С созданной таблицей

В заключении отметим недостатки режима Мастера. Очевидно, что к недостаткам следует отнести, прежде всего, невозможность создания своих полей с нужным типом данных. В тоже время, невозможно накладывать ограничения на значения полей. Чтобы преодолеть эти недостатки приходиться переходить в режим Конструктора. Поэтому, при создании таблиц рекомендуется использовать режим Конструктора.

6.5.2.2. Режим Конструктора

Режим Конструктора является основным при создании таблиц. В случае создания новой таблицы для работы в этом режиме следует выбрать первый пункт в главном меню MS Access (рис.6.9). В нашем случае таблица уже создана (хотя и не совсем та, которая нужна), поэтому для перехода в режим конструктора следует щелкнуть инструмент "Вид" на панели инструментов MS Access. Следует запомнить, что пиктограмма в виде линейки, треугольника и карандаша обозначает переход в режим Конструктора. При переходе в режим Конструктора значок на инструменте "Вид" изменится на , который позволяет перейти в режим ввода данных в таблицу.

Перейти в режим Конструктора, затем вернуться в режим Таблицы и обратно в

режим Конструктора.

После выполнения задания на экране возникнет картинка, приведенная на рис.6.18.

Рис.6.18. Режим Конструктора

Перед нами три столбца. Первый столбец предназначен для написания имени поля, второй – для определения типа данных поля, а третий - для примечаний. Требования к имени поля можно прочитать на рис.6.10 (в имени не должно быть точки, восклицательного знака, квадратных скобок, непечатаемого символа и имя не должно начинаться с пробела).Переход к столбцу "Тип данных" можно осуществлять с помощью клавиш управления курсоров, клавишами "Tab" или "Enter", мышью. При переходе в столбец "Тип данных" справа в строке находится кнопка открытия списка, при щелчке по ней открывается список типов данных MS Access (рис.6.19).

Рис.6.19. Типы данных MS Access

Тип данных поля - это характеристика поля, определяющая, какие данные могут сохраняться в поле. Например, в поле с типом "Текстовый" можно вводить как текст, так и числа, а в полях с типом "Числовой" допускается хранение только числовых данных. В приведенной ниже таблице 6.1 указаны все типы данных полей, поддерживаемые в MS Access, их назначение и размеры.

Таблица 6.1

Характеристика типов данных MS Access

Тип данных	Характеристика типа
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов. Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле.
Поле МЕМО	Длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65536 знаков.
Числовой	Данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип "Денежный"). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов. Конкретный тип числового поля определяется значением свойства Размер поля (FieldSize).
Дата/время	Значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.
Денежный	Используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.
Счетчик	Автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Сохраняет 4 байта.
Логический	Данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как "Да/Нет", "Истина/Ложь", "Вкл/Выкл". Значения Null не допускаются. Null – это значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. В Visual Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null. Сохраняет 1 бит.
Поле объекта OLE	Объекты OLE (такие как документы MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. OLE - это технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы MS Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).
Гиперссылка	Гиперссылка. Цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или странице HTML в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP. Гиперссылка может иметь вид пути UNC (UNC - Universal Naming Convention). Способ записи имени файла, который позволяет задать его местоположение независимо от конкретного компьютера. Вместо указания буквы диска и пути адреса UNC используют синтаксис (\\Сервер\ОбщаяПапка\Путь\ИмяФайла), либо адреса URL (URL - Uniform Resource Locator). Адрес, указывающий протокол (такой как HTTP или FTP) и расположение объекта, документа, веб-страницы или другого ресурса в Интернете или интрасети, например: http://www.microsoft.com/. Сохраняет до 64000 знаков.
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, соответствующего полю подстановок. Первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Поле подстановок – это поле, используемое в форме или отчете. В нем выводится либо список значений, загружаемый из таблицы или запроса, либо сохраняемый постоянный список значений. Размер — обычно 4 байта.

Поясним некоторые аспекты использования данных типа "Счетчик", "Текстовый" и "Поле Мемо".

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчика. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Поле счетчика может генерировать три типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы.

Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле.

Тип данных "Поле MЕМО" используется для хранения более 255 знаков. В поле MЕМО может находиться до 65536 знаков. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля МЕМО создайте поле объекта OLE.

В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные знаки, знаки пробелов для неиспользованных позиций в поле храниться не будут.

На рис.6.18 внизу находится табличка, где указываются ограничения, накладываемые на хранящиеся данные. Вид и количество ограничений зависит от типа используемых данных. Вид возможных значений форматов данных можно увидеть, если щелкнуть в нужной строке мышью. В результате в этой строке появляется текстовый курсор и кнопка открытия списка возможных значений ограничений. Например, для типа данных "Счетчик" можно выбрать вариант, при котором происходит последовательное увеличение новых значений (каждое новое значение увеличивается на единицу), либо вариант случайного выбора нового значения (рис.6.20).

