Тема 5. Служба персоналу і кадрове діловодство План

1. Кадрова служба: правові та економічні аспекти функціонування.

2. Кадрова служба та кадрова політика.

3. Процедури найму та звільнення працівників.

4. Кадрове діловодство: завдання, зміст роботи, використання інформаційно-комунікаційних технологій.

Ключові слова: кадрова служба, положення про кадрову службу, кадрова політика, кадрова стратегія, найм персоналу, звільнення персоналу, кадрове діловодство, кадрова документація.

1. Кадрова служба: правові та економічні аспекти функціонування

Для розуміння призначення служби персоналу або як її частіше називають кадрової служби, насамперед, потрібно знати значення поняття кадрів. Суть даної дефініції нами було розглянуто в темі 1: кадри – це штатні кваліфіковані працівники з певною професійною підготовкою, які мають спеціальні знання, професійні навики та досвід роботи у вибраній сфері діяльності.

Тобто, кадри є юридичною категорією, яка стосується працівників підприємства.

Більшість функцій, пов’язаних з обліком кадрів, здійснює кадрова служба підприємства, яка входить в його організаційну структуру.

 Кадрова служба – функціональний підрозділ підприємства, який формують спеціалізовані структурні підрозділи управління підприємством разом з посадовими особами, що входять до їх штату і здійснюють реалізацію кадрової політики.

Якщо підприємство невелике, то кадрова служба як така може не створюватись (кадровими питаннями займається або директор, або його заступник) чи формуватись з 1 людини – начальника кадрової служби.

Більші підприємства вимагають наявності кадрової служби, яку формують особи з чітким розподілом функціональних обов’язків.

Досвід функціонування кадрових служб показує, що загальна кількість їх працівників повинна становити близько 1,0-1,2% від загальної кількості працівників підприємства.

Окрім розміру підприємства кількість працівників кадрової служби залежить від низки інших факторів (рис. 1).

Структура кадрової служби при необхідності може включати такі відділи, які підпорядковані її начальнику:

- відділ кадрів;

- відділ навчання і розвитку;

- відділ стимулювання працівників;

- відділ комунікацій.

Рис. 1. Фактори, що визначають розмір кадрової служби підприємства

Основними завданнями кадрової служби на підприємстві є такі:

- організаційні:

 чітка організація роботи з документами (кадрове діловодство) та вибір найбільш оптимальної її форми;

 ефективний функціональний розподіл між відділами та працівниками підприємства через впровадження нормативних документів локального рівня – посадових інструкцій, положень про відділи тощо;

 формування оптимального управлінського апарату залежно від кількості працівників на підприємстві;

 раціональна організація робочих місць з дотриманням норм матеріально-технічного забезпечення;

- інформаційні:

 формування інформаційної бази даних персоналу;

 поширення інформації серед працівників підприємства щодо можливостей кар’єрного зростання (наявності вищих вакансій), додаткової потреби у кадрах, можливостей підвищення кваліфікації;

- контролюючі:

 розробка критеріїв оцінювання, постійний моніторинг трудової діяльності працівників, нормування праці;

 контролінг персоналу, у тому числі за дотриманням трудової дисципліни;

- розвитку персоналу:

 підвищення кваліфікації персоналу кадрової служби;

 кадровий маркетинг, що полягає у вивченні поточного стану та можливих змін ринкового середовища, вивчення очікувань працівників щодо кар’єрного зростання;

 пошук і залучення на роботу необхідної кваліфікації фахівців;

 співпраця з міськими центрами зайнятості, консалтинговими кадровими центрами, профспілками тощо.

Значення діяльності кадрової служби для підприємства вимагає адміністративного регламентування. Для цього на підприємствах затверджується положення про кадрову службу. Цей документ містить інформацію за наступними блоками [¹]:

1. Загальні положення. Основні завдання, функції, права і відповідальність кадрової служби, а також взаємовідносини служби з іншими підрозділами підприємства. Самостійність служби як підрозділу. Створення і ліквідація за рішенням керівника підприємства. Безпосереднє підпорядкування керівникові (заступникові керівника) підприємства. Дотримання норм чинного законодавства. Призначення та звільнення працівників служби. Наявність своєї круглої печатки тощо.

2. Завдання. Перелік основних завдань кадрової служби.

3. Функції. Перелік основних функцій кадрової служби.

4. Права. Визначення прав кадрової служби, серед яких:

- право перевіряти і контролювати дотримання в структурних підрозділах правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю, використання працівників відповідно до їх спеціальності, професії, кваліфікації;

- право одержувати в установленому порядку від посадових осіб підприємства та керівників структурних підрозділів необхідні дані і документи з питань, що належать до компетенції служби;

- право брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи з персоналом, що проводяться на підприємстві, скликати наради з питань, що належать до компетенції кадрової служби;

- право вносити керівництву підприємства пропозиції з питань удосконалення роботи з персоналом, форм стимулювання працівників;

- право давати роз’яснення, рекомендації, вказівки, що входять до компетенції кадрової служби;

- право брати участь у розробленні й удосконаленні організаційної структури та штатного розпису підприємства;

- право самостійно вести листування з питань добору, навчання персоналу, а також з інших питань, що входять до компетенції кадрової служби і не потребують узгодження з керівником підприємства;

- право представляти інтереси підприємства з питань, що входять до компетенції кадрової служби, в органах державної влади, а також на інших підприємствах, в установах, організаціях;

- право вносити пропозиції щодо заохочення за успіхи в роботі та застосування заходів дисциплінарного впливу за порушення працівниками трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку.

5. Відповідальність. Колективна відповідальність кадрової служби за:

- невчасне і неналежне виконання покладених на неї завдань і функцій;

- невикористання в повній мірі наданих їй прав;

- недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на кадрову службу;

- недостовірність відомостей, статистичної звітності та інформації з питань, що належать до компетенції кадрової служби.

6. Взаємовідносини з іншими підрозділами. Взаємодія кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства з питань отримання та надання відповідних документів, а саме з бухгалтерією, відділом організації праці та заробітної плати, відділом підготовки персоналу, юридичним відділом тощо.

Ефективною можна вважати кадрову службу, якщо та забезпечує:

- максимальне використання потенціалу досвідчених спеціалістів, навчання і висунення для їх заміни тільки тих молодих працівників, які уже здатні високопрофесійно працювати в ринкових умовах;

- виявлення тих працівників, які гальмують розвиток підприємства;

- висунення на керівні посади власних працівників, а не ззовні;

- розвиток здібностей працівників;

- задоволення потреб колективу;

- піклування про своїх працівників.

Як бачимо з переліку завдань кадрової служби, її працівники прямо не беруть участі в основній діяльності підприємства, а більше виконують організаційні завдання, що формують інформаційне забезпечення управлінської діяльності.

Ефективність діяльності кадрової служби має велике значення для якісного управління персоналом на підприємстві, через що дуже важливою є правильна організація її роботи. Важливо, щоб у розпорядженні кадрової служби були приміщення достатньої площі для:

1. керівника такої служби, а при потребі, якщо підприємство велике, – для його заступників;

2. прийому відвідувачів;

3. роботи з документами;

4. документів «очікування», які повинні бути виданими іншим суб’єктам чи самі формуляри, що мають бути заповненими;

5. зберігання документів, серед яких особові справи, трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо.