Раздел 2. Функции, структуры и формы управления

2.1. Функции управления, их классификация и характеристика

Функции управления – это основной вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления влияет на управляемый объект. Функция управления отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы. Закрепление функций за предприятиями или за его подразделениями осуществляется в специальных документах, положениях о предприятиях или подразделениях, а функций отдельных работников – в должностных инструкциях.

Все функции управления делятся по двум признакам: по содержанию процесса управления (основные функции) и по направлениям влияния на объекты управления (специфические или конкретные функции). Основные функции являются основой всего процесса управления, а специфические отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников.

Основные (общие) функции управления характерны для всех видов предприятий, организаций независимо от специфики объекта управления (от отрасли народного хозяйства).

Среди категорий менеджмента функции управления занимают центральное место (рис. 2.1).

После общих категорий – закономерностей и принципов управления функции управления характеризуют конкретную форму деятельности на предприятии.

К основным функциям управления относятся:

1. Планирование и прогнозирование.

2. Организация и координирование.

3. Стимулирование (мотивация, активизация).

4. Контроль и регулирование.

5. Учет.

Рис. 2.1. Место функций среди категорий управления

Рис. 2.2. Взаимосвязь функций управления

Последовательность реализации этих функций управления и их взаимосвязь представлены на рис. 2.2.

Из рис 2.2. видно, что функции управления начинаются из начальной точки в управлении - планирование и прогнозирование и при выполнении всех запланированных задач процесс восстанавливается на более высоком уровне (то есть после анализа процессов, которые проходили на протяжении цикла - отчетного периода). Функция учета выполняется на всех стадиях управления, при выполнении всех функций управления.

Функция планирования и прогнозирования является и основной в цепочке управленческого процесса на предприятии, организации, ее выполняют на высшем уровне управления, конкретизируют на среднем.

При выполнении функции планирования выясняются реальные возможности организации, изучаются факторы внутренней среды - экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения в организации. Оцениваются возможности положительного или отрицательного влияния внешней среды: условия конкуренции, закона, политического состояния общества, взаимодействие с поставщиками и т.д. С помощью планирования руководители направляют усилия всех работников на достижение целей предприятия. При этом планирование является постоянным процессом. Это обусловлено тем, что через постоянные изменения внешней седы фактические результаты деятельности могут не отвечать плановым показателям.

Прогнозирование – предвидение результатов деятельности, определение перспективных целей организации.

Перспективный план является основой для принятия управленческих решений, придает предприятию определенности, индивидуальности, показывает перспективу в хозяйственной деятельности.

Объединение обоснованного перспективного плана и эффективных действий для его осуществления дает возможность предприятиям достигать высоких результатов в финансово-хозяйственной деятельности.

Для предприятий ресторанного хозяйства при прогнозировании деятельности необходимо учитывать такие экономические факторы, как темпы инфляции, уровень занятости, динамику курса национальной валюты, налоговые ставки. каждый из этих факторов может быть угрозой для предприятий или открывать пере ним новые перспективы.

Среди рыночных факторов необходимо учитывать изменения демографических показателей, уровень конкуренции и др. Анализ конкурентов проводится с целью определения их целей, стратегии, сильных и слабых сторон и дает возможность выявить преимущества или недостатки предприятий.

Для разработки перспективного плана необходимо выявить внутренние сильные и слабые стороны предприятия. Такое исследование проводится за функциональными подразделениями предприятия: маркетинг, финансы, основная деятельность (производство, обслуживание), человеческие ресурсы, культура предприятия. В исследовании маркетинга изучаются возможности увеличения части рынка, конкурентоспособность, ассортимент и качество продукции и предоставляемых услуг, рекламы, прибыли и т.д.

Культура предприятия или его имидж, определяют его репутацию в глазах потребителей. Предприятие с высокой репутацией имеет конкурентные преимущества. При этом цель анализа – сравнение репутации предприятия и конкурентов.

Выбор стратегии осуществляет руководство предприятия после анализа внешней среды, внутренних сильных и слабых сторон, оценки всех возможных альтернатив. Для практической реализации стратегических планов разрабатывают тактику, правила и процедуры, бюджеты.

Тактика – это краткосрочные планы, которые конкретизируют стратегию. Правила и процедуры определяют работникам направления, которые способствуют достижению целей предприятия. Например, процедура подбора кадров для предприятий ресторанного хозяйства включает поиск кандидатов на вакантную должность, подготовку кадров в специальных учебных заведениях; тестирование претендентов и др.

Реализация планов требует целенаправленного использования ресурсов организаций или предприятий. С этой целью разрабатывают финансовые планы (бюджеты), с помощью которых определяются, какие финансовые ресурсы необходимы для достижения намеченных целей. Оценка стратегии осуществляется сравнением достигнутых результатов работы предприятия с поставленными целями. Результаты оценки учитываются при разработке стратегических планов на следующий плановый период.

