Мы не будем здесь обсуждать все эти возможности. Остановимся только на

основных направлениях совершенствования состава и форм документов организации. Такими направлениями, ведущими к снижению затрат на управленческие документы, являются:

унификация и стандартизация документов. Унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация — форма юридического закрепления унификации;

учет и сокращение объема документооборота (под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ, так и каждая его копия. Объем документооборота —

основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Гпавное условие сокращения документооборота — упорядоченность образования документов. Реальным же путем сокращения документопотока является как повышение качества самих документов как носителей информации, так и построение эффективных информационно-поисковых систем. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и электронной документации, содержащей дублирующую информацию. Поэтому для использования работниками рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную сдавать в архив непосредственно после переноса на компьютерный носитель.

Характерной чертой рассматриваемой системы управления является наличие в ней людей, принимающих непосредственное участие в управлении технологическими процессами, так как по крайней мере часть вопросов, связанных с принятием решений по управлению, не может быть формализована, в силу чего выполнение некоторых функций возлагается на человека.

Врезультате анализа был выбран следующий список задач, предназначенных для автоматизации

бронирование билетов;

принятие решений по поводу туров, не пользующихся спросом;

принятие решений по разработке новых туров (сводная справка о количестве запросов);

выдача информации о турах, предлагаемых фирмой;

выдача ваучера;

выдача паспорта маршрута;

формирование акта о пробной обкатке маршрута;

формирование акта о приеме-сдаче маршрута;

формирование приказа о разработке методического обеспечения маршрута; формирование приказа о создании нового тура.

Врезультате на фирме осуществляется быстрая обработка информации для решения тактических вопросов, подсчитываются агрегированные данные для использования при формировании стратегических решений. Теперь фирма «АС» работает с большей точностью, гибкостью, осуществляет более полный учет факторов при принятии решений.

Попробуем сравнить две системы: с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

Вкаждой из этих информационных систем есть преимущества и недостатки.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

простота внедрения уже существующих решений; они просты для понимания и для их освоения необходимо минимум тренировки; не требуются технические навыки; они обычно гибкие и способные к адаптации для соответствия деловым

потребностям. Преимущества автоматизированных систем: В автоматизированной информационной системе появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Это позволяет процесс принятия решений рассматривать как информационную технологию.

Пример системы с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

Традиционная (бумажная) система	Система, основанная на
	информационных технологиях
Жалобы хранятся в бумажных файлах	Жалобы хранятся в компьютерной
	базе данных
Анализ и построение графиков делаются	Анализ и построение графиков
вручную	делаются в табличном редакторе в
	PC
Ежемесячно итоги отсылаются	Ежемесячно персонал получает
соответствующему персоналу	итоги по e-mail
Ответы подыскиваются при поиске	Ответы разыскиваются путем
бумажных папок	гибкого поиска в компьютерных БД
Длительное хранение в архивах	Длительное хранение на
	компьютерном диске

Таким образом, автоматизированная информационная система может стать средой информационной поддержки целенаправленной коллективной деятельности всей организации, она может стать корпоративной информационной системой. В современном определении такая система включает в себя совокупность различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационнооднородную систему, которая решает уникальную задачу каждой конкретной организации.

Корпоративную информационную систему рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

единая база данных хранения информации, формируемая различными и не связанными между собой программами и прикладными системами; множество прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным

технологиям (финансы, материально-технический учет, конструкторскотехнологическая подготовка производства, документооборот, аналитика и т.п.). Информационная система корпорации должна (см.: лит. 23): позволять накапливать определенный опыт и знания и обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения; постоянно совершенствоваться и развиваться; быстро адаптироваться к

изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям организации; соответствовать насущным потребностям человека, его опыту, знаниям и психологии.

В силу сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки возможна автоматизация обработки не всей информации, имеющейся в организации и используемой системой управления, а только некоторых информационных потоков. Доля информации, обрабатываемой автоматизированным способом, для различных уровней управления колеблется от 10 до 20% (см.: 5).

Применительно к примеру о туристической фирме, помещенному в начале данного раздела, сравнение традиционных (бумажных) и перспективных технологий осуществлено в табл. 3.1.

Обеспечат ли автоматизированные информационные технологии экономию? Ответа на этот вопрос в общем виде не существует. Он уникален для каждого отдельного случая применения автоматизированных информационных технологий.

