8.1.Правила набора текстовых документов

1. Знаки препинания . , : ; … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен перенос одиночного знака препинания в начало строки.

Правильно	Не правильно
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.	Процессы сбора , обработки , накопления , хранения , поиска и распространения информации .

36. Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут остаться в конце строки.

    Правильно	Не правильно
    Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.	Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной ( ведомственной ) сети.

37. Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург, 2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl><Shift><Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.

38. Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис.

    • Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.

    • Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.

Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.

При работе в MS Word не возникает необходимости ставить подряд более одного символа “пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (<Enter>).

• Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word. См. пункт меню Формат/ Абзац.

• Разнесение текста в несколько колонок – Формат/ Колонки.

• Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/ Разрыв/ Новую страницу или сочетание клавиш <Ctrl><Enter>.

Никогда не следует ставить символ “конец абзаца” (<Enter>) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки” (<Shift><Enter>).

В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности:

• пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели инструментов);

• начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Формат/ Список);

• 

  Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ” на панели инструментов.

  изменить уровень пункта в иерархическом списке (кнопки: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на стандартной панели инструментов.)

Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Номера страниц).

• Опционально можно запретить выставление номера на первой странице текущего раздела³.

• Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номера страниц используйте кнопку Формат…

Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт меню Вставка/ Сноски.

Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.

Для того чтобы автоматически сформировать оглавление документа используйте разметку документа стилями. См. ниже.