Ревизия (аудит) учредительных документов и формирования уставного фонда, резервного и добавочного фондов

1. Ревизия (аудит) уставного фонда;

2. Ревизия (аудит) резервного фонда;

3. Ревизия (аудит) добавочного фонда;

4. Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии учредительных документов;

5. Проверка наличия и правильность оформления и регистрации учредительных документов.

1. Одной из составных частей капитала сельскохозяйственных организаций является уставный фонд, представляющий собой активы, сформированные за счет учредителей (собственников). В процессе ревизии ревизор устанавливает, соответствует ли размер уставного фонда отраженной в уставе хозяйства сумме, исчисляющейся в виде сальдо по счету 80 «Уставный фонд» в главной книге и в балансе формы №1. Далее ревизор устанавливает, достаточна ли сумма уставного фонда для выполнения возможных обязательств и не ниже ли она минимального размера, установленного действующим законодательством. В случае нарушения указанных требований ревизор вносит предложения по приведению размера уставного фонда в соответствие с действующим законодательством. В процессе ревизии устанавливается своевременность и полнота взносов учредителей, собственников в уставный фонд организации. С этой целью используются записи по счету 75 «Расчеты с учредителями» в журнале-ордере №9 АПК, а также журнала регистрации взносов учредителей в уставный фонд СПК, в котором отражаются сведения о размере подлежащего взносу вклада и фактические поступления вкладов учредителей в уставный фонд организации. В акционерных обществах при первоначальной и последующих эмиссиях акций проверке подвергаются взаимосвязанные записи и данные на всех этапах подписной компании, начиная с объявления подписки и заканчивая оплатой размещенных акций. При этом в качестве источников информации используются проекты эмиссии акций, извещения о регистрации и подписке , данные синтетического и аналитического учета по счетам 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный фонд». При выявлении фактов не полностью размещенного и оплаченного капитала ревизор устанавливает, произведены ли соответствующие корректировочные записи по счетам 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный фонд» и в реальных ли размерах отражена величина уставного фонда на дату ревизии. При выпуске собственных актов и долей в хозяйственных обществах ревизор проверяет обоснованность выкупной стоимости этих акций и долей, их дальнейшего использования или аннулирования; правильность отражения указанных операций на счетах бухгалтерского учета.

Ревизор изучает записи по счету 81 «Собственные акции (доли)» с учетом того, что на данном счете должна быть обобщена информация о наличии и движении собственных акций, выкупленных акционерным обществом и акционерами для их последующей продажи или аннулирования. У организаций других форм собственности, кроме акционерных обществ, на этом счете учитываются доли участников, приобретенные самой организацией для передачи другим участникам. Следует учитывать, что сальдо по счету 81«Собственные акции (доли)» может быть только дебетовым и оно вычитается из итога раздела III «Капитал и резервы» пассива баланса. В тех случаях, если ревизор установил изменение в уставном фонде без решения учредителей и перерегистрации уставов хозяйства, они считаются недействительными и подлежат отмене или оформлению в установленном порядке. В сельскохозяйственных организациях, созданных в форме унитарных предприятий, ревизор проверяет наличие решений вышестоящих органов о закреплении ими имущества на правах оперативного управления или хозяйственного ведения. Соблюдение установленного порядка согласования отдельных видов сделок с этим имуществом, а также согласование операций, связанных с его изъятием и перераспределением. Проверяется также обоснованность изменений уставного фонда и правильность их отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Отдельной проверке подлежат обоснованность и правильность корреспонденции счетов по увеличению и уменьшению уставного фонда, ее соответствие инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского учета от 30.05.2003г. №89.

2. Сельскохозяйственные организации создают резервный фонд в размерах, предусмотренных в учредительных документах, которые образуются за счет чистой прибыли организации в корреспонденции счетов: дебет – 84; кредет – 82. В акционерных обществах резервный фонд создается в обязательном порядке. Другие организации образуют резервный фонд добровольно, если это предусмотрено в уставе организации. В процессе ревизии ревизор устанавливает обоснованность образования и использования резервного фонда, при этом аудитор определяет:

1. правильность расчета фондообразующих показателей, применяемых для определения сумм, отчислений в резервный фонд. В соответствии с учредительными документами проверяется размер прибыли, направляемой в данный фонд.

