2.3. Сущность структуры управления, ее элементы и требования к ней

Для выполнения функций управления предприятиями, организациями ресторанного хозяйства создается соответствующая структура системы управления.

Слово "структура" означает совокупность элементов, связей и отношений между ними, которые характеризуют систему как целое.

Организационная структура управления – это совокупность управленческих органов и связей между ними, что обеспечивают выполнение всех функций управления для достижения целей фирмы.

Организационную структуру определяют следующие факторы (условия):

• цели и задачи фирмы;

• объем работы по отдельным функциям управления;

• факторы внутренней и внешней среды предприятия, организации, которые влияют на их деятельность.

По масштабам деятельности различают:

1. Макроструктуру, звеньями которой является органы управления - министерства, управления, объединения и др.;

2. Мезоструктуру – это внутреннее строение организации, которое включает функциональные отделы;

3. Микроструктуру, звеньями которой являются отдельные работники.

В структуре управления выделяются следующие элементы:

• звенья (отделы);

• уровни управления;

• связи.

Звено или отдел управления – этот организационно обособленный самостоятельный орган управления. Главный принцип его образования является выполнение отделом определенной функции (например, плановый отдел – планирование, бухгалтерия – учет и т.д.).

Уровень управления – это группа звеньев (отделов), которые занимают определенную ступень в управленческой иерархии.

Связи между звеньями могут быть двух типов: вертикальные (подчинение и руководства) и горизонтальные (кооперация равноправных элементов).

Вертикальные связи подразделяются на линейные (обязательное подчинение по всем вопросам управления) и функциональные (подчинение по отдельным вопросам, проблемам).

При создании структуры формируются ее органы управления, которые объединяются в группы:

1. Руководство – это те работники, которые управляют всеми структурными подразделами (руководитель, его заместители, совет директоров и т.д.)

2. Функциональные подразделения (отделы кадров, коммерческий, плановый, финансов, производственный и др., которые реализуют одну функцию управления).

3. Вспомогательные службы – обеспечивают роботу органов управления (хозяйственные отделы, машбюро и т.д.).

Создание эффективной структуры управления является самым важным элементом в организационной деятельности фирмы и в деятельности менеджерского корпуса фирм и корпораций. Как правило, в фирмах, корпорациях при наименьших признаках сбоев в их деятельности менеджеры высшего уровня решают вопросы о необходимости реорганизации в структуре управления. Значение структур управления в деятельности фирм, организаций определяется тем, что:

• организационная структура обеспечивает координацию всех функций управления;

• структура организации определяет права и обязанности работников (полномочия и ответственность) на всех уровнях управления;

• от организационной структуры зависит эффективность деятельности фирмы, ее выживание и процветание;

• структура, принятая в данной конкретной организации, определяет стиль управления и качество работы коллектива.

К структурам управления предъявляются следующие требования:

1. Структура управления должна отвечать стратегическим планам предприятия.

2. Гибкость – способность быстро реагировать на изменения факторов внешней и внутренней среды предприятия.

3. Минимум ступеней иерархической лестницы управления, который обеспечивает быстрое поступление информации от высшего руководства до непосредственных исполнителей и в обратном направлении.

4. Структура должна обеспечивать рациональное распределение функций управления по подразделениям, и исключать дублирование их, а также обеспечивать равномерную нагрузку на все подразделения аппарата управления.

5. Инновационная направленность, то есть способность структуры управления адаптироваться к новым идеям, направлениям и др.

2. 4. Виды организационных структур управления

и их совершенствование в современных условиях

Вследствие эволюции системы управления предприятиями, организациями сложились следующие основные виды организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, программно-целевая, матричная.

Линейная структура управления является исторически первым видом организации аппарата управления.

Она характеризуется тем, что все функции управления сосредоточены у одного руководителя, ему подчинены все нижестоящие руководители производственных подразделений. Для линейной структуры управления характерно наличие только вертикальных линейных связей, которые состоят в передаче руководящего влияния от руководителя к подчиненным по всем вопросам деятельности предприятия (рис.2.3). Линейная структура характеризуется простотой, четкостью и имеет преимущества, важнейшими из которых является скорость прохождения информации, приказов, распоряжений, а также то, что подчиненные получают указания только от своего непосредственного руководителя.

