Активные ("исходящие") разговоры

"Исходящими" звонками легче манипулировать, чем "входящими". Самый рациональный метод - сводить "исходящие" звонки в так называемые "телефонные блоки".

Выберите два промежутка времени, например ближе к полудню или к вечеру, когда вы сможете "отработать" свои телефонные разговоры все вместе или сериями, заранее подготовившись к ним.

Преимущество такого "серийного производства" перед многочисленными разрозненными звонками состоит в том, что вам нужно лишь один раз подготовиться для выполнения однородной работы. Следите за тем, чтобы "телефонные блоки" были не слишком длительными (примерно 30 минут), - иначе ваш телефон будет все время занят, и у звонящих к вам иссякнет терпение.

Попробуйте этот метод и убедитесь в том, что он - надежное средство рационализации. Таким образом, вы будете вести не бессистемные разговоры типа "между прочим", а целенаправленные, планомерные, а потому и эффективные. Ваша концентрация повысится, и вам не будут мешать "входящие" звонки (поскольку вы заблокируете свою линию).

Заранее определив цель разговора, вы сможете сразу начать его по существу. Вам не придется тратить время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов, поскольку все уже заранее приведено в порядок. В итоге вы сэкономите много времени.

Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров используйте свой дневник времени, фиксируя там вопросы, подлежащие прояснению по телефону, а также, при необходимости, их результаты.

"Мелкие" телефонные звонки делайте в непроизводительное время вашего графика работоспособности, когда они не могут нарушить ход работы.

Используйте "холостые" промежутки времени и паузы между различными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.

Для того чтобы быстрее дозвониться своему партнеру, пользуйтесь телефоном не в рабочие "часы-пик". Лучшими являются такие промежутки времени:

* с 8.00 до 9.30;

* с 13.30 до 14.00;

* после 16.30.

Подготовка к "исходящим" разговорам. перед каждым звонком проверьте, имеется ли настоятельная потребность в личном контакте, обязателен ли этот разговор для достижения согласия. Предварительные раздумья, которые не подтверждают необходимости телефонного разговора, - ценнее, чем звонок без цели и результата.

Набирать номер собеседника нужно только тогда, когда вам будет ясна цель разговора, например:

* просто поддержать общий контакт и обменяться мыслями с коллегой;

* предаться воспоминаниям и восстановить связи;

* получить или передать информацию;

* поделиться идеей и попросить ее оценить;

* убедить другого в важности своих намерений и подробнее ознакомить со своими проектами.

Позаботьтесь о выборе наиболее подходящего (удобного для собеседника) момента для своего разговора:

* выясните лучшее время для звонка - с тем, чтобы не отрывать партнера от дел;

* установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече;

* предупредите о своем звонке заранее.

Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.

Готовьтесь к своим звонкам по-деловому, заботясь об их содержательности. Предлагаемый бланк поможет вам эффективнее подготовиться к общению по телефону.

Ведение телефонного разговора. Обычные в этой связи технические рекомендации (четко произносить слова, не заслонять микрофон, повторно называть свое имя и т.п.) достаточно хорошо известны.