2. выполнение условий и наличие соответствующих документов, дающих право на образование резервного фонда, к которым относятся: учредительные документы организации, учетная политика, действующие положения, инструкции, законодательные акты.

3. правильность использования средств резервного фонда. Данный фонд может быть направлен на покрытие убытка отчетного года, на погашение необеспеченных кредитов и займов, для расчетов с учредителями.

4. правильность корреспонденции счетов по счету 82 «Резервный фонд» и ведение учетных регистров – журнал-ордер №12 АПК, главные книги.

3. В процессе ревизии аудитором изучается учет добавочного фонда по счету 83 «Добавочный фонд». Наиболее характерными источниками пополнения добавочного фонда являются:

1. эмиссионный доход от размещения акций, определяемый как сумма разницы между продажной стоимостью акций и номинальной стоимостью, вырученной в процессе формирования уставного фонда;

2. прирост стоимости внеоборотных и оборотных активов, полученных в результате проведения их переоценки в соответствии с законодательством Республики Беларусь. При этом следует иметь в виду, что в случае, если по результатам предыдущих переоценок была получена уценка, которая отнесена на уменьшение нераспределенной прибыли, дооценка в отчетном периоде сначала направляется на покрытие ранее полученной уценки и лишь в оставшейся части на пополнение добавочного фонда.

При проверке кредитовых записей по счету 83 «Добавочный фонд» используются данные первичных документов (ведомостей переоценки основных средств, нематериальных активов); денежные документы (отчеты кассира, выписки банка), а также данные журнала-ордера 12АПК, журнала-ордера 8АПК по счету 75 «Расчеты с учредителями». Записи по дебету счета 83 «Добавочный фонд» сверяют с записями по корреспондирующим счетам 75 «Расчеты с учредителями» - при превышении номинальной стоимости акций над продажей; 81 «Собственные акции (доли)» - при изъятии выкупленных акций из обращения и их списания за счет эмиссионного дохода; 80 «Уставный фонд» - при направлении части добавочного фонда на пополнение уставного фонда; 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) – при погашении убытка отчетного года; 75 «Расчеты с учредителями», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при распределении добавочного фонда между учредителями и работниками хозяйства. Аудитор проверяет законность и обоснованность каждой вышеназванной записи, так как записи по дебету счета 83 «Добавочный фонд» производятся в исключительных случаях. В процессе проверки устанавливается соответствие корреспонденции счетов по счету 80 «Уставный фонд» требованиям инструкции по применению типового плана счетов бухгалтерского учета от 30.05.2003г. №89, а также правильность ведения учетных регистров по счету 83 «Добавочный фонд».

4. В соответствии с гражданским законодательством предпринимательская деятельность осуществляется в форме образования юридического лица, то есть виды предпринимательской и иной деятельности, которые могут осуществляться только при наличии необходимых лицензий, подлежат лицензированию. Указанные формы государственного регулирования экономического производства имеют важное правовое и контрольное значение.

Основными задачами контроля и ревизии учредительных документов являются:

1. выявление соответствия уставных и фактических целей и предметов деятельности, формирования уставного капитала;

2. соблюдение установленного порядка создания органов управления и осуществления ими полномочий;

3. соблюдение иных норм устава проверяемого хозяйства, а также наличия соответствующих лицензий на лицензируемые виды деятельности.

Последовательность ревизии учредительных документов:

1. подтверждение наличия утверждения регистрации и хранения устава, учредительного договора и иных учредительных документов в установленном порядке;

2. изучается соответствие устава хозяйства нормам гражданского законодательства, регулирующего особенности создания и функционирования субъектов данной организационно-правовой формы, исходя из специфики местных условий и отраслевых особенностей;

3. определение полноты соблюдения всех правовых норм устава хозяйства, его производственной и финансово-хозяйственной деятельности, а также соблюдения установленного порядка ее лицензирования.

