4. Систематизация бухгалтерских записей

Для удобства контроля за счетами и составления баланса в бухгалтерском учете применяются оборотные ведомости.

Оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов – она регистрирует обороты и остат­ки по всем хозяйственным средствам и их источникам.

Существует два вида оборотных ведомостей:

- по синтети­ческим счетам - со­ставляется на основании синтетических счетов за месяц. В нее записывают наименование счетов, остатки на нача­ло месяца, обороты за месяц и остатки на конец месяца. В графах «Остаток на начало месяца» и «Остаток на ко­нец месяца» по активным счетам сумма указывается по дебету, по пассивным – по кредиту, по активно-пассив­ным – и по дебету и по кредиту одновременно. Обороты за месяц (суммы всех операций отдельно по дебету и по кредиту счетов) заносятся в колонки и по дебету и по кредиту. После составления оборотной ведомости подсчитываются итоги по каждой колонке.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

№ сче­та	Наименование счета	Остаток на начало месяца		Обороты за месяц		Остаток на конец месяца
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01	Основные средства	40 000	-	-	-	40 000
41	Товары	23 300	-	41600	34 800	30 100	-
50	Касса	50	-	1000	950	100	-
51	Расчетные счета	3000	-	-	1000	2000	-
80	Уставный капитал	-	56 650	-	-	-	56650
66	Расчеты по краткосрочным кредитам и займам	-	4000	-	3000	-	7000
60	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	-	6000	3000	8 300	-	11300
70	Расчеты с персоналом по оплате труда	-	1500	950	-	-	550
71	Расчеты с подотчетными лицами	1800	-	5 500	4000	3 300	-
	Итого:	68 150	68 150	52 050	52050	75 500	75 500

Глав­ная особенность правильно составленной оборотной ве­домости – 3 пары равных итогов:

1) итог начальных остатков по дебету должен быть равен итогу начальных остатков по кредиту (как актив баланса равен его пассиву);

2) итог оборотов по дебету равен итогу оборотов по кре­диту – по принципу двойной записи операций на сче­тах бухгалтерского учета;

3) итог конечных остатков по дебету равен итогу конеч­ных остатков по кредиту как актива и пассива баланса.

Если такого равенства нет, значит, допущены ошиб­ки, которые необходимо исправить.

Бывают случаи, когда могут быть допущены ошибки даже при наличии трех пар равенств:

1. операция отражена в правильной корреспонденции счетов, но в меньшей или большей сумме;

2. сумма операции одинакова, но корреспонденция сче­тов указана неправильно.

- по аналитическим счетам – со­ставляется (по тому же принципу, что и оборотная ведо­мость по синтетическим счетам, но) по каждой группе ана­литических счетов, открытых к одному синтетическому счету, при этом ведутся два вида учета ценностей по сче­там – суммовая (в денежной форме) и количественно суммовая (в натуральных и денежных показателях). Пер­вая используется при расчетах с поставщиками, дебито­рами, кредиторами, подотчетными лицами и т. п., а вто­рая – при учете материальных ценностей на складах и в производстве.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету

«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

№ п/п	Наименование счета (поставщика)	Остаток на начало месяца			Обороты за месяц			Остаток на конец месяца
		Дебет	Кредит	Дебет		Кредит	Дебет		Кредит
1	ООО «Уют»	-	1 000	1 000		2 300	-		2 300
2	ООО «Заря»	-	2 000	1 000		3 000	-		4 000
3	ООО «Рассвет»	-	3 000	1 000		3 000	-		5 000
	Итого:	-	6 000	3 000		8 300	-		11300

Оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету «Товары»

№ п/п	Наименование аналитического счета	Цена, руб. коп.	Сальдо на начало месяца			Обороты за месяц						Сальдо на конец месяца
						приход			расход
			количество, кг	сумма. руб. коп.	количество, кг		сумма. руб. коп.	количество, кг		сумма. руб. коп.	количество, кг		сумма. руб. коп.
1	Рис 1-й сорт	35	500	17 500	2 500		87 500	800		28 000	2 200		77000
2	Крупа гречневая	47	800	37 600	1 300		61 100	1 200		56 400	900		42300
3	Сахарный песок	40	1 900	76 000	2 500		100 000	2 800		112 000	1 600		64000
Итого по счету:		х	х	131 100	х		248 600	х		196 400	х		183 300

