Л абораторная работа № 5 создание отчетов средствами ms access

Цель работы: получение навыков создания отчетов в среде MS ACCESS

1. Краткая теория вопроса

1.1. Общие сведения

Отчет – это документ, созданный на основе хранящихся в таблицах данных. Он представляет результаты решения задач пользователя и предназначен для вывода на печать. Отчеты могут создаваться как средствами СУБД, так и другими приложениями, позволяющими создавать текстовые документы, например Word. Методика создания отчета средствами СУБД практически такая же, как и для формы. Отличие подходов в проектировании состоит в целевом назначении. Форма должна строиться в соответствии с документами, с которых пользователь заносит информацию в компьютер, а отчет должен соответствовать выходным документам данного структурного подразделения организации (текущие сводки, приказы, годовые, квартальные отчеты и т.д.).

Access позволяет создавать отчеты следующими способами:

• в режиме Автоотчета;

• Мастером отчетов;

• Конструктором отчетов;

• создание одним из первых двух способов с последующей доработкой Конструктором отчетов.

Для наглядности в отчеты, также как и в формы, включаются диаграммы, рисунки, вычисляемые значения выражений. Дополнительной возможностью отчета является операция группировки данных. Отчеты создаются на базе таблиц и запросов.

Отчеты могут быть на базе одной таблицы – однотабличные (простые) и на базе нескольких таблиц – многотабличные (сложные). Многотабличные отчеты могут содержать подчиненную часть и быть без нее.

2 Задание

Для базы данных Студенты построить различными средствами СУБД MS Access различные виды отчетов, в количестве, достаточном для работы будущего приложения. Должны быть представлены отчеты: однотабличные и многотабличные; выборочные, итоговые, с группировкой данных

3. Методика выполнения

3.1 Создание Автоотчета

Создание отчета в данном режиме возможено только на базе одной таблицы с оформлением в стиле, заданном по умолчанию. Автоотчет может быть ленточный или в столбец. Режим Автоотчета обычно используют для быстрого получения заготовки отчета с дальнейшей доработкой его в режиме Конструктора.

Создать Автоотчет можно следующими способами:

1 ) в окне базы данных на вкладке Отчеты на панели инструментов использовать кнопку (или воспользоваться главным меню Вставка/Отчет) и выбрать в открывшемся окне Новый отчет один из вариантов Автоотчета (в столбец или ленточный);

2 ) в окне базы данных перейти на вкладку Таблицы. Выделить таблицу, на базе которой будет создаваться отчет. На главной панели инструментов нажать кнопку с раскрывающимся списком и выбрать команду Автоотчет - будет создан автоотчет в столбец, а если выбрать отчет, то будет открыть диалоговое окно Новый отчет, как в предыдущем способе.

Задание 1. Создать для таблицы Учащиеся два автоотчета: первым из вышеуказанных способов - ленточный автоотчет, вторым – автоотчет в столбец ( назвать автоотчеты Учащиеся1_1 и Учащиеся1_2).