1.1.2. Регистрация данных

В случае регистрации на бумажный носитель (документ) осуществляется визуальный контроль – это зрительный просмотр документа в целях проверки полноты, актуальности, наличия подписей ответственных лиц и т.д. Используются следующие виды бумажных носителей:

1. содержащие произвольный текст, т.е. текст или иллюстрации произвольного вида и содержания (примером такого носителя является конспект, который студент ведет на лекциях);

2. стилизованные, ориентированные на использование информации автоматом, например, индекс на почтовом конверте, налоговая декларация и т.п.

Часто бумажный носитель используют как промежуточное звено для последующего переноса данных на электронный носитель. В этом случае для уменьшения числа возможных ошибок при переносе данных применяют следующие приемы:

1. разрабатывают правила составления документа на бумажном носителе (это связано с унификацией и стандартизацией форм документов);

2. обеспечивают совместимость форматов исходного бумажного и электронного документов.

Совместное использование бумажного и электронного носителя имеет место при регистрации результатов сдачи сессии. Оценив ответ студента, преподаватель записывает оценку в экзаменационную ведомость – регистрирует ее. Переносом данных с одного носителя на другой занимается методист деканата, когда переносит экзаменационные оценки из ведомости преподавателя в электронный журнал учета. Уменьшение числа ошибок при таком переносе может достигаться следующими приемами:

• единой структурой бумажных экзаменационных ведомостей, которые заполняет преподаватель,

• регламентацией для преподавателя формы оценки в ведомости: всегда цифра (4, 3 и т.д.), а не символьное данное («хор.», «хорошо» и т.п.);

• единой структурой ведомости и самого журнала: так, если ведомость последовательно содержит графы «ФИО студента», «Дата сдачи экзамена», «Оценка», то такая же последовательность граф желательна и в электронном журнале.

В случае электронного носителя при регистрации применяется некоторый машинный код (построенный, например, на базе ASCII-кода), который может выполнять дополнительные функции эффективного, криптографического или помехозащитного характера. При этом используется экран монитора, который позволяет применять следующие приемы, облегчающие оператору проводить регистрацию и обрабатывать ошибки ввода:

1. начало зоны ввода данных указывается курсором;

2. на экране содержится описание значения, которое должно быть помещено в рабочую зону (своеобразная подсказка оператору);

3. используются средства визуализации для показа ошибок;

4. используются редактирующие функции: дублирование символов, пропуск нескольких позиций, стирание символов, вставка символов, дополнение нулями или удаление незначащих нулей, автозамена;

5. автоматически добавляются данные, например, дата, номера страниц, время и т.д.

Примеры этих приемов можно найти в таких программных пакетах, как Word, Excel, Access, которые хорошо знакомы читателю.

После того, как данные записаны на электронный носитель, можно организовать дополнительный контроль правильности данных. Для этого используются следующие приемы:

1. контроль формата данного (типа и числа символов);

2. контроль идентичности: введенное данное сравнивается с имеющимся в системе;

3. проверка допустимости данного: может выполняться для всего набора записанных данных или для отдельного данного путем вычислительных операций и сравнения с некоторой суммой;

4. контроль по граничным значениям (диапазон);

5. контроль сопоставлением, когда дважды вводится одно и то же данное.

Некоторые из этих приемов можно также найти в программных пакетах Word, Excel, Access.

При регистрации возможно кодирование информации регистрационными и классификационными методами. Цель такого кодирования (замена данного на условное обозначение) - уменьшение объема регистрируемой информации и, возможно, защита от несанкционированного доступа.