Итог по аналитической группе одного синтетического счета должен соответствовать строке этого синтети­ческого счета в оборотной ведомости. Оборотная ведо­мость имеет удобную организацию учета информации по счетам, поэтому из нее легко переносить уже проверен­ные данные в месячный или квартальный баланс.

Документирование хозяйственных операций

Документация хозяйственных операций является основой бухгалтерского учета. Она заключается в сплошном, непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение. Бухгалтерский документ составляется на бланке установленной формы.

Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.

Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся: наименование документа (товарная накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.); дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления, подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия. Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания операции. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается. Лица, составившие документ, обязаны поставить свои разборчивые подписи. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В условиях машинной обработки документ представлен в виде 3-х частей: адресной, предметной, оформительской. При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

I. По назначению документы делятся на:

1.1. Распорядительные документы, содержащие приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.

1.2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: товарная накладная, расходный кассовый ордер и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.

1.3. Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет амортизационных отчислений и т.д.

1.4. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и других документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).

Применение комбинирования документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: товарные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

III. По порядку формирования операций документы подразделяются на первичные и сводные.

3.1. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск товара.

3.1.2. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ – заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

3.2. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет составляется на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

IV. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.

После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.

Процесс обработки документов в бухгалтерии предприятия включает следующие этапы:

1. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, то есть устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям.

2. Затем бухгалтер проверяет документ по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций).

3. Бухгалтер проводит таксировку, то есть проверят правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарíо-материальных ценностей на их цену.

4. Документы группируют, то есть размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций.

5. Контировка – это обработка документов путем определения корреспондирующих счетов по каждому документу.

6. Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество.

7. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть ниже пяти лет.

Основное требование, предъявляемое к организации архива, – обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

Ответственность за сохранность документов в архиве несет главный бухгалтер. Документы выдаются из архива только с его разрешения.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели).

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации.

Характеристика бухгалтерского баланса, его структура и содержание

Баланс в бухгалтерском учете имеет двоякое значение:

1) баланс – это элемент метода бухгалтерского учета, то есть равенство дебета и кредита; равенство аналитических счетов соответствующему синтетическому счету; равенство актива и пассива;

2) баланс предприятия – это основная форма бухгалтерской отчетности, которая содержит информацию о составе имущества и источников его образования на 1 число месяца, квартала, года.

Одной из функций бухгалтерского учета является предоставление пользователям информации о финансовом положении предприятия.

Важнейшим источником информации о финансовом положении предприятия является бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский баланс характеризует имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату и позволяет определить состав, величину имущества организации и источники его формирования, ликвидность и скорость оборота средств.

Основой построения бухгалтерского баланса является двойственная группировка объектов бухгалтерского учета – по их функциональной роли в процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и источникам формирования. Информация о двойственной группировке объектов бухгалтерского учета получает в балансе упорядоченное отражение в обобщенном виде в едином денежном измерителе.

Бухгалтерский баланс отражает активы (имущество) организации в двух разрезах: с одной стороны, по их составу и размещению, с другой — по источникам их формирования и целевому назначению. Показатели баланса содержатся в статике, а не в динамике, поэтому баланс не характеризует движения и использования средств.

Основным элементом бухгалтерского баланса является балансовая статья, которая соответствует виду (наименованию) имущества, обязательств, источнику формирования имущества. Статьей бухгалтерского баланса называется показатель (строка) актива и пассива баланса, характеризующий отдельные виды имущества, источников его формирования, обязательств организации. Название статей баланса в основном соответствуют названиям бухгалтерских счетов.

Балансовые статьи объединяются в группы, группы — в разделы. Объединение балансовых статей в группы или разделы осуществляется исходя из их экономического содержания.

