Разработка схемы документооборота

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения.

К первой группе относятся различные циркуляры, обеспечивающие деятельность организации, ее внутренний распорядок и режим. Например, должностные инструкции, устав организации, приказы, распоряжения и т. д. Ко второй группе относятся документы, отражающие деятельность организации. Например, документы по бухгалтерской отчетности и первичные бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры) и т. д.

В организации можно выделить следующие этапы документооборота:

1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

3) утверждение документа уполномоченными лицами;

4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

7) контроль за исполнением документа;

8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

В детской парикмахерской «Мечта» разработана следующая схема документооборота:

Эффективная схема документооборота на предприятии способствует повышению точности анализа данных и ускоряет процесс принятия управленческих решений.

Определение затрат на обработку информации

Важной составляющей деятельности любой организации является обработка информации, поступающей в нее из различных источников.

Затраты на обработку информации в детской парикмахерской «Мечта» невысокие, поскольку вся нужная и достоверная информация обрабатывается с помощью электронной техники.

Было выявлено, что в случаях, когда информация обрабатывается с помощью быстрых и современных средств связи (например, мгновенная электронная почта или мобильная связь), то затраты времени уменьшаются в 4 раза.

Затем уже отобранная информация быстро и оперативно учитывается руководителем и персоналом парикмахерской, что способствует повышению качества принимаемых решений.