Ваше время – в ваших руках (http://www.timesave.ru/pg/peregovory_po_telefonu.htm)

Выполнила: Ушакова Юлия

студентка 501 группы

Рациональное проведение переговоров по телефону

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона, по крайней мере, один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.

Многие профессии стали преимущественно "телефонными" - например, профессии биржевого маклера, посредника, работников консультативных и справочных служб и т.д. Для них телефон - это мощное средство рационализации, дающее множество преимуществ для экономии времени.

Иногда телефонный звонок похож на вторгающегося в сферу вашей деятельности непрошеного посетителя. Многие из тех, кто не посмел бы без предварительной договоренности проникнуть к вам, могут, воспользовавшись телефоном, сделать это в любое время - и тем самым "украсть" у вас время. Некоторые звонят по телефону из-за беспомощности, растерянности, в поисках контактов, движимые желанием произвести впечатление или удовлетворить тщеславие, из-за церемонности, - наконец, просто от скуки и склонности к болтливости. К тому же телефонные переговоры становятся все более доступными и удобными благодаря достижениям микроэлектроники.

Таким образом, "парадокс телефона" состоит в том, что он, будучи одним из самых эффективных инструментов рационализации в обмене информацией и общении, в то же время является наиболее распространенным "похитителем времени". Чем именно он станет для вас - зависит от того, насколько разумно им пользоваться, дабы избежать злоупотреблений.

В то же время все более частое использование коммуникационного средства «телефон» ведет к тому, что учащаются ошибки, стоящие относительно много времени.

10 телефонных «грехов»

1. Неясная цель разговора.

2. Импровизация в подготовке к разговору.

3. Неблагоприятное время для звонка.

4. Поиски номера абонента.

5. Звонок без предварительной подготовки документов.

6. Предварительно не записаны ключевые слова.

7. Не объясняется цель разговора.

8. Монологи вместо выслушивания с постановкой вопросов.

9. Не ведется последующая запись разговоров.

10. Неконкретные договоренности.

Многие звонят от растерянности, беспомощности, из тщеславия, в поисках контакта, из желания произвести впечатление занятости, избавиться от чувства недовольства, из склонности к болтовне, церемонности, от скуки и т.д.

Телефон дает, по меньшей мере, шесть преимуществ, по сравнению с письменными средствами коммуникации (телеграмма, телекс, корреспонденция):

1. Скорость передачи информации (выигрыш времени).

2. Непосредственный обмен информацией (преимущества диалога).

3. Персональная связь (преимущество контакта).

4. Сокращение бумагооборота (экономия трудозатрат).

5. Сокращение бумагооборота (экономия трудозатрат).

Телефонный звонок должен быть в первую очередь инструментом рациональной информации и коммуникации!

Как средство рационализации телефон предоставляет разнообразные преимущества для экономии времени. Однако он является наиболее часто встречающейся «помехой» в деловой деятельности.

Телефон, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, является одним из самых распространенных «поглотителей времени» вообще (парадокс телефона). Обладает ли для Вас телефон тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально Вы его используете, и насколько успешно Вам удается избежать злоупотреблений им!