При формировании структуры актива баланса предусматривается расположение статей в порядке возрастающей ликвидности, а пассива – в порядке возрастающей степени востребования капитала.

В целях контроля направления и использования средств все статьи бухгалтерского баланса сгруппированы следующим образом. Актив баланса содержит разделы: I раздел «Внеоборотные активы», II раздел «Оборотные активы», а пассив – III раздел «Капитал и резервы», IV раздел «Долгосрочные обязательства», V раздел «Краткосрочные обязательства».

Балансовое уравнение имеет следующий вид:

Активы = Пассивы

Бухгалтерская отчетность, начиная с 2011 года, имеет новый установленный вид, при этом также разрешено детализировать показатели по статьям отчетов.

Сведения о наличии активов и обязательств представляют в новых формах бухгалтерской отчетности за три отчетные даты:

- по состоянию на отчетную дату отчетного периода;

- на 31 декабря предыдущего года;

- на 31 декабря года, предшествующего предыдущему.

Оценка статей объектов учета зависит от их видов и целей.

Имущество в балансе может отражаться:

- по первоначальной стоимости;

- по рыночной стоимости;

- по согласованной стоимости;

- по фактической себестоимости;

- по остаточной стоимости;

- по восстановительной стоимости.

Обязательства в балансе оцениваются:

- в сумме, обусловленной договором или действующим законодательством;

- с учетом резерва по сомнительным долгам;

- с учетом процентов, предусмотренных к получению.

В бухгалтерском балансе отдельные виды активов оцениваются следующим образом:

1. нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости;

2. основные средства отражаются по остаточной стоимости;

3. незавершенные капитальные вложения отражаются в сумме фактических затрат;

4. финансовые вложения, по которым определяется текущая рыночная стоимость – по текущей рыночной стоимости;

5. финансовые вложения, по которым не определяется текущая рыночная стоимость – по первоначальной стоимости;

6. материально–производственные запасы отражаются по фактической себестоимости;

7. готовая продукция отражается по фактической или нормативной себестоимости;

8. незавершенной производство в соответствии с принятой учетной политикой оценивается одним из четырех методов: по фактической производственной себестоимости, по нормативной производственной себестоимости, по прямым статьям расходов, по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов;

9. дебиторская задолженность – в признанных суммах за минусом резерва по сомнительным долгам;

10. стоимость активов и средств в расчетах, выраженная в иностранной валюте, отражается в отчетности по курсу ЦБ РФ на последнее число отчетного периода.

Обязательства в пассиве отражаются:

1. кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками в суммах, подтвержденных договорами и актами сверки расчетов;

2. кредиторская задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами – в суммах сверенных с налоговым органом или внебюджетным фондом;

3. полученные кредиты и займы отражаются с учетом процентов, причитающихся к уплате на конец отчетного периода.

Существует множество видов бухгалтерских балансов. В зависимости от цели их составления балансы классифицируют по следующим признакам: времени составления, источникам составления, формам собственности, объектам отражения, способам очистки.

1. По времени составления бухгалтерские балансы могут быть: вступительные, текущие, ликвидационные, разделительные, объединительные.

1.1. Вступительный баланс составляют на момент возникновения предприятия. В нем отражают капитал, с которого предприятие начинает свою деятельность.

1.2. Текущие балансы составляют периодически в течение всего времени существования предприятия. Они подразделяются на начальные (входящие), промежуточные и заключительные (исходящие). Начальный баланс формируется на начало, а заключительный – на конец отчетного года. В свою очередь заключительный баланс отчетного года является начальным балансом следующего года. Промежуточные балансы составляются за период между началом и концом года и отличаются от заключительных, во-первых, тем, что к последним прилагается большее число отчетных форм, раскрывающих те или иные статьи баланса; во-вторых, промежуточные балансы составляются, как правило, только на основании данных текущего бухгалтерского учета, тогда как перед составлением заключительного баланса должна быть проведена полная инвентаризация всех статей баланса (основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств) с отражением ее результатов, вследствие чего заключительные балансы более реальны.

