35

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ АЭРОКОСМИЧЕСКОГО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ

——————————-————————————————————————

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

С ПОМОЩЬЮ ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРОВ

Методические указания

к выполнению лабораторной работы

Санкт-Петербург

2000

Цель работы: получить основные навыки работы в Word, научиться создавать документы, письма, служебные записки и другие деловые бумаги при помощи текстового редактора Word.

1. Начальное знакомство с Word

1.1. Загрузка и основные понятия Word

1. Осуществить загрузку Word:

0. нажать на кнопку Пуск в левом нижнем углу на Панели задач;

1. установить курсор мыши на команду ПРОГРАММЫ| Microsoft Word;

0. нажать левую кнопку мыши (рис.1).

Или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку Word, если он выведен на рабочий стол.

Рис. 1. Запуск Microsoft Word

2. После запуска Word ознакомиться с видом экрана, изучить его строение (рис. 2).

3. Освоить выбор пунктов главного меню.

4. Опробовать действие клавиш в части изменения размеров окон. Действия клавиш смотри в табл. 1.

Таблица 1

Изменение размеров окон	Клавиши
Развернуть окно приложения	Alt + F10
Развернуть окно документа	Ctrl + F10
Изменить размеры окна документа	Ctrl + F8
Восстановить размеры окна приложения	Ctrl + F5
Восстановить размеры окна документа	Alt + F5
Разбить окно	Alt + Ctrl + s
Перейти в следующее подокно	F6
Перейти в предыдущее подокно	Shift + F6
Перейти в окно следующего документа	Ctrl + F6
Перейти в окно предыдущего документа	Ctrl + Shift + F6
Переместить окно документа	Ctrl+F7, курсорные клавиши, Enter

Рис.2. Строение окна Microsoft Word

1.2. Основы работы с текстом (фрагменты текста, операции обработки)

1. В окне документа набрать следующий текст:

«Специальность «Радиоэлектронные системы» универсальна. Она позволяет выпускникам ГУАП специализироваться в медицинском и в банковско-офисном электронном оборудовании (системах обеспечения финансовой деятельности, системах контроля доступа, системах защиты от экономического шпионажа), в разнообразной электронике транспортных систем (авиационных, корабельных, железнодорожных, автомобильных), системах спутниковой, радиорелейной, телефонной и других видов связи, - везде, где применяются электроника и компьютеры, где решаются задачи автоматизации процессов управления, сбора и обработки информации. Полученные знания позволяют нашим выпускникам работать практически в любой отрасли народного хозяйства не только России, но и в любой другой стране).»

2. Освоить выделение фрагментов всех видов (слово, предложение, строка, абзац, несколько строк, часть строки) с помощью мыши. Действия с помощью мыши указаны в табл. 2.

Таблица 2

Элемент выделения	Действие мыши
Любой элемент или фрагмент текста	Установить указатель мыши на начало фрагмента, нажать левую кнопку и закрасить фрагмент
Слово	Два раза нажать на слово
График	Один раз нажать на график
Строка текста	Одинарное нажатие слева от строки на полосе выделения
Несколько строк текста	Установить указатель мыши на полосе выделения слева от строки, нажать левую кнопку мыши и закрасить строки
Предложение	Нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, нажать на левую кнопку мыши в любом месте предложения
Абзац	Дважды нажать на левую кнопку мыши на полосе выделения перед абзацем либо три раза в любом месте внутри абзаца
Несколько абзацев	Установить указатель мыши на полосе выделения слева от абзаца, нажать левую кнопку мыши и закрасить абзацы
Весь документ	Три раза нажать на левую кнопку мыши на полосе выделения
Вертикальный блок текста	Нажать клавишу Alt, нажать на левую кнопку мыши в начале выделяемого блока, закрасить блок

3. Чтобы отформатировать абзац, не выделяя его полностью, установите курсор внутри этого абзаца или выделите любую его часть, а затем примените нужный формат.

