Пример оформления писем:

Директору предприятия

Соколову А.Н.

121105, Москва, Остоженка, 9

Наименование предприятия

Адрес предприятия

Тел./факс

00.00.02 №21/1-3

На № от 00.00.02

О задержке поставки мебели

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 00.00.98 №___о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности. Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Генеральный директор Подпись Л.В. Корин

Рудницкая Ольга Сергеевна 234 5192

Гарантийное письмо

Гарантийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь: название "Гарантийное письмо"; подписи руководителя и главного бухгалтера; печать.

Пример:

Наименование предприятия Генеральному директору

Адрес предприятия ЗАО "АСКОНТ"

Тел./факс г-ну Вербицкому А.Е.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

117232, Москва, Сретенка, 23

00.00.02 №1-3/28 На № 2-5/114 от 00.00.02

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет банк

Коммерческий директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правила их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (№ письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

• имени и фамилии получателя:

• наименования компании;

• номера дома, улицы;

• города;

• штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

• страны.

• При написании писем все чаще используется "открытая пунктуация", то есть без запятых. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены.

В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).

Претензия

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убытков. Документы-доказательства о4юрмляются как приложения к претензии.

Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ

Адрес

Тел/Факс. Кому

(наименование поставщика)

ПРЕТЕНЗИЯ 00.00.02

О взыскании неустойки за недопоставку и убытки

Сумма претензии_____руб.

Согласно договору (контракту) от 00.00.02 №____Ваша организация должна была поставить___________________________________________

(период поставки, срок) продукцию в количестве

_______________________________________-

(наименование) (штук, тонн, метров) на сумму руб. , а также

восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве ____________________.

Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме) ,

что подтверждается

(указать транспортный документ, дату и №). Недопоставка составила по

(количество)

цене на сумму руб.

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства, изменения ассортимента и т. д.) согласно прилагаемому расчету. Нами были приняты следующие меры по предотвращению (уменьшению) размера убытков. В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере % стоимости недопоставленной продукции в сумме руб. и

возместить убытки в сумме руб., а всего руб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет в__________________

(наименование банка)

Приложение: 1. Расчет неустойки.

2. Копия договора (контракта, заказа).

3. Расчет убытков.

4. Документы, подтверждающие причинение убытков.

5. Накладная от ____ №

6. Счет от " "_______20__г. №

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М.П.

Ответ на претензию

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

• о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

• об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и № платежного поручения при оплате:

• об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения.

Подписывается ответ на претензию руководителем предприятия и заверяется печатью.

Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ

Адрес Кому

Тел/Факс (наименование получателя)

00.00.02 №

Ha №_____ от 00.00.02. Куда

(его адрес)

• Ваша претензия о взыскании ____ руб. за нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам:

• Приложение: 1. Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии. 2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.

• Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

• М.П.