3. Контроль исполнения документов 3.1. Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы). На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах). На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения. Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщённости структурных подразделений организации.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки средствами ВТ.Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска документов. Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств. Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции. Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек. Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации.

Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твёрдая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учёте документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передаётся ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии). Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя. Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат. Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю, согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции. На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

Общие правила регистрации документов на предприятии ЗАО «Орика СиАйЭс». В инструкции по делопроизводству ЗАО «Орика СиАйЭс» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.

Перечень утверждается руководителем ЗАО «Орика СиАйЭс», если он включает нерегистрируемую документацию всего предприятия ЗАО «Орика СиАйЭс», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

3.2. Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов: - постановка документов на контроль; - проверка своевременности доведения документов до исполнителей; - предварительная проверка и регулирование хода исполнения; - снятие документа с контроля; - направление исполненного документа в дело; - учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; - информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов