- •Створення довідково-інформаційних документів
- •Анотація
- •Висновок
- •Графік відпусток
- •Підготовка доповідей.
- •3. Записки: доповідні, пояснювальні, службові.
- •Оформлення пропозицій.
- •Оформлення рецензій.
- •Оформлення рефератів.
- •Оформлення скарги.
- •5. Оформлення списку.
- •Службові листи. Види службових листів
- •Основна частина службового листа
- •3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення
- •4. Телеграма
- •5. Телефонограма
- •6. Факсограма
- •1. Машиночитані документи. Класифікація.
- •Особливості машиночитаних документів
- •2. Електронний документ та його основні специфічні характеристики
- •3. Документи на перфорованих носіях інформації
- •1. Документи на магнітних носіях інформації
- •2. Документи на оптичних носіях
- •3. Голографічні документи
- •4. Документа на флеш-накопичувачах пам'яті
- •1. Засвідчення копії документів
- •2. Засоби копіювання й оперативного розмноження документів.
- •3. Порядок розмноження документів
- •Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
- •Організаційна побудова сдзу
- •2. Загальна характеристика сдзу
- •3. Функції структурних частин та операції сдзу
- •4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (сдзу)
- •5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
- •Положення про структурний підрозділ діловодства
- •1. Положення про структурний підрозділ діловодства
- •1. Загальні положення
- •2. Цілі і задачі служби дзу
- •3. Функції служби дзу
- •2. Керування службою діловодства.
- •Документообіг та система управління
- •2. Документні потоки в установі
- •1. Організування раціонального документообігу
- •1. Організація долучення документів до систем
- •2. Технологічні аспекти долучення документів
- •1. Завдання і порядок контролю
- •2. Строки виконання документів
- •Здійснення контролю за виконанням документів
- •Контроль
- •4. Автоматизована форма контролю
- •Типова та приблизна номенклатура справ
- •Розробка індивідуальної номенклатури справ
- •Побудова зведеної номенклатури справ
- •Оформлення й погодження номенклатури справ
- •Групування у справи документів з паперовими носіями
- •Особливості систематизації електронних документів
- •Оперативне зберігання документів
- •Видача документів зі справ
- •Зберігання електронних документів
- •Експертиза цінності документів
- •Оформлення справ
- •Оформлення обкладинки справи
- •Складання описів справ
- •Правила передавання справ на зберігання
- •Контроль за обігом і виконанням документів
- •Особливості переміщення в архів електронних документів
- •Особливості архівної роботи
- •Суть комп'ютеризації діловодства
- •Вимоги до автоматизації діловодних процесів
- •3. Вимоги до створення електронних документів
- •Електронний офіс
- •Інформаційні технології у діловодстві
- •Побудова електронної канцелярії
- •3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус
- •Умови праці працівників служби діловодства
- •Технічні та ергономічні вимоги до організації робочого місця.
-
Організаційна побудова служб діловодства.
-
Загальна характеристика СДЗУ
-
Функції структурних частин та операції СДЗУ
-
Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (СДЗУ)
-
Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями
-
Організаційна побудова сдзу
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
При виборі форми організації роботи з документами для конкретної установи слід враховувати наступні фактори:
-
обсяг документообігу;
-
характер роботи установи, її територіальне розміщення;
-
структура установи та її підрозділів;
-
технічна оснащеність;
-
кваліфікованість керівників, фахівців і технічних виконавців.
Найбільш важливим при виборі форми організації роботи з документами виступає фактор обсягу документообігу.
Зокрема, при цьому використовують так звану категорійність установ:
І-ша категорія: установи з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік.
ІІ-га категорія: установи з документообігом від 25 тисяч до 100 тисяч на рік.
ІІІ-тя категорія: установи з документообігом від 10 тисяч до 25 тисяч документів на рік.
ІV-та категорія: установи з документообігом до 10 тисяч документів на рік.
У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство, — канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розроблювальному положенні.
2. Загальна характеристика сдзу
У практиці управління діють наступні служби ДЗУ:
1. Управління справами (закладу, установи).
2. Загальний відділ.
3. Канцелярія.
В установах, що не мають зазначеної служби, функцію СДЗУ виконує секретар-керівник або інша виділена для цього посадова особа.
Існують 3 категорії співробітників СДЗУ
1. Керівники.
2. Фахівці.
3. Технічні співробітники.
3. Функції структурних частин та операції сдзу
1. Функція експедиції: прийом вхідної кореспонденції, сортування, реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи; кількісний облік документів; відправлення вихідної кореспонденції, доставка кореспонденції в структурні підрозділи та адресатам.
2. Функція групи по обліку та реєстрації кореспонденції: облік і реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів, забезпечення функціонування довідково-інформаційного апарата, пошук інформації, перевірка правильності вихідних і внутрішніх документів.
3. Функція групи контролю: контроль за своєчасним використанням документів, перевірка строків виконання структурними підрозділами усних доручень керівника, інформування керівництва про хід виконання документа й доручення.
4. Функція відділу листів: прийом і облік листів, заяв, скарг громадян; підготовка й передача на розгляд керівництву установи заяв, скарг, передача їх на виконання в структурні підрозділи; контроль за строками їхнього виконання, повідомлення заявників про результати розгляду пропозицій, заяв, скарг, формування справ із пропозиціями, заявами, скаргами та передача їх в архів, аналіз й узагальнення виконання, організація прийому відвідувачів.
5. Функція архіву: прийом, облік, зберігання, використання справ, що підлягають здачі в архів; контроль за правильністю формування, зберігання й використання справ у структурних підрозділах; підготовка справ до передачі в архів.
6. Функція секретаря і його заступників: попередній розгляд і підготовка кореспонденції з найбільш важливих питань; організація документаційного обслуговування нарад, бездокументаційне обслуговування роботи керівництва.
Операції СДЗУ:
1. Контроль за дотриманням стандартів на документи.
2. Експедиційна обробка і доставка документів виконавцям.
3. Реєстрація документів та обліково-довідкова робота.
4. Контроль за виконанням документів.
5. Формування, оформлення, зберігання й використання справ.
6. Оформлення і випуск розпорядницької документації установ.
7. Машинописне виготовлення, копіювання й розмноження службових документів.