Недостатком такой структуры является то, что каждое линейное подразделение сосредоточено только на выполнении своих задач, координация их деятельности возложена на руководителя предприятия, который должен иметь глубокие знания по всем вопросам деятельности предприятия.

Рис. 2.3. - Линейная структура управления

Поэтому линейная структура управления может эффективно применяться только в небольших предприятиях.

Функциональная структура управления предусматривает подчиненность линейному руководителю функциональных служб, которые имеют право руководить действиями подчиненных в границах своей компетенции (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Функциональная структура управления

Недостаток этой структуры в том, что подчиненные предприятия или работники получают одновременно много разных приказов, распоряжений как от линейного руководителя, так и функциональных подразделений, и очень тяжело определить их приоритетное выполнение по времени. Но такие распоряжения могут противоречить друг другу, так как вопросы не всегда согласованы.

Линейно-функциональная структура применяется в больших организациях, фирмах, когда для выполнения отдельных функций создаются самостоятельные отделы – бухгалтерия, плановый отдел, отдел кадров и т.д. (рис. 2.5).

При этом руководители предприятий, его заместители осуществляют линейное руководство подведомственными подразделениями, то есть осуществляют непосредственное управление – издают приказы, распоряжения по вопросам, которые входят в их компетенцию.

Функциональные службы выполняют свои конкретные функции, а в отношении к подведомственным производственным подразделениям – функциональные. Руководители и их работники не имеют права давать распоряжения непосредственным исполнителям. Если возникает необходимость вмешаться в работу подразделений по вопросам, которые входят в их компетенцию, они готовят предложения (проект приказа, распоряжения) линейному руководителю.

Рис. 2.5. Линейно-функциональная структура управления

Преимущества линейно-функциональной структуры в том, что осуществляется квалифицированное управление подведомственными подразделениями.

Недостатки структуры: в недостаточной её гибкости, затрудняется координация деятельности подразделений. Но такая структура является более распространенной в управлении предприятиями, организациями в современных условиях, в особенности в ресторанном хозяйстве и торговле, где преобладают субъекты управления с средними объемами деятельности.

Дивизиональные структуры. Возникновению дивизиональных структур спаособствовало значительное расширение деятельности организаций, фирм.

Расширение деятельности происходит по географическим признакам, когда фирма производит или реализует свою продукцию в разных регионах своей страны, либо за рубежом.

Например, фирма «Макдональдс» имеет свои филиалы во многих странах (из 5500 предприятий – 1100 находятся за границей). Расширение деятельности может происходить также за счёт того, что фирма выпускает продукцию различного назначения или одного вида, для разных групп потребителей (диверсификация деятельности).

Таким образом, дивизиональные структуры бывают трёх видов:

1. Продуктовая;

2. Структура, ориентированная на потребителя;

3. Региональная.

В дивизиональной структуре создаётся центральный аппарат, на который возложены функции стратегического планирования, контроля, финансирования, кадрового обеспечения и др.

Оперативное управление осуществляют дивизиональные структуры (рис. 2.6, 2.7, 2.8.).

Рис. 2.6. Продуктовая дивизиональная структура управления

Рис. 2.7. Дивизиональная структура, которая ориентированная

на потребителя

Программно-целевая (проектная) структура применяется тогда, когда предприятие должно решить сложную проблему, которую не могут решить специалисты предприятия самостоятельно. Поэтому создается структура под программу во главе с руководителем программы, который приглашается со стороны со своей командой профессионалов, обеспечивается денежными средствами и выделяются специалисты из функциональных отделов организации. После выполнения программы эта структура распускается, так как – это структура временная. Если одновременно выполняется несколько программ, такая структура называется матричной (рис. 2.9.).

Совершенствование организационных структур управления в деловом мире происходит постоянно и это одна из главных характеристик менеджерской деятельности каждой организации. Главными рычагами изменений является научно-технический прогресс и конкуренция.

Рис. 2.8. Региональная дивизиональная структура управления

Рис. 2.9. Матричная (программно-целевая) структура управления