3. Етапи створення звіту

Щоб представити в друкарському вигляді інформацію з таблиць або запитів, в Access використовуються звіти, які володіють наступними перевагами:

1. крім відображення вмісту полів з таблиць або запитів, в звітах також можна обчислювати різні підсумкові значення, а також групувати дані;

2. за допомогою звітів можна барвисто оформляти різноманітні документи, необхідні в тих або інших сферах професійної діяльності.

Для відображення основних даних і обчислених підсумкових значень в звітах можна використовувати наступні можливості:

1. Здійснення обчислень будь-якої складності з інформацією, яка знаходиться не тільки в одній, але також і в різних групах даних;

2. Використання ієрархічної структури у відображенні груп даних (у структурі може знаходитися до 10 рівнів);

3. Друк верхнього і нижнього колонтитулів на кожній сторінці звіту;

4. Для звіту можна встановити текст заголовка і приміток;

5. У кожній групі даних можуть знаходитися власні заголовки і примітки.

6. Використання упроваджених малюнків, об’єктів, а також підлеглих звітів.

Планування звіту починається задовго до того, як користувач реально створить його макет. Створення звіту починається з бажання користувача проглянути дані, що містяться в таблиці, але не у такому вигляді, в якому вони там представлені. Мета звіту – витягнути з розрізнених даних БД керований набір цінної інформації.

Створення звіту передбачає виконання наступних етапів.

• визначення макету звіту;

• збір даних;

• створення звіту за допомогою конструктора звітів;

• друк або переглядання звіту.

Визначення макету звіту. Починати потрібно із загального уявлення про макет звіту. Користувач може представити макет звіту у своїй уяві, на папері або інтерактивно за допомогою вікна конструктора Access. У макеті звіту міститься перелік необхідних полів і показано їх розміщення.

Збір даних. Після розробки загального формату звіту слід підібрати необхідні дані. У звіті можна використовувати дані з однієї таблиці бази даних або результуючий набір даних запиту. За допомогою запиту можна зв’язати декілька таблиць, а потім використовувати результати виконання запиту як джерело записів. Результуючий набір даних в Access можна розглядати як одну таблицю. Як відомо, в запиті можна вибрати поля, записи і порядок сортування записів. Access розглядає цей результуючий набір даних як єдину таблицю в режимі таблиці, форми і звіту. Динамічний набір записів стає джерелом даних для звіту, і Access обробляє кожен запис при його створенні. Дані звіту і конструкція звіту – це абсолютно різні речі. У конструкції користувач задаєте поля, які будуть використані в звіті. Потім при завантаженні звіту Access підставляє дані з таблиці або результатів запиту замість полів звіту. Так створюється звіт.

Існує декілька способів створення звіту.

• За допомогою команди Вставка – Звіт з головного меню вікна додатку при активізованому вікні бази даних.

• За допомогою кнопки Створити при активізованій вкладці Звіти вікна бази даних.

• За допомогою вибору опції Звіт з меню кнопки “Новий об’єкт” панелі інструментів.

Незалежно від вибраного способу з’явиться діалогове вікно Новий звіт.

Діалогове вікно “Новий звіт” дозволяє вибрати один з наступних способів створення звіту.

• Конструктор. Відображає порожнє вікно конструктора звіту.

• Майстер звітів. Допомагає створити стрічковий звіт, задаючи питання.

• Автозвіт: у стовпець. Негайно створює звіт в стовпець

• Автозвіт: стрічковий. Негайно створює стрічковий звіт.

• Майстер діаграм. Допомагає створити діаграму.

• Поштові наклейки. Допомагає створити поштові наклейки.