2.5. Організаційне планування. Розробка комунікаційної схеми управління зед підприємства

Організаційна схема управління ЗЕД підприємства дозволяє встановити:

особливості взаємодії структурних підрозділів та посадових позицій в процесі управління ЗЕД;

розподіл функцій, прав та обов’язків;

механізми координації й контролю за різними процесами діяльності.

Постановка завдання організаційного планування. Організаційне планування ЗЕД передбачає побудову комунікаційної схеми інформаційної взаємодії підрозділів, що залучені до її здійснення. Встановлено, що управління ЗЕД підприємства складається із 10 процесів (ПР1 ... ПР10). До здійснення цих процесів залучено 10 функціональних підрозділів підприємства, статус участі яких у виконанні процесів може бути наступним:

В — відповідальний виконавець|виконувач| процесу;

У — учасник процесу;

ЧУ — часткова участь в процесі.

Загальне керівництво ЗЕД здійснює директор підприємства (статус – «керівник»). Вихідні дані у вигляді матриці «Процеси – Підрозділи» наведені в табл. 3.8.Х, де «Х» - номер варіанту.

Результатом виконання етапу організаційного планування має стати формування матриці суміжності|спорудити| для підрозділів, що задіяні в управлінні ЗЕД.

Рекомендації щодо вирішення завдання організаційного планування. Побудова комунікаційної схеми дозволяє встановити функціональні підрозділи підприємства, що задіяні в управлінні ЗЕД, та визначити напрями інформаційної взаємодії між ними.

Побудова|спорудити| комунікаційної зв'язку між підрозділами забезпечує:

обмін інформацією з|із| базами даних зв'язаних підрозділів;

роботу "електронної пошти" між підрозділами;

зв'язок з|із| вищестоящим керівництвом.

Розглянемо методику розробки комунікаційної схеми взаємодії підрозділів, залучених до управління ЗЕД підприємства.

1. Встановлення підрозділів, що задіяні в управлінні зед.

Перелік цих підрозділів зазвичай співпадає з функціональними областями, сукупність яких забезпечує ефективне управління ЗЕД підприємства. Наприклад, за реалізацію управлінських завдань щодо фінансового забезпечення ЗЕД (функціональна область «Фінанси») на підприємстві відповідає фінансовий відділ, управління виробництвом експортної продукції (функціональна область «Виробництво») здійснює виробничий відділ. Відповідно, ці функціональні підрозділи мають бути включені до комунікаційної схеми. Іншими типовим функціональними областями є: планування|планування| випуску експортної продукції, постачання, бухгалтерський облік, |урахування|збут продукції, кадри, потреби підприємства, управління запасами та ін.

2. Визначення процесів.

На цьому етапі функціональні області мають бути деталізовані до рівня певних управлінських процесів.

Наприклад, функціональна область «збут експортної продукції» поділяється на| процеси:

процес 1: зв'язки із|із| замовниками (пошук замовників на зовнішніх ринках збуту, організація зв'язків);

процес 2: продаж експортної продукції;

процес 3: інформація про закордонних замовників;

процес 4: управління збутом на зовнішніх ринках (стеження за розрахунками та ін.);

процес 5: контроль здійснення збутової діяльності.

Інший приклад|зразок|: функціональна область «кадри» ділиться на процеси:

прийом на роботу (наймання);

звільнення з роботи;

планування чисельності;

підвищення кваліфікації;

комплектування штату;

перенавчання і перекваліфікація.

При необхідності (коли потрібний більш суттєвий рівень деталізації) процеси діляться на вироблювані дії (Д). Наприклад, процес «закупівельна діяльність» функціональної області «постачання» ділиться на дії:

підготувати вимогу на закупівлю;

проаналізувати роботу потенційних постачальників;

вибрати постачальника;

підготувати закупівельне замовлення;

проконтролювати постачання;

підготувати документи для розрахунків з|із| постачальником.