17. Структурный подход к организации

Для обеспечения координации и контроля деятельности своих подразделений и работников организации создают структуры. Структуры организаций отличаются друг от другасложностью – степенью разделения деятельности на различные функции, формализацией – степенью использования установленных правил и процедур, соотношением централизации и децентрализации – уровнями, на которых принимаются управленческие решения.

Структурный подход применяется в организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализацию и департаментализацию.

Разделение и специализация труда должны применяться, чтобы предоставить возможность организации произвести большее количество продукции лучшего качества, затратив при этом столько же усилий. Это возможно за счет того, что разделение труда позволяет сократить число объектов, на которых необходимо сосредоточиться работнику.

Принцип единства цели и руководства подразумевает, что все принципы, появившиеся вследствие разделения и специализации труда, должны служить достижению единой цели, деятельность организации должна осуществляться по единому плану. Кроме этого необходимо назначить единого руководителя, который бы этой деятельностью управлял и ее координировал.

Принцип централизации и децентрализации власти подразумевает, что для каждой конкретной ситуации необходимо либо снизить, либо увеличить объем власти руководителя, при этом нужно учитывать индивидуальные способности руководителя.

Соблюдение указанных выше принципов ведет к созданию вертикальной цепи руководителей, по которой все связи должны проходить от низших уровней организации до высших и наоборот. Эффективность этой цепи зависит от того, насколько четко определены задачи и базис, на котором основывается деятельность департаментов, и от того, передаются ли полномочия на нижестоящие уровни управления.

Помимо вертикальной цепи руководителей, необходимо также формировать и горизонтальные связи в организации. В организациях возникают ситуации, когда соблюдение вертикальной цепи при решении вопроса может привести к абсурдному пути его решения. Во избежание этого нужно дать право руководителям напрямую взаимодействовать.

Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц.

Но она не учитывает такой фактор, как человеческое поведение, который влияет на порядок взаимодействия и его координацию. Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры. На эффективность деятельности организации влияют:

1) реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и в должностных обязанностях;

2) политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала;

3) полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления.

Рациональная структура организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности производства.

27 Управление организационной культурой — это третий компонент эффективности реализации стратегий в рамках малого бизнеса. Организационная культура отражает общие основы, на которых действует компания. Это — ключевой элемент, обеспечивающий любой организации труднодостижимое устойчивое конкурентное преимущество. Что такое организационная культура? Культура — это система моральных ценностей компании. Это неписаные законы, определяющие, что разрешено и что недопустимо в практике ее деятельности . Культура компании складывается из ее истории, из истории деятельности ее главных и значимых лиц, из памятных событий и легенд, из всего того, что делает компанию тем, что она есть. Считается, что организационная культура — тонкий нематериальный элемент, связанный с работающими в компании людьми, доверием, стилем руководства, энтузиазмом , Это то, что работники делают самостоятельно, когда никто не указывает им, что делать. Организационная культура складывается из общей разделяемой всеми системы ценностей и суждений, она заявлена в целях, к которым стремится организация, и проявляется в средствах, используемых ею для достижения этих целей . Как утверждают Bowman и Faulkner (1997), культура формируется под влиянием трех факторов: организационных процессов, познавательных (когнитивных) процессов и организационногоповедения.ОрганизационныепроцессыНа культуру могут оказывать влияние организационная структура и стиль руководства. Для предпринимательских организаций к важным элементам культуры относятся полномочия принимать решения. Практика делегирования полномочий и совместной ответственности осуществляется посредством вовлечения работников в процессы принятия решений и создает культуру, в корне отличную от организационной культуры тех компаний, где права и полномочия работников участвовать в выработке решений и стратегий жестко ограничены. Когнитивные процессы Под познавательными процессами понимается система ценностей, мнений и суждений, которые разделяют все сотрудники компании. Можно с уверенностью предположить, что в предпринимательских предприятиях они формируются под влиянием личности предпринимателя или руководителя—аладельца бизнеса. Его стиль руководства, а также жизненная философия во многом определяют основные характеристики когнитивной карты работников и их соответствующих предпочтений в выборе линии поведения и действий в рамках предприятия. Организационное поведение — это то, что фактически происходит в организации. Оно испытывает влияние ряда внешних факторов, но вместе с тем отражает и усиливает организационную культуру.

38

2)Рациональная структура формируется на основе принципов статической организации. Выделяются следующие принципы структуризации.

Целеполагание. Рациональность структуры состоит в ее целесообразности. Структура должна соответствовать целевой ориентации организации, основу которой составляет ее миссия.

Приоритет функций над составом звеньев. Достижение установленных целей предполагает осуществление организацией определенных функций. Эти функции обеспечиваются соответствующей структурой.

Приоритет объекта над субъектом. Структура — важнейшая объективная характеристика организации. Она определяет жизнедеятельность организации в сложившейся ситуации при существующих объективных условиях. Рациональная структура должна обеспечивать гомеостатичность организации и устойчивость ее существования при различном состоянии субъективных факторов.

Адаптивность. Структура должна обладать способностью адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды, к целевой переориентации, к новой стратегии развития. Основное условие адаптивности — гибкость структуры.

