5. Какие данные о внутреннем документе записываются в процессе его регистрации?

Для регистрации внутренних документов могут использоваться различные формы журналов, поскольку существует большое количество видов внутренних документов, каждый из которых имеет свои особенности. Например, журнал регистрации приказов и распоряжений руководителя организации может иметь следующий вид:

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование вида документа	Заголовок к тексту	Исполнитель	Контрольный срок исполнения	Фактический срок исполнения	Отметка об исполнении

6. Назовите формы регистрации документов.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах. Таким образом, существуют две основные формы регистрации - журнальная и карточная. При выполнении регистрации автоматизированным способом данные о документе заносятся в экранные формы. Результат работы программы регистрации фиксируется на бумажном носителе в виде журнала регистрации или регистрационно-контрольной карточки.

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-ых гг. признано нецелесообразным вводить единое, строго регламентированное представление экранных форм для ввода данных.

7. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?

Журнальная система регистрации используется тогда, когда учет документов выступает на первое место, что позволяет предотвратить претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п. Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов.

На практике регистрационные журналы оформляются на листах формата А3. Как отмечалось ранее, журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

8. В чем достоинства и недостатки карточной формы регистрации документов?

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Ниже приведен один из возможных вариантов формы РКК. Вычертив на формате А5 или А6 такую форму, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Количество экземпляров заполняемых РКК определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Применение карточной системы регистрации позволяет значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией документов одновременно могут заниматься несколько работников, каждый из которых будет вносить изменения в РКК рассматриваемого им документа;

• карточки "подвижны", их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

• карточки могут быть размножены в необходимом количестве экземпляров. Карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов, а другой - в информационно-справочную.

Внедрение компьютерных технологий помогает избавиться от громоздких картотек и организовать информационно-справочную работу в любом учреждении.

9. Одинаковы ли значения регистрационного номера входящего документа и учетного номера, указанного в отметке о поступлении документа в организацию?

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

10. Может ли документ регистрироваться дважды? Почему?

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшой фирме все документы централизованно регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам (в тех отделах, где они создаются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии, деканате.

11. Какие системы регистрации документов Вам известны?

Таким образом, существуют две основные формы регистрации - журнальная и карточная.

12. Перечислите реквизиты, обязательно фиксируемые при регистрации?

Вместе с тем исходя из необходимости обеспечения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации в ГС ДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также в ГС ДОУ отмечено, что состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. Порядок расположения реквизитов на РКФ и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Пояснения по заполнению обязательных реквизитов РКФ приведены в Таблице 1.

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Наименование организации (автора или корреспондента)	При регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.
Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа может не заполняться.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором. В общем случае может не совпадать с датой регистрации. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга (косой чертой или тире).
Дата и индекс поступления	Переносится из отметки о поступлении документа в организацию.
Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)	Переносятся с документа. При устном поручении формулируется составителем записи в РКФ.
Срок исполнения документа	Проставляются на основании: резолюции руководителя; сроков исполнения, указанных в распорядительных документах; требований законодательства; типовых сроков исполнения документов.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Переносится с документа. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

13. В каких нормативных документах указан обязательный состав реквизитов регистрации?

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.

14. Укажите причины, обусловившие необходимость закрепления обязательного состава реквизитов регистрации в нормативных документах

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД) в начале 1980-ых гг. признано нецелесообразным вводить единое, строго регламентированное представление экранных форм для ввода данных. Вместе с тем исходя из необходимости обеспечения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации в ГС ДОУ установлен следующий обязательный состав реквизитов регистрации. Также в ГС ДОУ отмечено, что состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. Порядок расположения реквизитов на РКФ и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

15. Из каких элементов может состоять регистрационный номер документа?

Регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга (косой чертой или тире).

16. В каких случаях возможно несовпадение даты регистрации и даты документа?

17. Назовите этапы прохождения входящего документа, сопровождающиеся появлением какой-либо записи в журнале регистрации.

18. Сколько журналов регистрации внутренних документов создается в организации?

Для регистрации внутренних документов могут использоваться различные формы журналов, поскольку существует большое количество видов внутренних документов, каждый из которых имеет свои особенности. Например, журнал регистрации приказов и распоряжений руководителя организации может иметь следующий вид