Таблица 3.1 Сравнение традиционных (бумажных) и автоматизированных техно' логий в

туристической фирме

Традиционная технология										Автоматизированные технологии
Набор услуг ограничен										Доступна информация об услугах всех бизнес-
возможностями сотрудников фирмы										партнеров туристических услуг практически во
по их поиску И сбору информации										всех странах мира
Хранение информации							на	бумажных		Хранение произвольной информации на
носителях, аудио-,						видеоинформация				оптико-магнитных носителях
на магнитных носителях
Сложность поиска и предоставления										Простота поиска и предоставления
информации										информации
Сложности с расширением										Нет проблем с расширением ассортимента
ассортимента услуг										услуг, поскольку хозяева услуг сами стремятся
										предоставить подробную информацию о себе
Медленная,			рутинная					технология		Автоматизированная технология, обеспечи-
работы										вающая неограниченное число обслужи-
										ваемых клиентов в единицу времени
Число клиентов предопределено										Потенциальным клиентом является каждый
территориальными границами										житель Земли
Очень		часты		«накладки» из-за						Информация всегда достоверна и актуальна,
недостоверных				данных			Необходимо			поскольку предоставляется и вводится самим
заботиться о проверке актуальности										автором (хозяином) услуг
имеющихся данных
Степень удовлетворения спроса очень										Максимально возможное удовлетворение
низкая										потребностей клиентов а туристических
										услугах
Низкая конкурентоспособность										Агрессивная конкурентоспособность
Привлечение				клиентов				услугами		Клиенты имеют возможность выбора того
смежных областей ограничено										места, которое они бы хотели посетить для
										путешествий, отдыха, лечения, развлечения,
										обучения, бизнеса и осуществления других
										своих пожеланий
Без	перехода				к	перспективной				Практически неограниченные возможности по
технологии			очевиден					предел	а	развитию бизнеса ео всемирной деловой среде
развитии и наращивании возможностей
бизнеса
Что		делать с			компьютером в управлении? Внедрение автоматизированных
						информационных технологий означает обеспечение доставки
						информационного продукта в точку, где человеческие знания
						превращаются в действия (см.: 8). Автоматизированные ин-
						формационные технологии экономят время доступа к
						информационному продукту.
									Таблица 3.2

Потенциальный эффект применения автоматизированных информационных технологий

Сфера		Результат
воздействия
Управление	•	сокращение количества уровней управления;
	•	снижение административных расходов;
	• высвобождение работников среднего звена управления и
	упразднение ряда функций;
	• освобождение работников от рутинной работы за счет ее
	автоматизации; высвобождение времени для интеллектуальной
	деятельности;
	•	получение рациональных вариантов решения управленческих
	задач за счет внедрения математических методов и
	интеллектуальных систем;
	• создается современная организационная структура;
	• автоматизированная технология создает организационную
	гибкость;
	•	повышение производительности труда;
	•	экономия времени;
		• повышение квалификации и профессиональной грамотности
		управленцев;
	•	увеличивается конкурентное преимущество;
		• увеличивается выручка, уменьшаются издержки, увеличивается
		прибыль
Информационная		• совершенствование структуры потоков информации и системы
система		документооборота в фирме;
	• эффективная внутрифирменная координация с помощью
	электронной почты;
	•	обеспечение достоверности информации;
	• замена бумажных носителей данных на оптико-магнитные
	носители, чтр приводит к более рациональной организации
	переработки информации на компьютере и снижению объемов
	документов на бумаге;
	• прямой доступ к информационному продукту
Производство	» сокращение времени на проектирование и производство;
	' изделия более проработаны, в результате становятся более
	надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за
	поломок;
	• расширение свойств продукции и сферы ее возможного
	применения;
	• уменьшение затрат на производство продуктов и услуг;
	•	сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и
	выполнение заказов;
	• предоставление потребителям уникальных услуг;
	•	повышение производительности труда;
	• повышается качество товаров и услуг;
	•	рационализация материально-технического снабжения;
	•	снижение уровня запасов

Маркетинг	•	уменьшение затрат времени на распространение изделий;
	• отыскание новых рыночных ниш;
	•	возможность -идентификации потребителей изделий;
		• создаются новые возможности по получению и распространению
		информации;
	•	поддержка продаж;
		• более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность,
		скорость передачи сообщений);
	» повышается способность гибко реагировать на спрос и
	оперативно удовлетворять новые желания потребителей

Подводя итог этому, далеко не полному перечислению в табл. 3.2, можно сказать, что информационные системы могут и должны быть использованы для улучшения всех процессов деловой активности.

