- •Тема 1. Организация служб делопроизводства 1. Организационное построение службы делопроизводства 9
- •Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности *1 39
- •Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении 1. Организация документооборота (общие положения) 69
- •Тема 4. Делопроизводство по личному составу 85
- •Тема 5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан 123
- •Тема 6. Оформление и составление основных видов управленческих документов 1. Современное деловое письмо 137
- •Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве 1. Общие положения 186
- •Предисловие
- •Тема 1. Организация служб делопроизводства 1. Организационное построение службы делопроизводства
- •2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •3. Организация работы секретаря-референта
- •Задания
- •Приложения
- •Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
- •1. Общие положения
- •2. Цели и задачи службы доу
- •3. Функции службы доу
- •4. Права и ответственность службы доу
- •5. Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями
- •Примерная инструкция по делопроизводству
- •1. Общие положения
- •2. Документация организации
- •3. Правила подготовки и оформления документов
- •4. Порядок прохождения документов внутри организации
- •5. Контроль исполнения документов
- •6. Составление номенклатуры дел
- •Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата
- •Должностная инструкция
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Ответственность
- •5. Профессиональные качества и знания
- •6. Квалификационные требования
- •Примерная должностная инструкция секретаря-референта
- •Должностная инструкция секретаря-референта
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности *1
- •2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •3. Виды документов и их классификация
- •4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов*1
- •Задания
- •Приложения
- •Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 углового бланка по гост р 6.30-97
- •Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост р 6.30-97.
- •Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении 1. Организация документооборота (общие положения)
- •2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- •3. Подготовка и регистрация отправляемых документов
- •4. Прохождение внутренних документов
- •5. Учет объема документооборота
- •6. Контроль за исполнением документов
- •Задания
- •Приложения
- •Регистрационная карточка поступающей корренспонденции
- •Оборотная сторона
- •Оборотная сторона
- •Тема 4. Делопроизводство по личному составу
- •Задания
- •Приложения
- •Образец оформления личной карточки формы т-2
- •Личная карточка
- •I. Общие сведения
- •III. Прием на работу, назначения, перемещения
- •IV. Повышение квалификации
- •X. Отпуска
- •Образцы оформления приказов и соответствующих записей в графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовых книжек работников
- •1. Прием на работу
- •1.1. Прием на работу на неопределенный срок в порядке перевода из другой организации по согласованию с руководителями обеих организаций
- •2. Перевод на другую работу. Увольнение
- •Образцы формулировок записей в трудовой книжке при расторжении контракта
- •Образцы заявлений
- •Образцы приказов по личному составу
- •Тема 5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •I. Общие положения
- •Статья 4. Основные термины, применяемые в настоящем Законе
- •II. Право граждан на обращение и обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать их Статья 5. Право граждан на обращение с письмом или личный прием
- •Статья 6. Обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать обращения граждан
- •Статья 7. Отчеты депутатов, должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления перед населением
- •III. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан Статья 8. Подведомственность рассмотрения обращений граждан
- •Статья 9. Пределы рассмотрения обращений граждан
- •Статья 10. Обязанность должностных лиц по разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан
- •Статья 11. Сроки рассмотрения обращений граждан
- •Статья 12. Право граждан на информацию по рассмотрению их обращений
- •Статья 13. Решения по результатам рассмотрения обращений граждан
- •Статья 14. Финансирование
- •IV. Контроль за рассмотрением обращений граждан Статья 15. Контроль за рассмотрением обращений граждан
- •V. Ответственность за неисполнение законодательства по рассмотрению обращений граждан Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства при рассмотрении обращений граждан
- •IV. Заключительные положения Статья 17. Вступление в силу настоящего Закона
- •Регистрационная карточка писем граждан
- •Оборотная сторона
- •Регистрационная карточка устных обращений граждан
- •Оборотная сторона
- •Подпись должностного лица
- •Справка о тематике обращений граждан, поступивших в __ __________________ _ _ __
- •___________________________________________ Подпись должностного лица
- •Тема 6. Оформление и составление основных видов управленческих документов 1. Современное деловое письмо
- •2. Организационно-распорядительные документы
- •3. Документы оперативной информации
- •Задания
- •Образец оформления устава (угловое расположение реквизитов)
- •Образец оформления положения (угловое расположение реквизитов)
- •Образец оформления постановления (с угловым расположением реквизитов)
- •Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)
- •Образец оформления распоряжения (с угловым расположением реквизитов)
- •Образец выписки из распоряжения (с угловым расположением реквизитов)
- •Образец оформления приказа (с продольным расположением реквизитов)
- •Образец оформления приказа (с угловым расположением реквизитов)
- •Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов)
- •Образец оформления докладной записки
- •Образец оформления объяснительной записки
- •Образец оформления акта
- •Образец оформления телеграммы
- •Образец оформления служебного письма (с продольным расположением реквизитов)
- •Образец оформления плана
- •Образец табличной формы плана (угловое расположение реквизитов)
- •Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве 1. Общие положения
- •2. Формирование дел
- •3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
- •Задания
- •Образец оформления номенклатуры дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1999 году