4. Задание отступов. Если при задании отступа не требуется указывать его величину с точностью до сотых долей сантиметра, используйте маркеры отступов на линейке. Например, вместо того, чтобы нажимать клавишу Tab для сдвига первой строки каждого абзаца, задайте отступ первой строки. Для получения дополнительных сведений выберите отступы абзацев в предметном указателе справочной системы. (Не путайте отступы с полями. Отступ ‑ это смещение отдельного абзаца относительно поля)

5. Если абзац потерял свое оформление и слился со следующим, вероятно, был удален скрытый символ, завершающий этот абзац. В символе абзаца хранятся сведения о выравнивании, отступах и других атрибутах формата этого абзаца. Чтобы восстановить символ абзаца ‑ и его формат ‑ нажмите кнопку Отменить.

6. Поля. Word позволяет сделать поля более узкими, чтобы на странице поместилось больше текста, или более широкими, чтобы разместить на них примечания и заголовки.

Чтобы задать поля, выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр или в меню Вид команду Разметка страниц, а затем перетащите границы полей на линейках.

Иногда бывает достаточно трудно захватить границу поля на линейке. При "перетаскивании" границы поля легко ошибиться и захватить маркер отступа. Предварительно убедитесь, что указатель выглядит, как двунаправленная стрелка.

Чтобы задать точные величины полей выберите в меню Файл команду Параметры страницы, вкладку Поля.

7. Разбивка на страницы. Чтобы указать, откуда следует начать новую страницу, установите туда курсор и вставьте принудительный разрыв страницы, нажав клавиши Ctrl+Enter. Чтобы избежать принудительного разбиения документа на страницы, используйте специальные параметры, управляющие этим процессом. Например, с помощью параметра Не отрывать от следующего свяжите заголовок со следующим абзацем. Это гарантирует, что оба абзаца будут напечатаны на одной странице. Для получения дополнительных сведений выберите разрывы страниц в предметном указателе справочной системы.

8. Номера страниц и колонтитулы. Колонтитул ‑ это текст, например, номер страницы, название главы или дата, который печатается вверху или внизу каждой страницы.

Чтобы добавить колонтитулы, выберите в меню Вид команду Колонтитулы и введите верхние и нижние колонтитулы в соответствующие пунктирные рамки.

Чтобы включить в колонтитул дату, нажмите клавишу Tab, а затем нажмите кнопку Дата.

Если колонтитулы не видны, выберите в меню Вид команду Разметка страницы.

Вставка времени, имени файла, фамилии автора и номера страницы (например стр.2 из 5). Чтобы включить в колонтитул текущее время, нажмите кнопку Время. Чтобы добавить имя файла, фамилию автора или номер страницы, выберите в меню Вставка команду Поле, a затем вставьте поле FILENAME, AUTHOR, NUMPAGES. Для получения дополнительных сведений выберите поля в предметном указателе справочной системы.

Чтобы убрать колонтитул с первой страницы, нажмите кнопку Параметры страницы, а затем на вкладке Макет установите флажок Первой страницы.

Номера страниц. Выберите в меню Вставка команду Номера страниц, а затем выберите нужные параметры.

Если имеется два набора номеров страниц, например, номера страниц могут быть в базовом шаблоне, то чтобы исправить эту ошибку, выберите в меню Вид команду Колонтитулы и удалите лишний номер страницы.

9. Маркированные и нумерованные списки. Word позволяет создать в документе простой маркированный или нумерованный список. Для нумерации элементов списка можно использовать арабские или римские цифры, или латинские буквы.

Самый быстрый способ создать маркированный список: введите звездочку (*) и пробел в начале списка, затем введите первый элемент списка и нажмите Enter. Word добавит маркер к первому элементу списка и на следующей строке вставит второй маркер, предлагая продолжить список. Чтобы завершить ввод списка ‑ нажмите дважды Enter.

Самый быстрый способ создать нумерованный список: введите первую цифру, а затем точку или правую круглую скобку, Например, 1., А), затем введите первый элемент списка и нажмите Enter.