Полная координация. Основные направления структурной координации:

обеспечение согласованности различных функциональных структур (технологической, организационной и т. д.);

формирование четкой системы координирующих связей между центром, средним звеном и периферией;

эффективная межблоковая координация;

четкая взаимная координация деятельности структурных подразделений различных уровней (цехов, участков и т. д.);

обеспечение скоординированности функционирования каналов и узлов связи.

Минимум сложности. Основными направлениями минимизации структурной сложности являются:

обеспечение компактности структуры;

установление четкой целевой ориентированности структуры и ее отдельных компонентов;

понижение высоты многоуровневых структур;

сокращение промежуточных звеньев в общей схеме связей;

уменьшение дублирования функций подразделений должностных обязанностей и каналов связей.

Полномасштабность. В пределах организации не должно быть блоков, подразделений и отдельных людей, изолированных от остальной организации и не включенных в единую сеть структурных системообразующих связей.

Пределы автономности. Каждый компонент структуры должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, а с другой — не должна допускать нарушения целостности и единства структуры организации.

Сочетание централизации и децентрализации. Не может существовать полностью децентрализованная структура — она потеряет свою целостность. Не может функционировать и организация, полностью лишенная децентрализации — с потерей автономности она потеряет свою структурность.

Сочетание непрерывности и дискретности связи, обеспечивающее максимальную экономичность связи и полную стабильность структуры, исключающую возможность потери равновесия организации.

Взаимосогласованность вертикальных и горизонтальных связей.

Субординация — соподчиненность низших уровней по отношению к высшим.

Единство распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления.

Соответствие между формально зафиксированными и реально существующими структурными связями. Оптимальный диапазон контроля — достаточно широкий, чтобы обеспечить управляемость и скоординированность функционирования организации, но не чрезмерный, чтобы не нарушать автономности подразделений, не подавлять активность и адаптационные способности членов организации.

41

Принципы могут иметь разную степень конкретизации и детализации. В теории организации принципы имеют две направленности: принципы организации организаций, принципы организации людей. 3.1. Принципы организации организаций. Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура. Несмотря на существующую типологию организационных структур управления (линейную, функциональную, штабную и др.), в каждой организации имеются особенности (нюансы) ее построения в зависимости от набора и сочетания субъективных факторов. Каждая организация, как и человек, неповторима, поэтому нет никакого смысла полностью копировать ее структуру, методы и т.п. для других организации. Для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда как счет повышения эмоционального уровня работника, так и за счет большего изобретательства (генерации идей). Социальная сфера играет большую объединяющую роль. Если в организации коммуникации ограничиваются рамками отдела, цеха и другими формальными структурами, то в рамках социальной сферы это объединение значительно шире, оно напоминает матричную структуру, которая наиболее способствует появлению новых идей. В ряде организаций вводят новые подразделения социального назначения, например, кабинет психологической гармонии, комнату-буфет, плавательный бассейн и др. Данные подразделения кроме оздоровительной функции играют роль клуба для людей разных специальностей. Кроме всех прочих тем, разговор в таких подразделениях всегда заходит и о работе, нерешенных проблемах. Люди разных профессий в неформальной обстановке значительно быстрее находят решения производственных проблем или подходы к ним.  3.2. Принципы организации людей. Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой. Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизующего фактора вступит тормозящий. Малый объем работы заставляет человека искать предмет приложения своих ресурсов, что не всегда идет на пользу организации. Найти оптимум для каждого человека можно с помощью тестирования либо с помощью специалистов консультационных фирм. В настоящее время широко используется методика «мелких шагов» для загрузки работников. Руководитель для каждого работника выбирает такой объем работы, который тот может выполнить в течение недели. Затем еще небольшой объем (шаг) и смотрит на ход выполнения и т.д. до снижения качества или сроков выполнения. После этого объем работы, эквивалентный последнему, снимается. Такой цикл повторяется многократно. Процессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления. Работнику любой организации приходится много просматривать информации и часть из нее он должен запоминать или записывать. Для эффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по данной тематике.  Руководитель любой организации не должен скупиться на повышение квалификации своих наиболее перспективных сотрудников, т.к. знания всегда дают наибольшую отдачу. Любой человек видит в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился. Руководитель организации должен заранее оповещать своих работников о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Дополнительная информация, включенная в ходе проведения собрания, не запоминается. Первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная. Руководитель должен вовремя доводить информацию до подчиненных, чтобы опередить ложную или непроверенную. Доходчивость сообщения будет выше при использовании нескольких форм подачи одной и той же информации. При проведении собраний или совещаний руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала: слова и музыка; слова и плакаты; слова и образцы.

43

В реальной жизни социальные системы реализуются в виде организаций, компаний, фирм и т.д. Продукция таких организаций – это товары (услуги), информация или знания. Таким образом,социальная организация – это социальная (общественная) подсистема, характеризующаяся наличием человека как субъекта и объекта управления в совокупности взаимосвязанных элементов и реализующая себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний.

В теории организации выделяют социально-политические, социально-образовательные, социально-экономические и другие организации. Каждый из этих видов имеет и приоритет собственных целей. Так, для социально-экономических организаций главная цель – получение максимальной прибыли; для социально-культурных – достижение эстетических целей, а получение максимальной прибыли является вторичной целью; для социально-образовательных – достижение современного уровня знаний, а получение прибыли также является вторичной целью.