Лабораторная работа №11 формирование отчетов в системе управления базой данных

1. Понятие отчета как объекта базы данных

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Отчеты представляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для большого набора данных. Каждая группа данных и итоги могут быть представлены отдельно. MS Access для создания отчета пред­ставляет следующие возможности:

• Для иерархического представления данных можно задать до 10-ти уровней группировки.

• Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

• Можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но также использовать в вычислениях данные нескольких групп.

• В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулам, которые печатаются на каждой странице, можно задать заголовок и примечание для всего отчета.

• Так же, как и в форме, можно вставлять в любой раздел отчета ри­сунки или диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и формы.

Отчет — это форматированное представление данных, которые выво­дятся на экран, в печать или файл. Отчет может создаваться как в таблич­ной, так и в свободной форме.

Перед непосредственным созданием отчета необходимо определить:

• цель отчета;

• информацию, которая будет включена в отчет, и из какой таблицы-источника она взята;

• форму отчета (табличная, свободная, почтовые наклейки);

• участвуют ли сортировка и группировка данных и по каким полям-ключам; какие вычислительные поля присутствуют в отчете:

Необходимо также спроектировать отчет на бумаге перед компьютер­ным проектированием.

Простейший способ создания отчета:

1) открыть окно базы данных;

2) выбрать вкладку «Отчеты»;

3) выбрать имя таблицы — источника данных;

4) дать команду «Вставка» — «Авто отчет» или на панели инструмен­тов нажать кнопку «Новый объект».

В результате на экране появится отчет, в который будут включены все поля таблицы, расположенные вертикально. Кроме того, отчет можно создать, используя:

1) «Конструктор отчетов» — самостоятельно создается отчет с задан­ными свойствами.

2) «Мастер отчетов» — на основе выбранных полей в диалоге.

3) «Автоотчет: в столбец» — поля в отчете располагаются в один или несколько столбцов.

4) «Автоотчет: ленточный» — создается автоматически ленточный отчет.

5) «Диаграмма» — информация отображается в виде диаграммы.

6) «Почтовые наклейки» — отчеты для почтовых наклеек.

1.1 Создание отчета с помощью мастера

Создание отчета с помощью Мастера отчетов выполняется в диалоге пользователя с системой и сводится к выбору таблиц-источников, опреде­ления списка полей отчета и порядка их расположения. Мастер не создает дополнительных полей, которые не удерживаются в таблицах-источниках.

Последовательность создания отчета:

1) Открыть окно базы данных;

2) перейти на вкладку «Отчеты»;

3) нажать кнопку «Создать»; откроется окно диалога «Новый отчет» со списком способов создания отчетов;

Окно диалога «Новый отчет»

4) выбрать «Мастер отчетов», а в строке «Выберите в качестве ис­точника данных» — имя таблицы-источника и нажать кнопку «ОК»; от­крывается окно «Создание отчетов»;

5) определить поле создаваемого отчета:

• вызвать кнопку раскрытия списка «Таблицы/Запросы»;

• выбрать из списка таблиц ту базу данных, на основе которой создает­ся отчет;

• из списка «Доступные поля», т. е. из перечня всех полей выбранной таблицы, с помощью клавиш навигации перенести нужные поля в зону «Выбранные поля».

Замечание. Если отчет создается на основе информации нескольких таб­лиц-источников, то действия, указанные в п. 5, повторяются для каждого источника;

6) нажать кнопку «Далее» для перехода к следующему технологическо­му шагу; определить, нужно ли сортировать сведения по какому-нибудь полю. Выбрать поле-ключ сортирования. Поля, по которым будет сортиро­ваться информация, располагаются в верхней части правого списка в от­дельной рамке (выделенной синим цветом). Access предлагает вариант группировки сведений, который можно принять или отвергнуть, создав при помощи кнопок окна диалога собственный вариант. Для изменения интер­вала сортировки нажать кнопку «Группировка»;

7) для перехода к следующему окну диалога нажать кнопку «Далее»; задается порядок сортировки записей отчета;

8) при наличии в отчете итоговых полей щелкнуть кнопку «Итоги...»; откроется окно диалога «Итоги»;

9) установить нужные флажки, которые определяют вид вычислений (Sum — подсчет значений поля во всех записях; Avg — расчет среднего значения; Min — расчет минимального значения; Мах — расчет минималь­ного значения) итоговых полей для итогов по группам записей и общего итога по всему отчету;

10) установить переключатель режима отражения информации в отчете в одно из положений: «Данные н итоги» или «Только итоги»;

11) нажать кнопку «ОК» и вернуться в окно сортировки;

12) нажать кнопку «Далее» и выбрать в окне диалога вид макета отчета;

13) нажав кнопку «Далее», перейти в окно для выбора стиля оформления отчета;

14) нажав кнопку «Далее», перейти в последнее окно; задать имя создан­ного отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы (про­смотр отчета или изменение структуры отчета);

15) нажать кнопку «Готово». Мастер отчетов с вашим участием спроек­тировал отчет в нужном для вас виде.

Просмотр и распечатка отчета.

Три способа просмотра созданного на экране отчета:

1) команда основного меню «Файл» —> «Предварительный про­смотр»;

2) в контекстном меню команда «Просмотр»;

3) на стандартной панели инструментов окно базы данных нажать кноп­ку «Предварительный просмотр». Два способа распечатки отчета:

а) командой «Файл» —«Печать» —в окне диалога задать параметры печати;

б) нажать кнопку «Печать» на панели инструментов.