Вопрос 3. Документальное оформление поступления и выбытия запасов

Как правило, для хранения и учета запасов используются складские помещения. Руково­дитель предприятия назначает материально ответственных лиц, которые ведут учет по­ступающих и выбывающих запасов, имеют право подписывать документы на получение и выдачу со склада материальных ценностей.

Запасы поступают на предприятия разными путями: по договорам купли-продажи (постав­ки), через подотчетных лиц, а также непосредственно из цехов — полуфабрикаты или продук­ция собственного производства, материалы и запасные части, оставшиеся после ликвидации основных средств.

Для получения материальных ценностей у поставщика ответственному лицу необхо­димо выдать доверенность формы № М-2, утвержденной Приказом № 192. Сведения о выдаче доверенности - №, дата, срок действия доверенности, кому выдана, для предъявления какому поставщику - регистрируются в Журнале регистрации доверенностей формы № М-3, утвержденной Приказом № 193. Доверенность выдается только работнику предприятия, который не позднее следующего дня после доставки материальных ценностей на склад дол­жен подать лицу, выдавшему доверенность, документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Номера этих документов регистрируются в Журнале формы № М-3.

При поступлении на склад запасов любого вида они должны быть оприходованы.

Основанием для оприходования материалов на предприятии служат сопровождающие их первич­ные документы. Это может быть товарно-транспортная накладная формы № 1-ТН, утвержден­ной Приказом № 488, накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы № М-11, утвержденной Приказом № 193, накладная на отпуск товарно-материальных ценностей формы № М-20, утвержденной Приказом № 263, акт закупки - если приобретается у населения продукция собственного производства.

Иногда материальные ценности приобретаются подотчетными лицами в розничной торговой сети. В этом случае основанием для их оприходования будет служить товарный чек, подтвержденный чеком РРО или квитанцией приходного кассового ордера. В случае поступ­ления материальных ценностей без сопроводительных документов оформляется акт о приемке материалов формы № М-7, утвержденной Приказом № 193. Виды первичных докумен­тов и порядок их оформления аналогичны тем, которые используются при осуществлении операций купли-продажи товаров.

При поступлении на склад материальные ценности должны быть тщательно проверены на соответствие количества, качества, ассортимента данным сопроводительных доку­ментов. Если расхождения не выявлены, ответственное лицо должно заверить сопроводитель­ные документы своей подписью с указанием даты приема материалов и их стоимости или выписать приходный ордер формы № М-4, утвержденной Приказом № 193 (см. образец в конце данной главы).

Если материалы на склад поступают из своих цехов, то в цехе составляется накладная формы № М-12 или № М-13 в двух экземплярах. Один экземпляр остается у материально ответственного лица цеха, сдавшего материалы, второй — на складе для оприходования цен­ностей;

Далее первичные документы регистрируются в Журнале учета поступивших грузов фор­мы № М-1, утвержденной Приказом № 193 (см. образец в конце данной главы). В нем указывается вид сопроводительного документа, его дата и номер, наименование предприятия-поставщика, в графе "Примечание" делается отметка об оплате счетов.

На основании первичных документов в бухгалтерии открываются карточки складского учета и под расписку отдаются материально ответственному лицу (кладовщику).

Складской учет ведут по видам объектов, при этом каждому виду материальных ценностей присваивается номенклатурный номер, повторяющийся во всех первичных документах, а также в бухгалтерском учете запасов. Поступление и выбытие материалов отражается в карточке складского учета (см. образец в конце данной главы).

Документы, по которым осуществляется отпуск материалов со склада, подразделяют­ся на разовые, накопительные и лимитно-нормативные. Типовые формы учета движения запа­сов утверждены Приказом № 193.

Выбор форм, наиболее подходящих для предприятия, зависит от технологии и организации производства, но во всех случаях в документах должно быть обозначено: кому, сколько, каких материалов было отпущено.

Передача товарно-материальных ценностей со склада сторонним организациям или подразделениям своего предприятия оформляется накладной-требованием на отпуск (внут­реннее перемещение) материалов формы № М-11, утвержденной Приказом № 193 (см. обра­зец в конце данной главы). Эта накладная представляет собой объединенный распорядитель­но-оправдательный документ и выписывается главным бухгалтером в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и т.п. Один экземпляр накладной передают на склад как осно­вание для отпуска материалов, второй отдают получателю материальных ценностей, который в обязательном порядке должен расписаться в накладной, остающейся на складе. Затем эта накладная передается в бухгалтерию.

Отпуск материалов со склада может быть оформлен также накладной формы № М-20, утвержденной Приказом № 263, которая в данное время не является документом строгого учета.

Если определенные материалы систематически используются для изготовления про­дукции, их выдача со склада оформляется лимитно-заборными карточками форм № М-8 или № М-9, утвержденных Приказом № 193 (см. образец в конце данной главы).

Исходя из производственной программы цеха и норм затрат материалов для изготовления продукции или выполнения работ определяется лимит (предельное количество) материала на месяц. Лимит может устанавливаться на каждый заказ в отдельности.

Лимитно-заборные карточки выписываются отделом снабжения, плановым отделом или другим ответственным лицом в двух экземплярах. В начале месяца один экземпляр карточки передается в цех или участок, на котором используют материалы, второй — на склад. При получении материалов представитель цеха предъявляет свой экземпляр лимитно-заборной карточки кладовщику, который отмечает в двух экземплярах карточки количество отпущенного материала, проставляет дату и подпись. Получатель расписывается в карточке склада.

В этой же карточке ведется учет возвращенных, не использованных в производстве материалов.

Лимитно-заборная карточка формы № М-8 используется для многоразового отпуска материала одного наименования; карточка формы № М-9 — для 4-разового отпуска матери­алов одного или разных видов.

Карточка формы № М-28 выписывается исполнителю строительных работ для получения материалов на протяжении всего периода строительства, но при этом ежемесячно составля­ется карточка формы № М-28а, находящаяся на складе. Во время выдачи материалов со склада кладовщик расписывается в карточке формы № М-28, а получатель - в карточке формы № М-28а. В конце месяца подсчитывается количество полученных материалов и делается отметка в графе 14 формы № М-28.

Для сокращения количества первичных документов можно оформлять выбытие материалов непосредственно в карточках складского учета формы № М-12.

Сверхлимитная выдача материалов со склада или замена одних видов материалов на другие допускается только с разрешения руководителя предприятия, главного инженера или уполномоченного ими лица. При этом выписывается акт-требование на замену (дополни­тельный отпуск) материалов формы № М-10, утвержденной Приказом № 193.

В конце месяца лимитно-заборные карточки вместе с первичными документами передают­ся в бухгалтерию и на их основании ведется учет материалов.

Периодически, не реже одного раза в неделю, материально ответственное лицо составляет реестр приема-передачи документов формы № М-13 и вместе с сопроводительными первич­ными документами сдает его в бухгалтерию.