5.3. Программа в. Программа документального фиксирования и хранения документов и информации, полученных в результате реализации программ осуществления специального внутреннего контроля

5.3.1. Документальное фиксирование для целей специального внутреннего контроля осуществляется при:

• идентификации клиентов и других участников операции путем заполнения анкеты установленной формы, как основной ее части, так и специального раздела для служебных отметок (фиксирование осуществляется работниками, взаимодействующими с клиентами, контрагентами);

• описании операции, подлежащей обязательному контролю, и операции, условия которой совпадают с признаками и/или критериями выявления необычных операций, иных подозрительных операций, путем заполнения Сообщения об операции установленной формы (фиксирование осуществляется работниками подразделений, осуществляющих внутренний и бухгалтерский учет собственных и клиентских операций, работниками подразделений, взаимодействующих с клиентами);

• вынесении заключения об уведомлении Уполномоченного органа об операции в соответствующий раздел Сообщения об операции установленной формы (фиксирование осуществляется Ответственным сотрудником),

• вынесении решения Руководителя Общества об уведомлении Уполномоченного органа об операции в соответствующий раздел Сообщения об операции установленной формы (фиксирование осуществляется Руководителем Общества или Ответственным сотрудником о любом решении Руководителя Общества);

• составлении Уведомления в Уполномоченный орган по установленной Руководителем Общества форме (фиксирование осуществляется Ответственным сотрудником);

• подготовке ответов на запросы Уполномоченного органа по установленной внутренними документами Общества форме (фиксирование осуществляется Ответственным сотрудником или лицом, назначенным Руководителем Общества).

5.3.4. Фиксирование производится на основании документов, предоставленных клиентом, контрагентом, их представителями (Устав организации; документы установленной формы, подтверждающие государственную регистрацию и коды форм федерального государственного статистического наблюдения; лицензии или иные сертификаты, дающие право на осуществление деятельности; сертификат присвоения идентификационного номера налогоплательщика – ИНН; паспорт гражданина или иной документ, подтверждающий гражданство, другие), а также документов внутреннего и бухгалтерского учета Общества и иных подтверждающих документов и обеспечивает воспроизведение необходимых этапов операции (договор; платежное поручение; поручение клиента; анкета; переписка с клиентом, иные документы).

5.3.5. Информация по операциям, подлежащим обязательному контролю, необычным операциям и иным подозрительным операциям (сообщение об операции, уведомление Уполномоченного органа), а также переписка с Уполномоченным органом хранятся на бумажных носителях.

5.3.6. Общество фиксирует информацию и собирает документы в связи с контролем в целях противодействия легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма таким образом, чтобы они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, административном, гражданском и арбитражном процессе.

5.3.7. Хранение оригиналов документов (заверенных в установленном порядке копий), содержащих сведения о клиенте Общества и иных участниках операции, осуществляется не менее 3 (Трех) лет с даты прекращения действия взаимных обязательств Общества и клиента, а документов (заверенных в установленном порядке копий документов) по соответствующим операциям клиентов и сообщений об операциях – не менее 3 (Трех) лет с даты совершения операции.

5.3.8. Учет и хранение Сообщений об операциях, Уведомлений в Уполномоченный орган, а также иной переписки с Уполномоченным органом осуществляет Ответственный сотрудник, для чего им формируются отдельные дела.

5.3.9. Общество осуществляет учет и хранение подлинников и/или копий подтверждающих операции документов в соответствии с общим порядком учета и хранения внутренних документов системы документооборота Общества.

5.3.10.Общество обязано в любой момент времени воспроизвести все имеющиеся сведения о зафиксированной операции, в том числе ее существенных условиях, порядке исполнения, контрагентах по сделке и выгодоприобретателе.

5.3.11. Документы, содержащие информацию, полученную по результатам реализации Программ специального внутреннего контроля, хранятся по завершению дел в делопроизводстве до момента передачи их в архив Общества руководителями подразделений или лицами, ответственными за конкретное направление деятельности (взаимодействие с клиентами, внутренний учет, бухгалтерский учет, и др.) в течение сроков и в порядке, установленными внутренними нормативными документами Общества.

5.3.12. Уничтожение или дальнейшее хранение документов после истечения сроков, указанных в п. 5.3.7, производится на основании утвержденного руководителем Общества решения постоянно действующей экспертной комиссии и в соответствии с архивным законодательством РФ.

5.4. Программа Г. Программа оценки и снижения рисков совершения клиентами операций, возможно связанных с легализацией (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма.

