Концепция выставочного проекта

В результате подготовительной работы, о которой сказано выше, появляется концепция выставочного мероприятия, в которой обычно отражены:

•обоснование содержательной состоятельности проекта для рынка;

•описание рынка;

•государственная поддержки;

•потенциальные стратегические партнеры;

•выводы анализа конкурентной среды, не менее 2-3 выставок схожей тематики (план анализа выделен выше желтым);

•зона охвата. Значение, время и место проведения выставочного мероприятия;

•уникальные стороны проекта;

•тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции;

•характеристика целевых групп экспонентов;

•структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество участников, ориентировочная величина выставочной площади);

•мероприятия деловой программы выставки;

•сопутствующие мероприятия;

•конкурсная и презентационная программа;

•структура продвижения выставочного проекта;

•рекламное обеспечение

Информационные материалы выставки

Для работы с потенциальными экспонентами выставки и участниками мероприятий разрабатывается пакет информационных и рекламных материалов выставки. Их структура и качество отчасти определяют успех выставки. К важнейшим информационным материалом можно отнести

Информационное письмо. Оно предназначается для приглашения участников и должно содержать:

•точное название выставки, время и место ее проведения;

•перечень товарных групп;

•реквизиты организаторов, срок подачи заявки;

•стоимость участия.

В письме указываются конкурентные преимущества данного выставочного проекта перед аналогичными, партнеры и механизмы государственной поддержки выставки, целевые группы посетителей. Оно содержит элементы фирменного стиля. Объем письма – не более двух страниц.

Информационное письмо может быть составлено в нескольких вариантах: для отправки по факсу, для почтовой рассылки, для прямой работы менеджеров по комплектованию выставки.

При составлении такого письма нужно учитывать, что влияет на принятие какой-либо компанией решения участвовать в выставке:

•знакомство с новыми рынками;

•знакомство с новыми конкурентами;

•знакомство с новыми поставщиками;

•налаживание контактов для создания совместных предприятий;

•наблюдение конкуренции;

•поддерживание контактов с нынешними клиентами;

•возобновление контактов с бывшими клиентами;

•налаживание контактов с потенциальными клиентами;

•улучшение имиджа фирмы;

•эмоциональное профилирование;

•рациональное профилирование;

•поиск новых сотрудников;

•выявление предпочтений клиентов;

•проверка рыночной зрелости продуктов и услуг;

•заключение контрактов на поставку;

•налаживание последующих продаж, сделок после выставки;

•повышение известности фирмы;

•повышение известности продуктов и услуг;

•показ компетентности по продуктам и услугам;

•изменение отношения к спорным проблемам отрасли;

•поддерживание или налаживание контактов с представителями СМИ;

•обмен опытом в рамках сопутствующих мероприятий.

Дирекцией выставки разрабатывается и развернутый информационный блок, который включает:

•статистическую информацию о выставке предыдущего года (статично или в динамике за ряд лет);

•краткую справочную информацию (краткий отчет)по предыдущему году;

•выдержки из отзывов прессы (дайджест);

•севис-листы (перечни предлагаемых услуг) компании-организатора выставки;

•информацию о компании-организатору выставки;

•туристическую информацию о месте проведения выставки.

•Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Он содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

•Желательно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, технические требования к материалам:

•тематический рубрикатор;

•классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров);

•информация в каталог выставки, надпись на фризе стенда;

•потребность в конференц-залах, сценической площадке, других служебных и инфраструктурных помещениях и услугах.

Задания.

1. Посещение любой выставки и ее анализ по плану (выделен желтым).

2. Придумать и написать концепцию выставочного проекта по плану. Выставка должна быть уникальной и отличаться от схожих по тематике. Объем – 10-15 страниц.

3. По придуманной выставке написать информационное письмо о предстоящей выставке.