2. Объем документооборота

Объем документооборота — количество документов всех потоков, поступивших в организацию и созданных ею за год, квартал, месяц. Подсчет ведется по регистрационным формам. Служба ДОУ обязана периодически составлять сводки по объему документооборота.

Объем документооборота зависит:

• от значимости организации;

• ее функций и уровня решаемых задач;

• связей с внешними организациями.

Знание объема документооборота необходимо:

а) для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

б) расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

в) определения загруженности делопроизводственного персонала и всего управленческого аппарата в целом.

Чтобы определить объем документооборота, необходимо отдельно подсчитать подлинники и копии документов за определенный промежуток времени, например 10814/15375 (хотя, нужно заметить, чаще всего эти цифры занижаются, так как, во-первых, не все документы регистрируются, во-вторых, трудно учесть копии). При количественном анализе документооборота определяется также и цикличность (периодичность) потоков документов для правильного распределения рабочего времени работников-документоведов.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предлагается их градация (категории):

1-я категория — предприятия с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория — предприятия с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория — предприятия с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория — предприятия с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) – называется структурное подразделение, на которые возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.)

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объемов документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция);

- инспекция при руководителе.

3. Регистрация документов

Регистрация документов – это запись данных о документе в журнале, по установленной форме фиксирующий факт его создания, отправления или получения.

Регистрация проводится с целью учета, контроля, создания базы для последующей справочной работы с документами, кроме того она определяет юридическую силу документа. При регистрации документ получает свой порядковый номер (на документе проставляется регистрационный штамп), под которым он вносится в регистрационную форму.

Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле в правом углу первой страницы поступившего документа, он является самостоятельным реквизитом «отметка о поступлении документа в организацию».

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• номер, присвоенный документу при его поступ­лении в организацию (для входящих документов);

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое под­шит исполненный документ). Кроме этого в состав обя­зательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа; наличие приложений и др.).

На сегодняшний день регистрация осуществляется в трех формах:

1. Журнальная регистрация – наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов (например: в секретном делопроизводстве). Она удобна в тех случаях, когда в организации мало входящих документов (до 1000 в год). Ее преимущества состоят также в том, что она исключает возможность регистрации задним числом. Недостаток – медленный поиск в журнале, особенно при больших объемах документов, а также по журналу неудобно осуществлять контроль за исполнением документа.

2. Карточная регистрация – дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п.

Преимущества:

- копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам;

- поиск по картотеке, более оперативен, чем при журнальной форме;

- обеспечивает однократность регистрации (потом можно делать копии);

- по картотеке удобно организовывать контроль, справочно-информационную работу;

- она может вестись несколькими сотрудниками одновременно.

Недостаток – возможны потери карточек.

3. Компьютерная регистрация – наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа.

Недостаток: возможны потери информации из-за технологических причин (вирусы, сбои в работе). Для этого проводят резервное копирование регистрации файлов.

Существуют три системы регистрации документов:

1. Централизованная система – представляет собой проведение всех регистрационных операций в одном месте (например: в службе делопроизводства) или одним работником (например: секретарем-референтом). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

2. Децентрализованная система – предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

3. Смешанная система – предполагает централизованную регистрацию одной части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

- входящие документы (внутри входящих документов регистрация происходит по видам документов: письма, приказы, договоры и т.д.);

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.