15. Асаблівасці афіцыйна-справавога стылю. Патрабаванні да мовы дакументаў.

Афіцыйна-справавы стыль абслугоўвае афіцыйна-справавую, канцылярскую, юрыдычную, дыпламатычную сферы грамадскай дзейнасці чалавека. Рэалізуецца ён у дзяржаўных дакументах, указах, дагаворах і інш. Вылучаюць наступныя падстылі: заканадаўчы, адміні-страцыйна-канцылярскі, дыпламатычны.

Асаблівасці афіцыйна-справавога стылю:

1. Паўната і своечасовасць інфармацыі, дакладнасць і лаканізм фармулёвак – інфармацыйнасць.

2. Нейтральны тон выкладання.

Выкарыстоўваюцца сродкі лагічнай, а не эмацыянальна-экспрэсіўнай ацэнкі сітуацыі – аб’ектыўнасць.

3. Дакладнасць інфармацыі дасягаецца перш за ўсё праз ужыванне спецыяльнай тэрміналогіі.

4. Стандартызацыя мовы справавых зносін.

5. Уніфікацыя мовы справавых зносін заключаецца ў скарачэнні неапраўданай разнастайнасці дакументаў, прывядзенні іх да аднастайных формаў.

Слова “дакумент” лацінскага паходжання і абазначае пасведчанне, спосаб доказу. Існуе некалькі азначэнняў паняцця “дакумент”. Сучаснае азначэнне. Дакумент – гэта матэрыяльны аб’ект з замацаванай у ім інфармацыяй для перадачы яе ў часе і прасторы.

Дакумент выступае адначасова і як прадмет працы кіраўніка, і як яе вынік.

Дакумент выконвае разнастайныя функцыі:

1) інфарматыўную (у дакуменце фіксуюцца факты, падзеі разумовай і практычнай дзейнасці чалавека);

2) арганізацыйную (пры дапамозе дакумента забяспечваецца ўздзеянне на калектыў для арганізацыі і каардынацыі дзейнасці яго членаў);

3) камунікатыўную (забяспечваюцца знешнія сувязі прадпры-емстваў і арганізацый);

4) юрыдычную (змест дакумента выкарыстоўваецца ў якасці доказу);

5) выхаваўчую (дакумент дысцыплінуе выканаўцу, патрабуе павышанага ўзроўню адукацыйнай падрыхтоўкі).

16. Групы справавой дакументацыі і культура іх афармлення.

Дакументы па відах дзейнасці (планавыя, навукова-тэхнічныя, праектна-каштарысныя і г.д.); па спосабе фіксацыі інфармацыі (пісьмовыя, графічныя, кіна-, фота-, фонадакументы); па месцы складання (для рашэння знешніх і ўнутраных пытанняў); па ступені галоснасці (сакрэтныя, зусім сакрэтныя, адкрытыя); па юрыдычнай сіле (сапраўдныя і фальшывыя); па тэрмінах выканання (тэрміновыя і нетэрміновыя); па стадыях падрыхтоўкі (чарнавыя і арыгінал); па тэрмінах захоўвання (пастаяннага і часовага захоўвання).

Па сваім функцыянальным прызначэнні ўсе службовыя дакументы падзяляюцца на наступныя групы:

1) асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

2) дырэктыўныя, або распарадчыя (загад, пастанова, распара-джэнне);

3) фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і стратах, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі);

4) адміністрацыйна-арганізацыйныя (кантракт, план, дамова, справаздача, пратакол, канстытуцыя);

5) інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіскі, акт);

6) арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);

7) справавыя лісты (пісьмы і іншая карэспандэнцыя).

Кожнаму віду дакумента адпавядае пэўная колькасць рэквізітаў – абавязковых элементаў службовага дакумента. Сукупнасць рэквізітаў - яго фармуляр. Пры стварэнні уніфікаванай сістэмы дакументацыі распрацоўваецца фармуляр-узор – мадэль сукупнасці уніфікаваных формаў дакументаў. Два асноўныя фарматы дакументаў – А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле – гэта частка плошчы фармата, прызначаная для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал – поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра – рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца рэквізітамі.