Тема: РАБОТА В EXCEL СО СПИСКАМИ ДАННЫХ И ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.

Цель работы: приобретение навыков практической работы в Excel по созданию, фильтра- ции и сортировке списков данных, по построению сводных таблиц и диаграмм.

Ответы на контрольные вопросы.

1. Поясните, какая электронная таблица является списком.

Списком в Excel называют однотабличную базу данных, которая состоит из строк (записей) и столбцов (полей) и удовлетворяет следующим условиям:

- заголовок столбца (имя поля) занимает одну ячейку в верхней строке списка;

- список содержит фиксированное количество полей;

- любое поле записи занимает одну ячейку;

- все поля каждого столбца содержат данные одного типа;

- в записях не должно быть ссылок на другие записи списка;

- в списке не должно быть пустых строк и столбцов;

- список должен быть отделен от остальных данных рабочего листа пустыми строками и столбцами.

Если электронная таблица соответствует вышеприведенным требованиям, то Excel автома- тически распознает ее как список.

2. Какие основные операции применяются к спискам?

К списку применяются такие операции обработки, как сортировка, фильтрация, структури- рование, подведение итогов, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные .

3. Что понимается под процессом фильтрации данных?

Фильтрация применяется в тех случаях, когда необходимо из общего списка выбрать и ото- бразить на экране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel представляет два способа фильтрации:

1) с помощью автофильтра;

2) с помощью расширенного фильтра. Первый способ применяется в тех случаях, когда необходимо быстро отфильтровать дан- ные с заданием одного или двух простых условий отбора. Эти условия накладываются на содер- жимое ячеек отдельного столбца. Второй способ рекомендуется использовать в следующих случаях:

- когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столб- цов;

- когда к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условия отбора;

- когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления за- данной формулы.

4. В чем заключаются различия в процедурах обработки таблицы с помощью автофильтра и расширенного фильтра?

Расширенный фильтр предоставляет пользователю дополнительные возможности задания условий отбора записей. Технология использования расширенного фильтра состоит из двух эта- пов: формирование области критерия поиска и фильтрация записей списка.

Для обработки таблицы с помощью автофильтра необходимо:

1. Активизировать любую ячейку списка и подать команду Данные/Фильтр/Автофильтр . В результате в строке имен полей рядом с именем каждого поля будет отображена кнопка со стрелкой.

2. Щелкнуть мышью на кнопке со стрелкой в требуемом поле имени. В результате откроет- ся меню, в котором отображены условия отбора записей: ( Все ), ( Первые 10… ), ( Условие… ) и значения полей столбца.

3. Выбрать необходимый пункт в предлагаемом меню. В итоге в списке останутся записи, содержащие поля с выбранным значением. При этом номера строк отфильтрованных таким обра- зом записей, и стрелка кнопки выбранного столбца будут высвечиваться синим цветом. В строке состояния будет указано число найденных записей из их общего числа.