На основе обобщения результатов проверки определяется характер нарушений устава хозяйства и действующего законодательства, их причины, виновные лица и намечаются конкретные меры по устранению недостатков.

Источники контрольных данных:

1. устав организации;

2. учредительный договор;

3. протоколы собрания учредителей;

4. хозяйственные договоры;

5. расчеты оценки имущественных и неимущественных вкладов учредителей в уставный фонд;

6. записи по счетам 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный фонд» и другие корреспонденции с данными счетами;

7. письменные объяснения должностных лиц;

8. переписка с учредителями, налоговыми и другими органами по вопросам оформления и регистрации учредительных документов, включая изменения и дополнения , внесенные в эти документы и прошедшие соответствующие процедуры (регистрации).

5. Контрольное изучение учредительных документов проводится на начальном этапе контрольно-ревизионных работ. При этом обращается внимание на наличие и правильность оформления учредительного договора, в котором учредители должны определить порядок создания и условия деятельности данного юридического лица, условия передачи ему своего имущества, распределение между учредителями прибыли и убытков, вывода отдельных учредителей из состава данной организации. Ревизоры проверяют соблюдение режима хранения устава и других учредительных документов, которые должны храниться также как и документы строгой отчетности. Проверяется утверждение устава общим собранием учредителей, оформлено ли утверждение устава соответствующим протоколом общего собрания и сделаны ли записи в специальной книге протоколов, применяемой для этих целей. Ревизоры устанавливают дату проведения собрания, его правомерность (на нем должны присутствовать все учредители или их доверенные лица), за утверждение устава должны проголосовать все присутствующие учредители или их доверенные лица. Затем ревизоры проверяют соответствие общих статей устава хозяйства нормам гражданского законодательства Республики Беларусь. По результатам проверки контролеры выявляют обоснованность общих статей устава, а в случае отступления от действующего законодательства выписывают допущенные нарушения в отдельную ведомость, прилагаемую к акту ревизии. Затем выявляется соблюдение отдельных статей устава хозяйства практической деятельности, его исполнительного органа и отдельных должностных лиц: периодичность созыва общего собрания учредителей, проверка количества присутствующих учредителей на собрании на предмет определения правомочности указанных собраний.

Источниками данных для такой проверки служат записи книги протоколов, по которым можно установить, сколько раз созывалось общее собрание, количество присутствующих на нем учредителей, повестку дня, характер обсуждаемых вопросов, содержание решений.

В СХПК и коллективных хозяйствах ревизоры проверяют соблюдение порядка членства в хозяйстве на основании заявлений о приеме в члены хозяйства и выходе из него, собеседования с отдельными лицами и взятие от них письменных объяснений, проверки наличия трудовых книжек.

Выявление соответствия важным статья и нормам устава хозяйства таким как: соблюдение установленных систем земледелия и животноводства, эффективности ведения производства организации, оплаты и дисциплины труда, распределение продукции и доходов, ревизоры устанавливают по данным бизнес-плана, текущему бухгалтерскому учету, статистической и бухгалтерской отчетности, а также положения об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка СПК. По данным проверки соответствующих разделов общего акта ревизии устанавливается степень полноты соблюдения тех или иных уставных положений и отражаются в данном акте. По обнаруженным фактам нарушений отдельных статей устава хозяйства выявляют причины и конкретных виновных лиц, на основании чего контролеры вносят соответствующие предложения на рассмотрение определенного органа управления хозяйством для устранения этих нарушений и возмещения причиненного ущерба. Проверяется наличие и сроки действия полученных хозяйством лицензий, для чего в специальной ведомости указывают виды лицензируемой деятельности, реквизиты соответствующих лицензий и сроки их действия, а в случае отсутствия лицензий, делают соответствующие замечания.