1.3. Ликвидационный баланс формируют при ликвидации предприятия. Эти балансы составляют в течение всего периода ликвидации, они также носят название вступительных ликвидационных (на начало периода ликвидации), промежуточных ликвидационных (в течение вышеуказанного периода) и заключительных ликвидационных (на конец периода ликвидации).

1.4. Разделительные балансы составляют в момент разделения крупного предприятия на несколько более мелких или передачи одной либо нескольких структурных единиц данного предприятия другому предприятию. В последнем случае баланс часто называют передаточным.

1.5. Объединительный баланс формируют при объединении (слиянии) нескольких предприятий в одно или при присоединении одной или нескольких структурных единиц к данному предприятию.

2. По источникам составления балансы подразделяют на инвентарные, книжные и генеральные.

2.1. Инвентарные балансы составляют только на основании инвентаря (описи) средств; они представляют собой сокращенный и упрощенный его вариант и требуются при возникновении нового предприятия на существовавшей ранее имущественной основе или при изменении хозяйством своей формы (например превращении его из государственного в акционерное).

2.2. Книжный баланс составляют только на основании данных текущего бухгалтерского учета без предварительной проверки их путем инвентаризации.

2.3. Генеральный баланс составляют на основании учетных записей и данных инвентаризации. Согласно последней уточняются остатки средств и финансовых обязательств, и тем самым повышается реальность баланса.

3. По объему информации балансы подразделяются на единичные, сводные и консолидированные.

3.1. Единичный баланс отражает деятельность только одного предприятия и составляется на основании данных текущего учета.

3.2. Сводные балансы получают путем механического сложения сумм по соответствующим статьям единичных балансов и подсчета общих итогов актива и пассива. В таком балансе отдельные графы характеризуют состояние средств тех или иных предприятий, а графа «Всего» отражает общее состояние средств всех предприятий в целом.

4. По характеру деятельности состовляются балансы основной и неосновной деятельности.

4.1. Основной называется деятельность, соответствующая профилю предприятия, его уставу (для промышленных предприятий основной является деятельность по производству и реализации промышленной продукции; для строительных предприятий – выполнение строительно-монтажных работ; для торговых предприятий – покупка и продажа товаров и т.п.); все прочие виды деятельности предприятий – неосновные (подсобные, сельские, жилищно-коммунальные и транспортные хозяйства и т.д.).

4.2. Подразделения предприятий, занимающиеся не основной деятельностью, могут иметь отдельные балансы. Однако во многих случаях показатели работы этих подразделений отражаются в балансе основной деятельности. При этом средства подразделений, занимающихся не основной деятельностью, отражаются на соответствующих статьях баланса вместе со средствами по основной деятельности.

5. По формам собственности различают балансы государственных, муниципальных, кооперативных, коллективных, частных, смешанных и совместных предприятий, а также общественных организаций.

6. По объекту отражения балансы делятся на самостоятельные и отдельные.

6.1. Самостоятельный баланс имеют только предприятия, являющиеся юридическими лицами.

6.2. Отдельный баланс составляют структурные подразделения предприятия (филиалы, цехи, автотранспортные и жилищно-коммунальные хозяйства).

7. По способу очистки может быть баланс-брутто и баланс-нетто.

7.1. Баланс-брутто – это баланс, валюта которого включает в себя регулирующие статьи. Регулирующими называют статьи, суммы по которым при определении фактической себестоимости (или остаточной стоимости) средств вычитаются из суммы другой статьи. Например, для расчета остаточной стоимости основных средств из суммы статьи "Основные средства" вычитается сумма регулирующей статьи "Износ основных средств".

7.2. Баланс-нетто – это баланс, валюта которого не включает регулирующие статьи. Исключение из баланса регулирующих статей называется его "очисткой". Баланс-нетто позволяет упростить систему балансовых показателей, получить реальную оценку хозяйственных средств предприятия.

