17. Культура падрыхтоўкі і афармлення справавых лістоў.

Справавы ліст уваходзіць у сістэму арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, таму на мову і стыль справавога ліста распаўсюджва-юцца амаль тыя ж самыя законы складання службовых тэкставых дакументаў (пратаколаў, справаздач і г.д.).

Як правіла, аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная, а не фізічная, таму стандарт патрабуе абавязкова называць выканаўцу яго. Большая частка такіх лістоў візіруецца і падпісваецца некалькімі асобамі, што надае яму большую важнасць.

Калі аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная – арганізацыя, прадпрыемства, установа, фірма, кааператыў, аб’яднанне, – то суб’ект дзеяння атаясамляецца з назоўнікамі са значэннем зборнасці: дырэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, савет дырэктараў і г.д.

18. Кампазіцыя справавога ліста (ліст-просьба, ліст-адмова).

Кампазіцыя справавога ліста – гэта паслядоўнасць размяшчэння яго састаўных частак (аспектаў). Найбольш рацыянальная структура тэксту справавога ліста складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца факты і падзеі, якія паслужылі падставай для складання гэтага ліста, а ў другой частцы – высновы, просьбы, прапановы, рашэнні, распараджэнні.

Напрыклад, кампазіцыя ліста-запытання можа выглядаць так:

– ветлівы зварот;

– абгрунтаванне актуальнасці запытання;

– змест запытання;

– вынік, які мяркуецца атрымаць, калі запытанне будзе задаволена;

– фармулёўка гарантыі;

– заключныя словы.

Ліст-просьба ўключае наступныя часткі:

– ветлівы зварот;

– выкладанне прычыны, якая прымусіла звярнуцца з гэтай прось-бай;

–выкладанне самой просьбы;

–вынік, які атрымаецца, калі просьба будзе задаволена;

–гарантыі;

– папярэдняя ўдзячнасць і гатоўнасць супрацоўнічаць;

–заключныя словы.

Найбольшую цяжкасць выклікае складанне ліста-адмовы.

Кампазіцыя ліста-адмовы можа быць такой:

– ветлівы зварот;

– дэталёвае паўтарэнне просьбы;

– абгрунтаванне прычын, па якіх просьба не можа быць выканана;

– канстатацыя адмовы;

– заключныя словы.

19. Правілы справавой перапіскі.

Кожны ліст уключае адзін або некалькі аспектаў. Таму існуе паняцце адна- і многааспектныя лісты. Аспект – гэта думка (тэма), якая выказана адным або некалькімі сказамі. Многааспектны ліст патрабуе пачынаць змест кожнага аспекту (думкі, тэмы) з новага радка – абзаца, які і будзе служыць паказчыкам пераходу ад адной думкі да другой. Такім чынам будзе значна лягчэй успрымацца інфармацыя тэксту ліста, можна хутка знайсці неабходны аспект (абзац), каб спыніцца і засяродзіць на ім увагу.

Парушэнне гэтага патрабавання – прытрымлівацца абзацаў у лістах – значна абцяжарвае працэс успрымання і апрацоўкі інфармацыі.

Ці правільна аформлены гэты ліст? Якія аспекты ўтрымлівае гэты ліст? Вызначце і назавіце іх.

Безумоўна, гэты ліст утрымлівае тры розныя аспекты: удзячнасць, паведамленне, просьбу – і кожны сказ-аспект павінен быў пачынацца з новага радка.

Паводле функцыянальных прыкметаў усе лісты можна падзяліць на дзве групы:

1) лісты, якія патрабуюць адказаў;

2) лісты, якія не патрабуюць адказаў.

Лісты першай групы ўключаюць ліст-просьбу, ліст-зварот, ліст-прапанову, ліст-запытанне, ліст-патрабаванне.

Лісты другой групы, што не патрабуюць адказаў, – гэта ліст-папя-рэджванне, ліст-напамінанне, ліст-пацвярджэнне, ліст-адмова, ліст-распараджэнне, ліст-паведамленне, гарантыйны ліст і суправа-джальны.

Кожны ліст мае сваю моўную формулу, г.зн. устойлівы зварот, словазлучэнне, якія паказваюць на характар функцыі гэтага ліста. Напрыклад, моўнай формулай для ліста-просьбы будуць словы “Прашу, просім, звяртаемся з просьбай”; ліста-паведамлення – словы “Паведамляем, даводзім да вашага ведама, інфармуем” і г.д. Па моўных формулах і вызначаюць разнавіднасць справавых лістоў.