5.4.1. В ходе заключения Обществом с клиентом договора, исполнение которого требует совершения операций на рынке ценных бумаг, а также в течение срока действия такого договора, Общество оценивает риск осуществления клиентских операций по легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма по следующим направлениям:

а) деятельность клиента:

1. Клиентом Общества является структура, осуществляющая переводы денежных средств, платежи в наличной форме по чекам, инкассацию денежных средств, не являющаяся по своему статусу кредитной;

2. Клиентом Общества является структура, зарегистрированная в оффшорной зоне, либо в Российской зоне льготного налогообложения;

3. Клиентом Общества является структура, осуществляющая туроператорскую, турагентскую, а также иную деятельность по организации путешествий;

4. Клиентом Общества является структура игорного бизнеса;

5. Клиентом Общества является структура, осуществляющая реализацию (в том числе комиссионную) предметов искусства и антиквариата;

6. Клиентом Общества является структура, осуществляющая внешнеторговую деятельность;

7. Клиентом Общества является структура, занимающаяся добычей, обработкой и/или реализацией драгоценных металлов и драгоценных камней, производством и/или реализацией ювелирной продукции;

8. Клиентом Общества является структура, оказывающая посреднические услуги при проведении сделок с недвижимостью;

9. Клиентом Общества является любая другая структура, деятельность которой связана с интенсивным оборотом наличности;

б) регистрация, место жительства или место нахождения соответственно физического или юридического лица в государстве (на территории), где согласно сведениям, определенным в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, не соблюдаются общепринятые стандарты в борьбе с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма; либо это лицо является владельцем счета в банке, зарегистрированном в указанном государстве (на указанной территории).

в) подозрительность в поведении клиента, выражающаяся в следующих действиях:

1. Немотивированный отказ в предоставлении клиентом дополнительной информации, в том числе о своем представителе;

2. Излишняя озабоченность клиента вопросами конфиденциальности информации;

3. Отказ от заключения договора попечителя счета при наличии предложения от Общества о заключении такого договора;

4. Обуславливание клиентом связи с Обществом только по каналам электронной почты, если только такой способ связи не установлен договором с Обществом и/или не является обычно используемым Обществом в своей деятельности;

5. Поступление со стороны клиента предложений об увеличении вознаграждения сверх установившейся практики в обмен на снижение требований к предоставляемым документам и информации о клиенте со стороны руководства Общества;

г) наличие информации о том, что потенциальным клиентом или клиентом Общества является физическое или юридическое лицо, в отношении которых имеются сведения об их участии в экстремистской деятельности, либо юридическое лицо, прямо или косвенно находящееся в собственности или под контролем таких организации / лица, либо физическое или юридическое лицо, действующее от имени или по указанию таких организации / лица.

5.4.2. Риск оценивается как минимальный (клиент относится к группе минимального риска), если характеризующие клиента/контрагента признаки не совпадают ни с одним из направлений, перечисленных в подпунктах а) – г) п.5.4.1;

5.4.3. Риск оценивается как повышенный (клиент относится к группе повышенного риска), если характеризующие клиента/контрагента признаки совпадают с одним из направлений, указанных в подпунктах а) – г) п.5.4.1.

5.4.4. Риск оценивается как высокий (клиент относится к группе высокого риска), если характеризующие клиента/контрагента признаки одновременно совпадают с несколькими направлениями из указанных в подпунктах а) – г) п.5.4.1.

5.4.5. Если работником Общества выявлены характеризующие клиента/контрагента признаки, относящиеся к перечисленным в подпунктах а) – г) п.5.4.1, то работник вносит в служебный блок анкеты буквенно-цифровой номер, соответствующий формулировке признака направления и наименование группы риска (в соответствии с указанными в пп.5.4.2 – 5.4.4), а также наименование должности, ФИО, подпись и дату внесения записи.

5.4.6. Формулировка оценки риска (минимальный, повышенный или высокий) проставляется после буквенно-цифрового номера признака в служебном блоке анкеты.

5.4.7. Если работником Общества не выявлено характеризующих клиента/контрагента признаков, относящихся к перечисленным в подпунктах а) – г) п.5.4.1, то риск признается минимальным. В данном случае запись в служебный блок анкеты может не вноситься.

5.4.8. В случае оценки риска как повышенного или высокого всем операциям на рынке ценных бумаг, совершаемым Обществом по поручению этого клиента, уделяется повышенное внимание.

5.4.9. В случае оценки риска как высокого Общество рассматривает целесообразность заключения/продления договорных отношений с клиентом, о чем окончательное решение принимает Руководитель Общества.