Если после нажатия клавиши ничего не произошло, выберите в меню Формат команду Параметры, вкладку Автоформат и переключатель. При вводе ‑ установите флажки Маркированным списком и Нумерованным списком.

Чтобы преобразовать нумерованный или маркированный список в обычный текст, выделите список, а затем нажмите кнопки Маркированным списком и Нумерованным списком.

Чтобы выбрать другой тип маркера, например нестандартный символ, выберите в меню Формат команду Список, вкладку Маркированный, на ней - один из стандартных типов маркеров и нажмите кнопку Изменить ‑ выберите нестандартный маркер.

Другие способы нумерации. При создании юридического или научного документа может возникнуть необходимость пронумеровать заголовки, абзацы и отдельные строки документа. Для получения дополнительных сведений выберите заголовки, нумерация, многоуровневые списки или нумерация строк в предметном указателе справочной системы Word.

10. Таблицы. Для размещения текста в виде строк и столбцов (как в электронной таблице или телефонном справочнике) используйте таблицы. Ячейки таблицы автоматически выравнивают содержащийся в них текст по мере правки и форматирования.

Вставка таблицы:

1. Зафиксируйте курсор там, где нужна таблица;

2. Нажмите кнопку Таблица, Добавить таблицу и выделите нужное число строк и столбцов с помощью мыши;

3. Для ввода информации укажите на ячейку, нажмите кнопку мыши (зафиксируйте курсор) и начинайте вводить текст. Для перехода между ячейками пользуйтесь клавишей Тав;

4. Для форматирования таблицы установите в нее курсор и выберите в меню Таблица команду Автоформат.

Таблицы предназначены не только для размещения чисел. Используйте их для создания дополнительных эффектов ‑ манжет, оригинальных заголовков, рисунков с подписями и т.п. Кроме того, можно напечатать линии сетки во всем документе, например, резюме, каталоге.

11. Рисунки и графические объекты. Для иллюстрации изложенного материала можно использовать готовые рисунки, поставляемые вместе с Word. Импортируйте рисунки, созданные другими программами, или нарисуйте их сами.

Чтобы добавить рисунок в документ, выберите в меню Вставка команду Рисунок, а затем укажите нужный рисунок.

Чтобы изменить цвет рисунка, выделите его, а затем используйте кнопки Цвет линии и Цвет заливки на панели Рисование. Например, используйте более светлые или более темные оттенки серого цвета для улучшения качества документа.

Вставка графического символа. Выберите в меню Вставка команду Символ, выделите нужный символ, а затем установите для него необходимый размер шрифта. Чтобы создать инвертированный символ, измените цвет символа на белый и добавьте к абзацу черную или серую заливку. Задайте отступы или вставьте его внутрь кадра.

Создание рисунков. Для создания схем, карт, эмблем используйте панель рисования. Выноски и подписи позволяют привлечь внимание к наиболее важным частям рисунка. Для получения дополнительных сведений выберите графические элементы в предметном указателе справочной системы Word.

12. Линии, обрамление и заливка. Word позволяет добавить линии, обрамление и заливку к абзацам, таблицам, рисункам и кадрам. Например, можно использовать линию для отделения колонтитула, добавить заливку к манжете или создать заголовок с инвертированным текстом.

Чтобы добавить обрамление или заливку, выделите элемент, нажмите кнопку Обрамление, а затем выберите нужные параметры на панели Обрамление.

Чтобы изменить просвет между текстом и линией обрамления или границей области с измененным цветом фона, при работе с областью с измененным цветом фона, добавьте к ней обрамление (чтобы обрамление не отображалось на экране, выберите для него белый цвет). Затем выберите в меню Формат команду Обрамление и заливка, вкладку Обрамление и задайте значение параметру Просвет.

Быстрое рисование линий. В начале абзаца введите три дефиса (---) и нажмите клавишу Enter. Word автоматически добавит линию перед этим абзацем. Если линия не появилась, выберите в меню Сервис команду Параметры, вкладку Автоформат, на ней переключатель При вводе и установите флажок Обрамление.