Бухгалтерский учет на любом предприятии, начинающем свою деятельность, имеет исходную точку. Такой исходной точкой является составление вступительного баланса, который отражает начало деятельности предприятия как обособленного хозяйствующего объекта.

Вступительный баланс отражает капитал предприятия на момент его создания. С началом хозяйственной деятельности капитал предприятия изменяется каждый день. Эти изменения происходят под влиянием хозяйственных операций.

Теоретически после каждой операции показатели актива и пассива баланса претерпевают изменения. Однако на практике невозможно после каждой операции составить баланс. Поэтому он составляется на определенную дату (один раз в месяц, квартал).

Несмотря на многообразие хозяйственных операций, в зависимости от их влияния на изменения статей баланса их можно объединить в четыре группы (типа).

Первый тип хозяйственных операций вызывает изменения только в активе баланса: одна статья увеличивается, а другая уменьшается на одну и ту же сумму, то есть видоизменяется состав хозяйственных средств (имущества). Валюта баланса не изменяется:

А + х – х = П (это изменение активное).

Например: поступили в кассу деньги с расчетного счета 4 тыс. руб.. Данная операция затрагивает две статьи баланса «Касса» и «Расчетный счет», которые характеризуют размещение средств и находятся во II разделе актива баланса. Выполнение этой хозяйственной операции означает, что по статье «Касса» средства увеличились на 4 тыс. руб., то есть произошло перемещение средств внутри актива баланса и в целом валюта баланса не изменилась.

Второй тип хозяйственных операций вызывает изменения только в пассиве баланса: одна его статья увеличивается, а другая уменьшается на одну и ту же сумму, то есть видоизменяются источники хозяйственных средств. Валюта баланса не изменяется:

А = П + х – х (это изменение пассивное).

Например: направлена чистая прибыл на формирование резервного капитала в сумме 2 тыс. руб. Данная хозяйственная операция затрагивает статьи «Нераспределенная прибыль отчетного года» и «Резервный капитал», характеризующие источники формирования имущества. Эти статьи находятся в III разделе пассива баланса «Капитал и резервы». Выполнение этой хозяйственной операции означает, что по статье «Нераспределенная прибыль отчетного года» сумма уменьшилась на 2 тыс. руб., а по статье «Резервный капитал» – увеличилась на ту же сумму, то есть произошло перемещение средств внутри пассива баланса и в целом валюта баланса не изменилась.

Третий тип хозяйственных операций вызывает изменения в активе и в пассиве баланса одновременно на одну и ту же сумму, то есть происходит увеличение статьи имущества в активе баланса и соответствующей статьи в пассиве. Валюта баланса также увеличивается:

А + х = П + х (это активно-пассивное изменение в сторону увеличения).

Например: получены от поставщика товары на сумму 3 тыс. руб. (расчет за товары не произведен). Данная хозяйственная операция затрагивает две статьи баланса: «Товары», которая находится во II разделе актива баланса «Оборотные активы», и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», данная статья показывается в V разделе пассива баланса и отражает задолженность предприятия перед поставщиками. Выполнение данной операции вызывает увеличение статьи «Товары» на 3 тыс. руб. и одновременно увеличение задолженности перед поставщиками по поставленным товарам на 3 тыс. руб. Валюта баланса и по активу и по пассиву увеличилась на 3 тыс. руб.

Четвертый тип хозяйственных операций вызывает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения, то есть уменьшается одна статья актива баланса и соответствующая статья пассива. Валюта баланса также уменьшается на сумму хозяйственной операции:

А – х = А – х (активно-пассивное изменение в сторону уменьшения).

Например: выдана из кассы заработная плата работникам предприятия 1,5 тыс. руб. Данная хозяйственная операция затрагивает две статьи баланса: «Касса» – эта статья находится во II разделе актива баланса «Оборотные активы» и «Расчеты с персоналом по оплате труда» – эта статья находится в V разделе пассива баланса «Краткосрочные Обязательства». Выполнение данной хозяйственной операции означает, что по статье «Касса» сумма уменьшилась на 1,5 тыс. руб., но одновременно уменьшилась задолженность предприятия перед работниками предприятия по заработной плате, то есть произошло уменьшение активной части баланса на 1,5 тыс. руб. на 1,5 тыс. руб. по активу и пассиву баланса.