Еще один очень хороший пример: исследование влияния информационных технологий на деятельность интеллектуальных работников.

Изучались два важнейших аспекта деятельности менеджеров-

распределение их рабочего времени с целью достижения поставленных задач;

оценка возможности повышения их производительности при использовании в более широких масштабах информационных технологий и соответственно лучшем выполнении своих функций.

Исследовались менеджеры, занимающиеся маркетингом, сбытом, закупками, финансами, проектированием, анализом, кадрами в 15 фирмах, специализирующихся в области производства и услуг. Велись исследования от 9 до 25 руководителей в каждой фирме в течение 10—12 недель.

Выводы.

Многие участники исследования менее половины своего рабочего времени тратят на выполнение возложенных функций. Только 36% времени уходит на виды деятельности, связанные с продажами и поиском перспективных клиентов. То есть на деятельность, непосредственно связанную с доходами. Все остальное время тратится на «бумажную кухню», рутинные процедуры, поездки и т.п.

Малопродуктивная деятельность (передвижение в офисе и вне его, поиск информации на бумажных носителях или изучение полученных задач, работа вместо технического персонала по печати, копированию и т.п.) занимала от 18 до 30% рабочего времени.

Зарегистрирована низкая производительность труда. Жалобы на засилье рутинной работы, не дающей сосредоточиться на формировании более прибыльной клиентуры. Использование известных управленческих приемов не дало результата. Причина заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности обычных процедур обработки и передачи информации. Проблемы качества информации занимали слишком много времени (1—2 ч в день).

Общение посредством личных встреч или с помощью телефона — наиболее распространенный вид профессиональной деятельности — занимало у высших руководителей более 60% времени, у простых специалистов — чуть меньше 40%. В среднем телефонные разговоры занимали 20%.

Специалисты тратят в среднем 21% своего времени на работу с документами и только 8% на их анализ. Хотя признаются, что аналитическая работа является наиболее важным и приносящим наибольшую пользу видом профессиональной деятельности.

Большинство участников обследования до его проведения недооценивали или переоценивали затрачиваемое время на различные виды деятельности. После обследования они хотели бы изменить структуру распределения своего рабочего

времени, уделять больше времени анализу, планированию, повышению квалификации. И меньше тратить на малопродуктивную работу. Руководители критиковали службы обеспечения, неэффективные средства подготовки документов, громоздкость и расплывчатость отчетов, подготовленных на ЭВМ.

Многие из этих заключений позволяют сделать преобразования в организационной структуре, определить пути повышения управленческой эффективности. Кроме того, коллектив исследователей пришел к заключению, что управленцы могли бы экономить около 15% времени при более широком использовании информационных технологий.

Более половина этого времени получается за счет сокращения малопродуктивной работы, остальная часть — за счет уменьшения количества встреч и ускорения процесса анализа и обработки документов. Кроме того, при более широком использовании информационных технологий повышается качество работы. Это происходит из-за получения прямого доступа к точной информации, лучшей координации внутриучрежденческой деятельности, более эффективного взаимодействия с заказчиками в части скорости и наглядности документов, выделения времеии и средств на высокопродуктивную деятельность.

Руководствуясь всем этим, исследователи рекомендовали перечень взаимосвязанных задач и необходимость построения автоматизированных рабочих мест для 80% изученных менеджеров.

3.2. Каков должен быть уровень централизации обработки информации?

К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств — централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результаты пользователям. (См.,

например: Информатика: Учебник/Под ред. Н.В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 768 с.) Достоинства централизации:

возможен сильный контроль за информационной системой и ее обслуживанием;

информационные ресурсы располагаются централизованно; данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации;

разделение данных в организации;

используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;

имеется возможность управления большими и сложными проектами;

хорошие возможности для объединения и стандартизации; легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии.

Недостатки централизованной организации информационной системы:

функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы;

информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда — ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации; большие трудности в планировании информационных услуг и использовании информационных ресурсов;

могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае; ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.