Чтобы удалить обрамление или заливку, выделите элемент, нажмите кнопку Обрамление, а затем выберите нужные параметры на панели Обрамление.

Используйте WordArt для создания фигурного текста.

WordArt позволяет повернуть текст, искривить его, использовать трехмерные эффекты, добавить тень и многое другое. Используйте фигурный текст при создании оригинальных заголовков, эмблем. Для получения дополнительных сведений выберите WordArt в предметном указателе справочной системы Word.

13. Колонки. С помощью Word нетрудно оформить текст каталогов, бюллетеней и других документов подобного формата в виде колонок.

Чтобы создать колонки, прежде всего перейдите в режим разметки. Если в виде колонок следует оформить только часть документа, например, словарь, ‑ выделить этот текст. Затем нажмите кнопку Колонки и выделите нужное число колонок с помощью мыши.

Если видна только одна колонка, перейдите в режим предварительного просмотра.

Чтобы создать общий заголовок колонок, в начале крайней левой колонки введите текст заголовка и нажмите клавишу Enter. Затем выделите его, нажмите кнопку Колонки и выберите одну колонку.

Чтобы создать колонки разной ширины, выберите в меню Формат команду Колонки, а затем Тип колонки Слева или Справа. Для получения дополнительных сведений выберите колонки в предметном указателе справочной системы Word.

Создание документа в документе. В обычном режиме на экране хорошо видна пунктирная линия разрыва раздела, отделяющая общий заголовок от нескольких колонок. Разбиение на разделы позволяет использовать разные макеты внутри одного документа. Например, от раздела к разделу могут меняться поля, колонтитулы, нумерация страниц. Для получения дополнительных сведений выберите Разделы в предметном указателе справочной системы Word.

14. Кадры предназначены для позиционирования текста, таблиц и рисунков на странице. Например, с помощью кадра можно организовать обтекание рисунка текстом или разместить заголовки на полях.

Чтобы вставить пустой кадр, прежде всего перейдите в режим разметки, выберите меню Вставка, команду Кадр, а затем разместите в документе кадр нужного размера и формы. Чтобы заключить в кадр существующий объект, в режиме разметки выделите его, а затем выберите команду Кадр в меню Вставка.

Чтобы изменить положение кадра, выделите кадр, укажите на его границу и нажмите кнопку мыши. Затем укажите на кадр (указатель должен выглядеть как четырехсторонняя стрелка) и перетащите его на новое место. Чтобы задать точное положение кадра, выделите его, а затем выберите в меню Формат команду Кадр.

Обтекание текста вокруг кадра. Чтобы выровнять текст по краям кадра, задайте для него выравнивание по ширине. Чтобы уменьшить интервалы между словами, выберите в меню Сервис команду Расстановка переносов.

Создание буквицы. Чтобы начать абзац с большой красиво оформленной буквы, установите курсор в этот абзац и выберите в меню Формат команду Буквица.

15. Автоматическое форматирование. С появлением автоформата стало возможным возложить работу по оформлению документа на Word. Автоформат дает возможность автоматически форматировать заголовки, создавать маркированные списки и другие элементы документа в едином стиле. Кроме того, автоформат выполняет некоторую дополнительную работу, например, заменяет прямые кавычки на парные.

Автоматическое форматирование в фоновом режиме. По умолчанию автоматическое форматирование включено. Чтобы увидеть его в действии, создайте маркированный или нумерованный список или введите три дефиса, которые должны превратиться в линию. Параметры, управляющие автоматическим форматированием в фоновом режиме, отображаются в окне диалога Параметры (меню Сервис) на вкладке Автоформат, когда в группе Параметры автоматического форматирования выбрано При вводе.

Автоматическое форматирование по запросу. Чтобы выполнить автоматическое форматирование сразу всего документа, нажмите кнопку Автоформат. Чтобы дополнительно получить возможность принять или отменить любое изменение, выберите в меню Формат команду Автоформат. Параметры, управляющие автоматическим форматированием по запросу, отображаются в окне диалога Параметры (меню Сервис) на вкладке Автоформат, когда в группе Параметры автоматического форматирования выбрано При выборе команды. После завершения автоматического форматирования документа можно использовать команду Библиотека стилей для просмотра образцов его возможного оформления.