Функция организации – это вид деятельности управленческого персонала, направленный на обеспечение нормального функционирования предприятия. Эта функция является первым шагом в реализации стратегических и текущих планов. А задачи, определенные в планах становятся ориентирами организационного процесса в организации. Этот процесс включает следующие стадии:

1. Определение видов работ, которые следует выполнить, чтобы решить поставленные задачи.

2. Разработка рациональной структуры управления.

3. Распределение обязанностей и ответственности за выполнение задач определенными работниками.

4. Обеспечение подразделений и отдельных участков оборудованием, сырьем, материалами, нормативной документацией, рабочей силой и т.д.

5. Организация коллектива работников, создание нормальных взаимоотношений в коллективе.

6. Разработка эффективной системы стимулирования и мотивации работы.

Функция координирования предусматривает согласование действий разных подразделений и исполнителей по достижению определенной цели, при выполнении отдельных задач на производстве.

Координирование – это деятельность руководителя определенного уровня высшего, среднего, а иногда и низшего в зависимости от решаемых задач. Выполнение задач стратегического планирования координируют руководители высшего уровня, оперативного – среднего и низшего. Для успешного координирования работ менеджер-руководитель должен иметь большую эрудицию и аналитический ум, чтобы на основе полученной информации координировать текущую и планировать будущую деятельность подчиненных.

Для успешного координирования работ по выполнению поставленной задачи необходима достоверная информация о реальной обстановке на всех участках производства. Эту информацию предоставляет выполнение управленческими работниками такой функции, как контроль и регулирование.

Функция контроля в управлении рассматривается как деятельность с помощью которой руководство получает информацию о соответствующем состоянии выполнения задач на предприятии. Функции контроля выполняются менеджерами всех уровней – от высших к низшим. При выявлении отклонений, недостатков и др. руководителями осуществляется регулирование данного процесса, то есть ликвидация отклонений разработкой и внедрением разных мероприятий. Контроль за деятельностью предприятий может быть внешний и внутренний.

Внешний контроль осуществляется органами государственного контроля за деятельностью предприятий всех форм собственности (Министерство финансов, Госбанк, налоговые службы, органы санитарного, противопожарного надзора, общество защиты прав потребителей).

Внутренний контроль осуществляется руководителями разных подразделений.

Такой контроль делится на три вида:

• предварительный

• текущий

• заключительный

Предварительный контроль начинается до решения управленческой задачи. Он проводится до и во время определения цели и задач деятельности фирмы, предприятия. При этом виде контроля анализируют трудовые, материальные и финансовые ресурсы организации и делается вывод о возможностях предприятия.

Текущий контроль осуществляется как оперативный в процессе выполнения задач.

Заключительный – это контроль, который определяет степень достижения поставленной цели, выполнение задач и управленческих решений.

Процесс контроля включает три этапа:

• разработку стандартов и критериев;

• сравнение реальных результатов с разработанными стандартами;

• принятие корректирующих действий (регламентирование).

Первый этап контроля предусматривает разработку стандартов и критериев. Стандарты разрабатывают на основе целей предприятия, сформулированных в процессе стратегического планирования. Они должны иметь временные рамки и четкие критерии для оценки. Так, стандарт для контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусматривает в текущем году обеспечить прибыль в определенном размере, производственной деятельности – реализация продукции собственного производства на определенную сумму за год.

Второй этап контроля состоит в сравнении фактически достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе выявляют отклонения, дают оценку результатам, которые являются основанием для принятия решений о корректирующих действиях.

Третий этап процесса контроля предусматривает действия, когда менеджер должен принять решение, выбрать единственную из возможных линий поведения – пересмотреть стандарты, урегулировать отклонения и т.д.

Эффективный контроль имеет такие характеристики:

• стратегическая направленность, т.е. контроль должен отображать стратегические цели предприятия;

• ориентация на результаты – конечная цель контроля;

• своевременность контроля – в зависимости от вида деятельности, которая контролируется. Например, своевременность и качество предоставления услуг с организации питания в ресторане контролируется ежедневно, а результаты финансово-хозяйственной деятельности – ежемесячно, поквартально или за год;

• простота контроля определяется методами, которые используются. Простые методы контроля требуют минимум усилий и затрат, они более понятны персоналу;

• экономичность контроля, которая оценивается сравнением затрат на него и эффекта, который в результате будет получен.

Стимулирование – это функция, которая выполняется руководителями отдельных структурных подразделений. Для разных работников и служб разрабатываются системы стимулирования в соответствии с их вкладом и значением их труда для предприятия.

Учет – функция управления, которая выполняется постоянно и обеспечивает все стадии управления достоверной информацией о состоянии объекта. Учет и анализ – это важная функция для условий рыночной экономики.

Основной целью функции учета является формирование качественной и всесторонней информации о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и своевременное предоставление требуемой информации по назначению.

Учетные данные служат источником объективной информации о действенном состоянии дел в предприятиях и поведении ее внешней среды. Без точного учета невозможно принимать управленческие решения и регулировать процессы, протекающие в системе.