6.5.3. Формы данных
Формы данных предназначены для наглядного представления информации БД и позволяют значительно облегчить как ввод информации, так и ее восприятие. Форму также можно использовать как кнопочную Форму, открывающую другие Формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
6.5.3.1. Создание формы
Рассмотрим процесс создания формы для таблицы "Сессия". Следует учесть, что у Вас к этому моменту должны быть готовы две таблицы БД "Успеваемость" – "Студенты" и "Сессия".
Открыть БД "Успеваемость" и выбрать объект "Формы".
После выполнения задания мы видим, что MS Access предлагает создание Формы либо в режиме Конструктора, либо в режиме Мастера.
Щелкнуть кнопку "Создать" вверху главного меню MS Access.
После щелчка кнопки "Создать" открывается диалоговое окно по созданию Форм, в котором нам будет предложена еще одна возможность создания Формы - с помощью автоформы (автоматически переводит все поля таблицы в выбранную форму) (рис.6.31).
Рис.6.31. Диалоговое окно создания Форм
Из рис.6.31 видно, что MS Access предлагает следующие виды форм: в столбец; табличная; ленточная; выровненная; диаграмма; сводная таблица и сводная диаграмма. Вид форм в столбец, табличная и ленточная приведен на рис.6.32, 6.33 и 6.34.
Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Для создания Формы в режиме Мастера следует выбрать режим Мастера и таблицу, согласно рис.6.31, и щелкнуть кнопку "Ok".
Выбрать режим Мастера форм, таблицу "Сессия" и щелкнуть кнопку "Ok".
Рис.6.32. Форма в столбец Рис.6.33. Табличная форма
Рис.6.34. Ленточная форма
В результате переходим в окно "Создание форм рис.6.35.
Рис.6.35. Окно "Создание форм"
На этом этапе выбирается поля таблицы, которые должны присутствовать в форме. Форма может не включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается. Для выбора полей используются кнопки "›" и "››", которые соответственно переводят одно выбранное поле или все поля таблицы в форму. Аналогично из формы могут быть удалены отдельные поля кнопкой " ‹ " или все поля кнопкой " ‹‹ ".
Перевести все поля таблицы "Сессия" в форму.
В результате на экране возникнет картина, приведенная на рис.6.36.
Рис.6.36. Выбор всех полей таблицы "Сессия" в форму
Для перехода на следующий шаг построения формы следует щелкнуть кнопку "Далее".
Щелкнуть кнопку "Далее".
На следующем шаге выбирается вид формы (рис.6.37).
Выбрать вид формы "В один столбец" и щелкнуть кнопку "Далее".
Рис.6.37. Окно выбора вида формы
Следующим шагом создания формы является выбор ее стиля оформления (рис.6.38).
Рис.6.38. Окно выбора стиля формы
Выбрать любой понравившийся стиль формы и щелкнуть кнопку "Далее".
На последнем шаге создания формы (рис.6.39) следует задать имя формы (вверху окна) и выбрать режим последующих действий ("открыть форму для просмотра или ввода данных" или "изменить макет формы")
Рис.6.39. Окно задания имени формы
Задать имя формы – "Форма по работе с таблицей "Сессия" ", выбрать режим
"открыть форму для просмотра или ввода данных" и щелкнуть кнопку "Готово".
В результате на экране появится форма вида "В столбец" таблицы "Сессия" (рис.6.40).
Рис.6.40. Форма вида "в столбец" таблицы "Сессия"
Отдельные поля таблицы расположены в форме в столбец, причем слева приводится имя поля, а, напротив, в окне – фактические данные. Внизу слева находится переключатель записей формы. В нем приводится информация, что в данный момент в окне отображается информация первой записи таблицы "Сессия". Всего записей 6. Для перехода к следующей записи используется кнопка "", к последней записи кнопка "" и соответственно на одну запись назад кнопка "", а к первой записи кнопка "".