16. Повторное использование форматирования. Возможно, автором уже создан нестандартно оформленный абзац, например, заголовок, содержащий белый текст на черном фоне. Вместо того, чтобы повторять процедуру его оформления при создании каждого следующего такого заголовка, целесообразно сохранить формат этого абзаца как стиль. Для применения сохраненного стиля к любому другому абзацу достаточно несколько раз нажать кнопку мыши.

Чтобы создать стиль, оформите абзац должным образом, установите в него курсор, укажите на список стилей и нажмите кнопку мыши. Затем введите имя для нового стиля и нажмите Enter.

Чтобы применить стиль к другому абзацу, выделите этот абзац и выберите нужный стиль из списка стилей.

Чтобы изменить стиль, выделите абзац, оформленный с помощью этого стиля, и измените его формат. Укажите на список стилей и дважды нажмите кнопку мыши, а затем нажмите Enter. Word автоматически изменит оформление всех абзацев этого стиля.

Копирование формата. Чтобы не тратить время на создание стилей, можно использовать формат символов одного фрагмента текста для оформления других фрагментов текста. Для этого выделите фрагмент текста, оформленный должным образом, нажмите кнопку Копировать формат, а затем выделите другой фрагмент текста с помощью мыши. Если требуется оформить одинаково несколько фрагментов текста, дважды нажмите кнопку Копировать формат, а затем по очереди выделите нужные фрагменты. По окончании еще раз нажмите кнопку Копировать формат.

17. Печать на обеих сторонах листа. Далее описано, какие изменения следует дополнительно внести в оформление документа, который предполагается напечатать на обеих сторонах листа и переплести.

Создание зеркальных полей. Поля называются зеркальными, если оформление левого поля левой страницы совпадает с оформлением правого поля правой страницы, а оформление правого поля левой страницы совпадает с оформление левого поля правой страницы. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, вкладку Поля, установите флажок Зеркальные поля, а затем задайте величины внутренних и внешних полей. Если страницы предполагается переплести, введите величину, которую следует добавить к внутренним полям в поле Переплет.

Задайте разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, нажмите кнопку Параметры страницы, вкладка Макет, установите флажок Четных и нечетных страниц. После этого создайте колонтитулы как обычно.

Разместите заголовки и примечания на полях. Оформите абзац должным образом, выделите его, выберите в меню Вставка команду Кадр, выделите кадр, выберите Кадр в меню Формат, задайте расстояние по горизонтали относительно страницы, задайте расстояние от текста, равное 0,6 см, задайте нулевое расстояние по вертикали относительно абзаца, а затем переместите кадр вместе с абзацем. Если требуется, задайте точную ширину кадра.

Включите название части в верхний колонтитул на четной странице, а название главы ‑ в верхний колонтитул на нечетной странице.

Используйте отрицательные отступы для смещения заголовков на поля, а затем выровняйте верхний колонтитул на четной странице по левому краю, а верхний колонтитул на нечетной странице ‑ по правому краю.

Создайте зеркальные поля и разместите на широких внешних полях заголовки, рисунки и примечания.

18. Выполнение основных операций редактирования (вырезать, вставить, копировать, переместить, удалить фрагмент текста):

• выделить фрагмент текста, используя мышь;

• выполнить основные операции редактирования с помощью команд меню ПРАВКА|Вырезать; ПРАВКА|Вставить; ПРАВКА|Копиро-вать;

• вырезать, вставить, копировать фрагмент текста с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши);

• переместить фрагмент текста с помощью мыши, для этого выделить фрагмент текста и, не отпуская мышь, перенести его в необходимое место, например, часть предложения – «обеспечивают безопасность судоходства (средства судовождения)» переместить в конец предложения;

• удалить фрагмент ‑ клавиша Del.