2. Підвищення продуктивності пристроїв та їх надійності.

При копіюванні на аналоговому апараті зображення з оригінала необхідно сканувати стільки раз, скільки треба виготовити копій. У цифровому ж апараті після сканування зображення зберігається в  пам'яті, що дозволяє друкувати копії прямо з неї в будь-якій необхідній кількості. Завдяки цьому знос цифрових пристроїв менший, а значить збільшується надійність і термін служби устаткування.

3. Покращення інтерфейсу користувача.

Інтерфейс користувача розробляється таким чином, щоб користувач міг самостійно встановити обладнання та виконати необхідні налаштування. Все частіше стали використовуватись ЖК – панелі для управління функціями керування організаційної техніки.

4. Перехід до багатофункціональності.

Багатофункціональні пристрої сприяють вдосконаленню роботи усередині компанії, допомагають скорочувати час роботи співробітників і підвищують її якість. При цьому, їх вартість наближується до вартості окремого пристрої. Багато виробників залишають можливість самостійного підключення додаткових модулів (блок автоматичної подачі паперу, блок сортування або зшивання паперу і т.д.) на вибір, що значно скорочує вартість пристрою і користувач не переплачує за непотрібні функції.

Багатофункціональні пристрої часто оснащені додатковою платою для підключення до телефонної лінії, що дозволяє відправляти та отримувати факсимільні повідомлення.

5. Перехід до повноколірного друку.

Перспектив представлення інформації в кольорі досить багато: кращі (в порівнянні з чорно-білим друком) наочність, сприйняття, запам’ятання. А якщо додати до цього ще і можливості зручної оперативної обробки повноколірних зображенні (редагування, архівація в цифровій формі, передача мережі і ін.), то стає очевидний прогрес в області повноколірного друку.

На ринку з'явилися копіювальні апарати, що дозволяють не лише відтворити повноколірний оригінал, але і реально змінити його, поліпшивши його: змінити (поліпшити) колір, роздільно масштабувати, комбінувати декілька оригіналів в один, налаштовувати контрастність, яскравість, кольоровий баланс та ін.

6. Підтримка мережевого підключення пристроїв.

Сьогодні майже всі офіси обладнані мережами і сучасні копіювально – розмножувальні пристрої інтегруються в них без проблем. При цьому до мережевих пристроїв пред'являються підвищені вимоги в частині забезпечення безпеки, а саме конфіденційності інформації.

7. Підтримка безпровідного підключення.

Все частіше в сучасній організаційній техніці використовується вбудований радіоінтерфейс, який дозволяє передавати дані безпровідним шляхом. Враховуючи сучасне поширення Wi-Fi, це дуже корисна опція.

8. Безпечна передача даних.

Сучасні пристрої використовують передові технології та функції по забезпеченню безпеки передачі документів, наприклад, шифрування і визначення достовірності даних.

9. Контроль витрат і введення статистики.

Сучасні копіювально – розмножувальні пристрої здатні легко контролювати витрати і вести детальну статистику, відстежуючи витрати до 1000 користувачів. А за допомогою програмного забезпечення можна контролювати роботу як мережі в цілому, так і всіх пристроїв, підключених до неї.

10. Швидка зміна модельного ряду.

Йде постійна розробка нових передових технологій, кількість моделей збільшується, а їх якість зростає. Розробники сприяють впровадженню екологічних та енергозберігаючих технологій. При цьому виробники протягом декількох років продовжують випускатися запасні частини до застарівши моделей.