Факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

• профессиональные знания дают возможность для реализации объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

• ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

• наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

• постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

• ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

• повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

• элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

• "насыщенность" рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

• рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

• юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Ошибки при проведении деловой беседы

- участники беседы проявляют авторитарность, не считаются с мнением других;

- игнорируют состояние собеседника;

- не проявляют интереса к проблеме собеседника;

- не слушают собеседника;

- перебивают говорящих;

- говорят, не будучи уверенными, слушают ли их;

- говорят долго.

Исследователи предлагают классификацию возможных типов собеседников и советуют, как лучше вести себя с партнером определенного типа.

Классификация возможных типов собеседников

Вздорный человек, «нигилист». Такой собеседник нетерпелив, несдержан. Своим подходом он неосознанно наводит деловых партнеров на то, чтобы они не согласились с его утверждениями.

По отношению к нему следует вести себя таким образом:

- всегда оставаться хладнокровным и компетентным;

- следить за тем, чтобы решения формулировались его словами при вашем содержании;

- привлечь его на свою сторону, попытаться сделать из него позитивного участника беседы.

«Позитивный» человек. Это самый приятный тип собеседника, добродушный и трудолюбивый.

По отношению к нему следует занять следующую позицию:

- вместе выяснить и завершить рассмотрение отдельных случаев;

- следить за тем, чтобы все остальные собеседники были согласны с этим позитивным подходом в данной деловой беседе;

- в трудных и спорных вопросах искать помощь и поддержку у собеседника этого типа.

«Всезнайка». Он думает, что он все знает наилучшим образом. Обо всем у него есть свое мнение, он всегда требует слова.

В общении с ним следует придерживаться таких правил:

- время от времени напоминать ему, что другие тоже хотят высказаться;

- дать ему возможность сформулировать промежуточные заключения;

- иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые в случае необходимости может ответить тот, кто ведет беседу.

«Болтун». Такой собеседник часто бестактно и без всякой видимой причины прерывает ход беседы. Чтобы его нейтрализовать, надо:

- когда он начнет отклоняться в сторону, его нужно тактично остановить;

- когда он отойдет от темы беседы, спросить его, в чем он видит связь между только что сказанным и предметом обсуждения;

- спросить поименно участников беседы, каково их мнение.

«Трус». Этот тип собеседника отличается недостатком уверенности в себе во время публичных выступлений. Он охотнее промолчит, боясь сказать что-нибудь такое, что, по его мнению, может выглядеть глупо или смешно.

С таким собеседником нужно обходиться очень деликатно:

- помогать ему формулировать мысли;

- пресекать любые попытки насмешки над ним или его высказываниями;

- применять ободряющие формулировки типа «все хотели бы услышать и ваше мнение».

Хладнокровный, неприступный собеседник. Такой человек замкнут, часто чувствует себя вне темы конкретной деловой беседы, т.к. все это ему кажется недостойным его внимания и умственных усилий.

Любым способом необходимо:

- заинтересовать его в обмене опытом;

- спросить его: «Кажется, вы не совсем согласны с тем, что было сказано. Нам всем было бы интересно узнать, почему?»;

- в перерывах беседы попытаться выяснить причины такого его поведения.

Незаинтересованный собеседник. Тема беседы его не интересует, он бы охотнее «проспал» всю беседу. Поэтому нужно:

- задавать ему вопросы информативного характера;

- придать теме беседы интересную и привлекательную форму;

- попытаться выяснить, что интересует лично его.

«Важная птица». Такой собеседник не выносит критики. Он чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных. Правильной по отношению к такому собеседнику является тактика, в соответствии с которой:

- нельзя позволять ему разыгрывать в ходе беседы роль гостя;

- не допускать никакой критики в адрес присутствующих или отсутствующих лиц;

- очень полезно в диалоге с таким человеком пользоваться методом «да – но».

«Почемучка». Этот собеседник задает вопросы независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманны. Он просто сгорает от желания спрашивать. Как справиться с таким собеседником? Здесь может помочь следующее:

- вопросы, относящиеся к теме беседы, переадресовывать ему самому;

- на вопросы информативного характера отвечать сразу;

- признавать его правоту, если нет возможности дать ему нужный ответ.

Конечно, на практике все оказывается намного сложнее. Собеседники чистых типов встречаются довольно редко. В большинстве случаев приходится иметь дело с людьми, сочетающими в себе черты разных типов, и можно говорить лишь о преобладании у них каких-либо характеристик.

Все это необходимо учитывать, разрабатывая методику проведения деловой беседы, чтобы стимулировать в собеседнике проявление тех качеств, которые будут способствовать решению проблем.