Рис.6.20. Изменение присвоения новых значений типу данных "Счетчик"

Обращает внимание наличия строки "Индексированное поле", в котором устанавливается возможность совпадения или несовпадения для различных записей (рис.6.21).

Рис.6.21. Выбор метода изменения индексированного поля

Отметим, что поле "Код студента" - ключевое поле (что подтверждается наличием знака ключа напротив этого поля), которое по определению не допускает совпадений. Ключевое поле устанавливается следующим образом:

а) сначала курсор мыши заводится слева, напротив нужной строки с именем поля, так, чтобы курсор мыши был горизонтальной стрелкой, смотрящей направо, (рис.6.22) и затем производим щелчок мышью;

Рис.6.22. Вид курсора мыши при выделении нужного поля

б) затем производим щелчок мышью на инструменте "Ключевое поле" с панели инструментов.

Для числовых значений система ограничений расширена (рис.6.23).

Рис.6.23. Система ограничений для числовых значений

Отметим строки формата поля (вида, в котором данные будут представлены в таблице рис.6.24), значение по умолчанию (т.е. то значение, которое будет в ячейке таблице до ввода данных, в нашем случае 0 рис.6.23).

Рис.6.24. Виды формата поля

Особое внимание обращаем на пункт "Условие на значение", которое пишется либо вручную логическое выражение, либо с помощью построителя выражений (рис.6.25), который вызывается щелчком мыши на многоточии (рис.6.23). В нашем случае строится выражение, в результате которого все значения должны быть больше нуля.

Рис.6.25. Построитель выражений

В построителе выражений можно использовать логические символы или слова ("Or" – "ИЛИ", "And" – "И"), которые выбираются щелчком мыши.

Строка ограничений "Сообщение об ошибке" заполняется текстом, который выводится в случае неправильного ввода данных.

В строке "Обязательное поле" возможно два варианта. "Да" – заполнение обязательно и "Нет"- заполнение этого поля необязательно.

Столбец "Описание" "Конструктора" заполнять необязательно. Он аналог столбца примечаний в обычной таблице. Например, если бы у нас было бы числовое поле "Долг", то в строке "Описание" можно было бы написать следующую фразу: "С плюсом – нам должны, с минусом – мы должны".

При работе с полями в режиме "Конструктора" часто бывает, нужно менять поля местами, добавлять и удалять поля. Такие изменения могут быть произведены следующим образом.

Изменение положения поля:

• выделение поля;

• установка курсора мыши на треугольник слева от имени выделенного поля и методом drag&drop перемещение поля в нужное место.

Добавление поля:

• выделение поля, перед которым вставляется новое поле;

• щелчок мыши на инструменте "Добавить строки" с панели инструментов.

Удаление поля:

• выделение удаляемого поля;

• щелчок мыши на инструменте "Удалить строки" с панели инструментов.

С целью создания БД "Успеваемость" следует:

1. Согласно учебной таблице "Студенты" с помощью конструктора создать поля таблицы MS Access "Студенты" с учетом ограничений, указанных в таблице.

"Номер зачетки" – ключевое поле. Конструкции "060400 или 021100",

"Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно правилам языка Visual Basic следующим образом "060400" or "021100", "Экон" or "Юрид", "Дневное" or "Заочное". В поле ограничений "Значение по умолчанию" для текстового типа данных данные следует вводить в кавычках, например "060400".

Таблица "Студенты"

Имя поля	Тип данных	Ограничения
		Размер	Обязательное поле	Значение по умолчанию	Условие на значение
Номер зачетки	Числовой	Длинное целое	Да	394001	>394000
Фамилия	Текстовый	30	Да
Имя	Текстовый	10	Да
Отчество	Текстовый	20	Да
Год рождения	Числовой	Целое	Да	1986	> 1900
Год поступления	Числовой	Целое	Да	2003	> 2002
Факультет	Текстовый	13	Да	Экон	Экон или Юрид
Специальность	Текстовый	6	Да	060400	060400 или 021100
Отделение	Текстовый	7	Да	Дневное	Дневное или Заочное
Номер Телефона	Текстовый	11	Нет
Адрес	Текстовый	150	Да
Фотография	Поле объекта OLE		Нет
Примечание	Поле Мемо		Нет

2. Создать таблицу "Сессия" со следующими полями и ограничениями

"Код студента" – ключевое поле. Студент получает обычную стипендию,

если сессия сдана без удовлетворительных оценок. Повышенная стипендия назначается студентам, сдавшим сессию на отлично. Зачет отмечается 1, а незачет – 0. Оценки за экзамен – 2, 3, 4, 5. Конструкции "осенняя или весенняя", "060400 или 021100", "Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно следующим образом