2. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример:

Бухгалтерия Директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ООО «Полимер»

24.05.2002 №3. И.К.Савельеву

О применении штрафных санкций

Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.

Гл. бухгалтер Личная подпись М.П. Журавлева

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы и предложения.

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором). Внешние, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел Генеральному директору

объединения Иванову Н.К.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.05.2002 №36

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компью­тера с принтером.

Зав. машбюро Личная подпись Т.Н. Колбина

Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство общего и Генеральному директору

профессионального образования РФ Заводу точного машиностроения

Петрову И.И.

Новосибирское областное управление

народного образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.02 №15

г. Новосибирск

О проверке технического состояния .

жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2002 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подго­товку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Личная подпись Н.И.Пирогова

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, указание адресата, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись составителя, резолюцию, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Образцы оформления объяснительных записок: Пример 1:

Отдел маркетинга Директору

ООО «Консультант»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА М.П. Устиновой

28.09.2002 №5

Об опоздании на работу

28.09.2002 я опоздал на работу на 45 мин. из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.

Менеджер Личная подпись М.И. Юдин