План счетов бухгалтерского учета

План счетов представляет собой систематизированный перечень бухгалтерских счетов, в котором каждый счет имеет наименование и код. Они делятся на синтетические счета (первого порядка) и субсчета (второго порядка).

В настоящее время действует план счетов бухгалтерского учета № 94 н., утвержденный Министерством финансов Российской Федерации 31 октября 2000 г. Согласно плану счетов и инструкции по его применению бухгалтерский учет должен быть организован на предприятиях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих материальный учет методом двойной записи.

План счетов ориентирован на рыночную экономику и международные стандарты бухгалтерского учета.

В действующем плане счетов все счета бухгалтерского учета сгруппированы в восемь разделов:

I. Внеоборотные активы,

II. Производственные запасы,

III. Затраты на производство,

IV. Готовая продукция, товары и реализация,

V. Денежные средства,

VI. Расчеты,

VII. Капитал,

VIII. Финансовые результаты,

IX. Забалансовые счета.

Всего в основном плане счетов предусмотрено около восьмидесяти счетов первого порядка и девяти забалансовых счетов.

В Плане счетов бухгалтерского учета каждый счет имеет код (номер), состоящий из двух знаков (первый – счет 01 «Основные средства», последний – 99 «Прибыли и убытки»).

Все эти счета называются счетами первого порядка. Кроме того, к ряду счетов первого порядка предусмотрены субсчета. Например, счет 10 «Материалы» имеет одиннадцать субсчетов: «Сырье и материалы», «Топливо», «Строительные материалы» и др., счет 91 «Прочие доходы и расходы» – три субсчета: «Прочие доходы», «Прочие расходы», «Сальдо прочих доходов и расходов».

Применение кодов позволяет быстрее составлять бухгалтерские проводки, облегчает заполнение учетных регистров и применение вычислительной техники для обработки учетной информации.

План счетов бухгалтерского учета представлен в приложении А.

Инвентаризация и порядок ее проведения. Отражение в учете результатов инвентаризации

Инвентаризация имущества и обязательств является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация – это проверка состояния хозяйственных средств по отдельным их видам, а также источников хозяйственных средств на определенную дату времени.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Проведение инвентаризаций обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Таблица 1 – Виды инвентаризации и их отличительные особенности

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности инвентаризации
По обязательности проведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ
	Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
	Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
	Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобного
	Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на прочие доходы у организации;

- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на прочие расходы.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Возмещение недостач может осуществляться работником в добровольном порядке, при этом различают полную и ограниченную материальную ответственность. При полной материальной ответственности в соответствии с ТК РФ виновным работником возмещается вся сумма причиненного ущерба по рыночным ценам. При ограниченной материальной ответственности с работника удерживается только сумма среднего заработка.

В случае отказа работника от добровольного возмещения ущерба администрация организации может производить удержание ущерба за причиненный ущерб из сумм заработной платы работника, для этого необходимо иметь решение судебных органов о виновности работника в причиненном ущербе.

Дебет	Кредит	Наименование хозяйственной операции
94	10, 41, 43	Отражена сумма недостач ТМЦ отчетного года
19	68	Восстановлена сумма НДС по ТМЦ
94	19	Восстановленная сумма НДС отнесена на счет учета недостач
25, 44	94	Списана недостача в пределах норм естественной убыли
73/2	94	Отнесена недостача на виновное лицо
73/2	91/1	Отражена разница между рыночной стоимостью и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица
50, 70	73/2	Отражено возмещение материального ущерба.
73-2	94	Отнесена недостача на виновное лицо в пределах среднего заработка
70	73/2	Отражено возмещение материального ущерба.
91/2	94	Списана недостача за счет собственных средств
50, 70	73/2	Отражено возмещение материального ущерба.