- •Примерная номенклатура дел территориальной администрации района
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в организации
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
- •Образец формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Образец листа-заверителя дела
- •Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •Форма описи дел постоянного хранения
- •Примерная номенклатура дел профессионального училища, лицея
- •От "___ " ______________ г. N _________________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________________ году в профессиональном училище (лицее) n _____
- •Закон об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- •Раздел I. Общие положения Статья 1. Основные понятия
- •Статья 2. Область применения Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- •Статья 3. Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- •Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской области по вопросам архивного дела
- •Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 6. Государственная часть Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда Новосибирской области
- •Раздел III. Архивы в Новосибирской области Статья 8. Создание архивов
- •Статья 9. Передача права собственности на архивы
- •Статья 10. Защита прав собственности на архивы
- •Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области Статья 11. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
- •Статья 12. Система архивных органов и учреждений в Новосибирской области
- •Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области
- •Статья 14. Государственное попечение над негосударственными архивами
- •Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
- •Статья 16. Участие общественных и религиозных объединений в организации и развитии архивного дела
- •Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 20. Комплектование архивов
- •Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области
- •Статья 22. Использование архивных документов
- •Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела Статья 23. Международное сотрудничество в области архивного дела
- •Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
- •Тема 8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов 1. Особенности официально-делового стиля
- •2. Употребление прописных и строчных букв
- •3. Наиболее употребляемые сокращения слов
- •4. Оформление дат и чисел в документах
- •1. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других. 2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
- •Корректурные знаки и правила их применения
- •Литература
Примерная номенклатура дел территориальной администрации района
АДМИНИСТРАЦИЯ ______________ (района, города) Управление делами (общий отдел) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.99 № 01-00 на 2000 г. |
УТВЕРЖДАЮ Глава Администрации ______________ района, города __________ Инициалы, фамилия Подпись ________________________ Дата |
||||||
Индекс дела |
Заголовок дела (тома) |
Количество дел (томов) |
Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню |
Примечания |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
01-01 |
Постановление администрации области (мэрии города) - копии |
|
До минования надобности |
|
|||
01-02 |
Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии |
|
Тоже |
|
|||
01-03 |
Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним |
|
Постоянно |
|
|||
01-04 |
Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним |
|
Постоянно |
|
|||
01-05 |
Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники |
|
75 лет (ЭПК) |
|
|||
01-06 |
Распоряжения администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - ПОДЛИННИКИ |
|
75 лет (ЭПК) |
|
|||
01-07 |
Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности |
|
Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК) |
|
|||
01-08 |
Переписка с организациями, учреждениями предприятиями области |
|
5 лет (ЭПК) |
|
|||
01-09 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) |
|
3 года (ЭПК) |
|
|||
01-10 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) |
|
3 года |
|
|||
01-11 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города) |
|
Постоянно |
|
|||
01-12 |
^Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности |
|
Постоянно, ст.106а |
|
|||
01-13 |
Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города) |
|
3 года, ст. 1066 |
|
|||
01-14 |
Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города) |
|
3 года, ст. 1066 |
|
|||
01-15 |
Предложения, заявления и жалобы граждан |
|
3 года, ст. 35 |
|
|||
01-16 |
Карточки регистрации письменных обращений граждан |
|
3 года |
|
|||
01-17 |
Карточки личного приема граждан руководителями администрации района |
|
3 года, ст. 103 |
|
|||
01-18 |
Номенклатура дел |
|
5 лет |
|
|||
01-19 |
Положение об отделе (управлении) |
|
Постоянно |
|
|||
01-20 |
Должностные обязанности работников отдела (управления) |
|
Постоянно |
|
|||
01-21 |
Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов |
|
3 года |
|
|||
01-22 |
Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии) |
|
Постоянно |
|
|||
01-23 |
Акты о выделении документов и дел к уничтожению |
|
Постоянно |
|
|||
01-24 |
Опись N 1 дел постоянного срока хранения |
|
Постоянно |
|
|||
|
|
|
|||||
Управляющий делами (зав. общим отделом) |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||||
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1999 году |
|||||
По срокам |
Всего |
В том числе |
|||
хранения |
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
||
Постоянного |
|
|
|
||
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
||
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
||
ИТОГО: |
|
|
|
||
Управляющий делами (зав.общим отделом) |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
СОГЛАСОВАНО Зав. госархивом _____________ района |
Подпись Дата |
Инициалы, фамилия |
|||
АДМИНИСТРАЦИЯ ________ района, города, мэрии СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.1999 № 01-00 на 2000 г. |
УТВЕРЖДАЮ Глава администрации ___________ района, города _________ Инициалы, фамилия Подпись _____________ Дата |
||
№ п/п |
Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района (города), мэрии |
Индексы отделов |
|
1. |
Управление делами (общий отдел) |
01 |
|
2. |
Контрольное управление (отдел) |
02 |
|
3. |
Другие отделы, комитеты администрации района (города, мэрии) |
03, 04… |
|
Приложение 7.3