4. Работа со справочниками

Обычно технология ведения компьютерного учета предполагает выполнение первоначального подготовительного этапа по вводу справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, номенклатуре товарно-материальных ценностей, сотрудников и т.п. В последующем справочная информация используется в двух аспектах.

Во-первых, справочные данные необходимы для оформления различных документов и включения в них справочных сведений.

Во-вторых, справочники используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть, для организации аналитического учета на счетах бухгалтерского учета. Часто на счетах бухгалтерского учета ведется аналитический учет, детализируемый в разрезе некоторых субъектов или объектов учета: учредителей, поставщиков, покупателей, материалов, основных средств и т.п. С этой точки зрения важно, что справочники содержат перечни объектов, в разрезе которых ведется учет, например перечень наименований материалов, основных средств, организаций и т.п.

Общие принципы ведения аналитического учета, состав и структура справочников закладываются на этапе конфигурирования программы. На этапе использования программы важно научиться правильно работать с существующими справочниками – добавлять в них новые элементы, удалять ненужные, исправлять значения реквизитов.

Обращение к справочнику

Форму любого справочника можно вызвать на экран через главное меню программы «Операции – Справочники». На экран будет выдано окно со списком всех существующих в системе справочников.

Кроме того, при конфигурировании могли быть определены и другие способы для вызова справочника. Например, в рассматриваемой конфигурации программы в главном меню существует специальный пункт «Справочники». Через него можно обратиться к списку наиболее часто используемых справочников.

Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации. Однако существует очень много общего в оформлении справочников и в порядке работы с ними.

В заголовке окна справочника указывается его название (в рассматриваемом случае – «Список контрагентов»). Название может быть изменено на любое другое в процессе конфигурирования. Ниже заголовка расположена панель инструментов. Такая форма представления информации справочника называется формой списка.

Окно формы списка любого справочника практически всегда представляет таблицу, состоящую из нескольких граф. В табличной части справочника контрагентов присутствуют графы «Код», «Контрагент», «Полное наименование».

Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам. Обычно, если справочник допускает иерархическое подчинение элементов, то в окне помимо табличной части содержится дерево групп. Взаимное расположение дерева групп и таблицы, вообще говоря, может быть совершенно произвольным, однако наиболее часто их располагают рядом, слева – дерево, справа – таблица. На момент, когда справочник еще не заполнен, в дереве групп отражена единственная группа, не содержащая подчиненных. Ее наименование соответствует наименованию всего справочника, в нашем случае – «Контрагенты».

При большом количестве реквизитов, описывающих элементы справочника, в табличную часть формы списка как правило, включаются лишь те реквизиты, которые идентифицируют элемент справочника (код, наименование и т.п.). В связи с этим, форма списка используется, как правило, для поиска элементов справочника и их выбора. Для ввода или редактирования элементов справочника требуется иметь доступ ко всем реквизитам, и в этом случае используется другая форма – форма элемента справочника.

При работе в форме элемента справочника используются общие приемы работы с формой.

Начать ввод нового элемента в справочник можно нажатием экранной кнопки с пиктограммой «Новая строка» на панели инструментов окна справочника, или нажатием клавиши «Insert», или через меню «Действия – Новый»

Способы обращения к элементам справочников

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

• режим просмотра и редактирования,

• режим выбора элемента справочника.

Для просмотра и редактирования форму справочника можно открыть через меню программы, через кнопку панели инструментов, через кнопку другой формы или какими либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника при нажатии соответствующей пиктограммы или клавиши F4. В этом режиме справочник можно пополнять, но нельзя редактировать.

Отличия между двумя этими режимами заключаются в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши Enter ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы, а в режиме ввода и редактирования нажатие на Enter приведет к переходу в форму элемента справочника.

Контроль уникальности кодов

Практически для всех справочников типовой конфигурации программа проверяет уникальность кодов вновь вводимых элементов. Уникальные коды новым элементам программа назначает автоматически, однако, пользователь имеет возможность вручную ввести любой другой код. В случае если производится попытка ввести код, используемый для идентификации другого элемента, программа выдаст сообщение:

Код не уникальный

И не позволит произвести запись такого элемента, пока пользователь не введет новое уникальное значение кода.

Заметим, что наименования элементов в рамках одного справочника могут повторяться. Например, может быть две организации с наименованием «Альфа». Однако, разные коды, присвоенные этим организациям, позволят отличить одну от другой.

Проверка на уникальность кодов может быть включена или выключена пользователем на уровне конфигурирования.

Использование справочников для организации ведения аналитического учета

Как известно, одним из назначений справочников является хранение списков объектов аналитического учета. Напомним, что в программе «1С: Бухгалтерия» объект аналитического учета обозначается термином «субконто». Таким образом, можно сказать, что элементы справочников могут выступать в качестве субконто для ведения аналитического учета на бухгалтерских счетах.

Однако не все справочники используются для этой цели. Есть справочники, содержащие некоторую информацию, которая не имеет прямого отношения к организации аналитического учета, например справочники ставок налогов, или единых норм амортизационных отчислений. В то же время имеются субконто, значения которых определяются не справочниками, а другими объектами программы, – перечислениями, документами и т.п.

Пользователь всегда имеет возможность сам выяснить, какой объект используется для организации аналитического учета на том или ином счете. Для этого в режиме конфигурирования потребуется выполнить следующие действия:

• Раскрыть рабочий план счетов бухгалтерского учета и выяснить наименования видов субконто, привязанных к интересующему счету.

• В дереве объектов метаданных раскрыть ветвь, относящуюся к объектам «Виды субконто», среди них выбрать наименование интересующего субконто. Для выбранного субконто раскрыть окно свойств и в закладке «Общие» посмотреть содержимое поля «Тип значения».