Глава 3. Базовые информационные технологии управления
Включают технологии: обработки данных, управления, автоматизации офиса, поддержки принятия решений, экспертных систем.
3.1. Информационные технологии обработки данных
Предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы получения выходных данных. Эти технологии применяются в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала невысокой квалификации.
Задачи, которые решаются данной ИТ:
обработка данных о производственных операциях;
создание периодических контрольных отчетов о производстве;
получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Особенности технологии:
выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
использование детализированных данных о производственной деятельности, что допускает проведение ревизий. В процессе ревизии производственная деятельность проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к его началу;
акцент на хронологию событий;
требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
На рисунке показана структура рассматриваемой ИТ:
Рассмотрим отдельные процедуры данной структуры:
Сбор данных. По мере того как выполняется производственный процесс, каждое действие сопровождается соответствующими записями данных. Например, для учебного процесса на каждом занятии преподавателем заполняется учебная карточка группы, в которой отмечается присутствие студентов на занятии, а также делаются отметки об их успеваемости.
Обработка данных. Здесь выполняются простейшие типовые операции, позволяющие потребителям информации эффективнее осуществить анализ производственных процессов:
группировка (классификация). Первичные данные, полученные при сборе, разбиваются на группы (классы) в соответствии с определенными классификационными признаками. Здесь возможно кодирование данных (см. разделы 1.1.1 и 1.1.2). Например, для учебного процесса составляются списки неуспевающих студентов и студентов, пропускающих занятия,
сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность данных. Например, в составленных при группировке списках фамилии студентов упорядочиваются по алфавиту для удобства потребителя информации,
вычисления, включающие арифметические и логические операции, что дает возможность получать новые данные. Например, для учебного процесса рассчитывается отклонение фактического числа часов присутствия на занятиях по каждому студенту от запланированного объема занятий (это арифметическая операция); по рассчитанному значению определяются «злостные» нарушители дисциплины – те, кто пропускал занятий больше, чем посещал (это логическая операция),
агрегирование (укрупнение), служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений. Например, для учебного процесса вычисляется число часов пропуска студентом для подготовки приказа о его отчислении по причине «отрыва от учебного процесса».
Хранение данных. Многие данные необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо для других ИТ. Для этого создаются базы данных (БД). Например, для учебного процесса создаются электронные учебные карточки, в которых сохраняется информация по всей учебной деятельности каждого студента.
Создание отчетов (документов). Часто бывает необходимо создавать документы для руководства и других работников, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года. Например, для учебного процесса ежемесячно для деканата готовится отчет, содержащий сведения о неуспевающих студентах (это периодический отчет).