2.31.Электронные документы. Технологические и организационные преимущества электронных документов перед аналоговыми.

Документ – это материальный объект с информацией, созданный человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Электронный документ – это объем машинной информации, которая имеет отношение к заданной или родственным темам(текст, звук, изображение, файл для математического пакета).

Технологические преимущества электронных документов.

1.Скорость.

2. Удобство.

3. Защита данных.

Организационные преимущества электронных документов.

1. Архив огромной емкости, хранение сопутствующих материалов.

2.Оперативность и доступность отчетов (внутри организации).

3. Обучающие программы и документации (для освоения нового и для повышения квалификации).

4. Представительство в интернет (реклама, маркетинг, торговля).

5. Рассылки сообщений клиентам и сотрудникам.

6. Построение каталогов.

7. Создание и поддержка электронных сообществ (клубам по интересам).

2.32.Общая характеристика систем управления электронными документами.

Назначение – автоматизация всего комплекса работы с документами.

Цели: 1. Повышение производительности труда.

2. Повышение оперативности в работе с документами.

2. Расширение возможностей справочного обслуживания (вопросы, связанные с документом).

3. Улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документа

4. Улучшение контроля за движением и исполнением документов.

Факторы, определяющие технологию обработки документов.

1. Вид документа (тип носителя информации, структура документа).

2. Требования жизненного цикла документа (частое копирование, частые изменения, редкое использование, секретный документ).

3. Традиции организации.

4. Текущее представление исполнителей о возможностях современных систем управления.

СУД – система управления документами.

Перед внедрением СУД должен проводиться системный анализ деятельности учреждения.

Результатом системного анализа являются:

1. Основные задачи организации

2. Уровни организационной структуры.

3. Группы пользователей и их информационные запросы.

4. Этапы жизни документов и ответственные службы.

5. Схема функционирования системы (информационные потоки).

6. Состав и структура БД, моделирующей организацию.

7. Формы предоставления входных и выходных данных.

Основные задачи СУД.

1. Классификация документов.

2. Размещение документов.

3. Предоставление пользователям интерактивного (диалогового) доступа к документам.

Конкретное содержание и важность задач СУД определяется на основе анализа модели деятельности организации - организованной совокупности взаимосвязанных процессов (деловых процессов).

Функциональная характеристика СУД.

Ввод документов в систему.

1. Документ возникает (порождается) внутри организации. Используются штатные средства (ПО для создания и обработки документов) текстовые, графические редакторы, программные компановки видео и звуков.

2. Документ поступает из внешней среды.

   0. В электронном виде – может возникнуть необходимость конвертирования в кодировке и в формате, принятые в исполнительной СУД.

   1. В бумажном виде.

      0. Сканирование – получение изображений документа в электронном виде.

      1. Р

         апапаапп

         авппавпа

         аспознование – с разделением текстовой и графической составляющей документа по файлам соответствующих форматов.

,

Ввод большого количества бумажных документов (библиотеки, издательства, архивы, налоговые).

Проблема ввода документов в СУД решается дешевле, проще и адекватнее путем реорганизации деятельности учреждения таким образом, чтобы вновь создаваемые документы формировались сразу в машинном виде.