Пример:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

02.12.2002 Москва №10:30 Директору ЗАО "ВИСТ"

Рогозину А.И. т.148-19-25

20.09.98 в 10 часов в НТЦ (Краснопресненская наб., 12, конференц-зал) состоится совещание оргкомитета выставки "Информатика-98" с представителями фирм-участниц. Просим направить на совещание представителя Вашей организации.

Председатель оргкомитета Подпись А.Р. Сорин

Передала секретарь А.В. Сергеева 925-46-14

Приняла секретарь Е.Б. Карпыч

Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах и т. д.

Телефонограмма перед отправлением должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.

После передачи телефонограммы необходимо записать должность, имя, отчество, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дату и время передачи.

6.Телефакс

Телефакс - получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсы могут составляться на бланках письма.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключе­нием адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а только номер факсимильного аппарата получателя.

Название вида документа в факсах не указывается.

Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивается в дело.

Пример:

Наименование предприятия Руководителю предприятия

Адрес предприятия Телефакс Данилову О.А. факс [phone]

12.02.2003 №5

На №_ от 00.00.98

О задержке оплаты по счету №___

Уважаемый Олег Алексеевич!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от 00.00.98 №_ за поставку комплекта оборудования "Технократ-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу. В соответствии с пунктом 6.4. контракта №_ через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Консалтинг-менеджер Подпись А.И. Левин

P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели оплату, примите нашу благодарность.

Рубин Игорь Владимирович 245 1519

Факс иностранному партнеру

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет отличия в оформлении заголовочной (адресной) части.

Указывается вид документа "FAX - MESSAGE" (факсимильное сообщение). Единым блоком оформляются:

-номер факса (адресата);

-кому (компания, должностное лицо);

-от кого (компания, должностное лицо);

-дата отправления;

-количество страниц.

Текст и последующие реквизиты (подпись, приложение, копии) оформляются так же, как и в письмах.

13.Письмо

Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки па другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа (прошу);

• от первого лица множественного числа (просим);

• от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

• от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

В современной коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:

а) вежливое обращение:

Уважаемый господин директор

Уважаемый господин Иванов И.И. Уважаемый Борис Петрович

Уважаемые господа

Уважаемые коллеги

6) вежливое заключение:

С уважением

С благодарностью

С надеждой на сотрудничество

С пожеланием успехов

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами¹¹.

Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам — главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем — отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма. Письма составляются в двух экземплярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.