Составление акта приема-передачи дел

После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.

Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

- акт об инвентаризации денежных средств в кассе;

- материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;

- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);

- справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;

- справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

В.В.Патров

Санкт-Петербургский государственный университет

М.Л.Пятов

Санкт-Петербургский государственный университет

Подписано в печать

31.07.2006