6.3.Концепция управления рабочим временем б.Франклина. Концепция Любищева: хронометраж

Э.Шейн, ссылаясь на исследование Жаке (Jaques, 1982) обращает внимание на то, что уровень компетенции управленцев может быть оценен по тому, работает ли данный менеджер с периодами прогнозирования, соответствующими уровню выполняемой им работы. Работник производства, думой объемлющий годы, или старший менеджер, пекущийся о часах и днях, равно неэффективны, в чем бы ни состояла их работа. Восхождение по служебной лестнице или потенциал менеджера определяется его способностью руководствоваться все более длительными планами.

В этом смысле для менеджеров в наибольшей степени подходит концепция Франклина, поскольку она рассчитана на максимальный промежуток времени - на всю жизнь. Подобные подходы используются многими современными исследователями проблемы управления временем, но исходной для всех них является концепция Франклина, основанная на иерархическом разбиении (декомпозиции) всех временных интервалов, начиная от всей жизни и целей, которых человек в ней желает достичь, и завершая рабочим днем и его планированием.

Хронометраж: концепция Любищева

Если система Франклина работает с тем, что должно быть сделано, то основная цель системы Любищева - учёт уже использованного времени. Наилучшие результаты достигаются благодаря использованию обеих систем одновременно.

Небольшая историческая справка: с 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Точность учёта - 10 минут. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.

Прежде всего, такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. П.Друкер рекомендует каждому руководителю вести точную регистрацию своего времени, оговариваясь, что это весьма трудно и что большинство людей такой регистрации не выдерживает. "Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель... Я обещаю себе и обещаю ей письменно, (она настаивает на этом), что я не уволю, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много... Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета".

Большинство людей занимаются в основном делами категории 3 и 4 и не справляются с делами категории 1 и 2. Часто просто потому, что дела типа 3 и 4 сделать проще и их результаты оказываются сразу налицо. Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы – ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются только дальней перспективой (именно поэтому многие пишут статьи, но лишь единицы отваживаются писать книги). Для демонстрации собственной эффективности большинство нуждается в быстром конкретном результате. Понимание подобной ориентации составляет важный элемент самосознания личности. При этом изменить ориентацию личности очень сложно. Однако никто не мешает воспользоваться знанием своих психологических особенностей. Необходимо просто правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой – ведь день то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи: даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет состояния психологического дискомфорта.

Еще один прием уплотнения времени – составление перечня мелких дел (требующих 10-15 минут). Практически никогда не удается так распланировать важные и срочные дела, чтобы рабочий график был абсолютно плотным. Кроме того, переключение с одного важного дела на другое требует некоторого времени. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения – дела идут!

Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности вашего индивидуального графика работоспособности. Известно деление людей на «жаворонков» и «сов». У жаворонков пик активности приходится на утренние часы, у сов – на вечерние. Кроме того, в течение суток происходят весьма существенные колебания работоспособности.

Очень важное умение, способствующее не только правильному планированию времени, но и реализации планов – это навык саморазгрузки. Возможно, ощущение собственной незаменимости и тешит самолюбие, однако в долгосрочной перспективе перегрузка, порождаемая этим ощущением, не может не сказаться на работоспособности. Поэтому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить!)

• Почему именно я? (Поручить!)

• Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)

• Почему именно так? (Рационализировать!)

Инструментальные навыки

К навыкам, полезным в деле управления временем, относятся навыки печати слепым десятипальцевым методом, навыки ведения переговоров и совещаний (в том числе телефонных), методы обращения с документацией и бумагами, методы быстрого чтения и многие другие. Глеб Архангельский пишет о том, что при обращении с бумагами также действует правило Парето: 80% полезной информации можно получить из 20% документов. Следовательно, к ним необходимо применять те же правила расстановки приоритетов.

Рекомендуется не смешивать бумаги, относящиеся к делам высокого класса I с делами II. На столе стоит закрепить особое место для дел I. На входящую документацию лучше реагировать немедленно, потому что если реакция отложена во времени, бумагу придется читать как минимум еще один раз. Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана.