1.3 Пример создания отчета

Предположим, имеется база данных в таблице с именем «Цех» следую­щей структуры:

Цех	План	Факт
2	345	300
2	123	130
3	500	450
3	700	750
4	432	430
4	550	560
4	3	4

Требуется спроектировать отчет следующей структуры на основе сведений таблицы «Цех»:

Цех	План	Файл	Отклонение
2	345	300	-45
2	123	130	7
По цеху:	468	480	36
3	500	450	-50
3	700	780	50
По цеху:	1200	1200	0
4	432	430	-2
4	550	560	10
4	3	• 4	1
По цеху:	965	994	-9
Всего:	2653	2624	29

Последовательность действий (один из вариантов):

1. в окне базы данных перейти на вкладку «Отчет» —«Создать [«Но­вый отчет»] — из списка выбрать имя таблицы-источника данных и вы­звать «Конструктор» —«ОК»; на экране появится окно Конструктора от­четов «Отчет: отчет 1» (пустое окно);

2. командой «Вид» —«Заголовок/ Примечание отчета» добавить в окно Конструктора области «Заголовок» и «Примечание»;

3. командой «Вид» — «Список нолей» открыть маленькое окошко с отражением списка полей таблицы-источника;

4. ввод имени нолей в «Область данных»: выбрать в этом окошке нуж­ные поля и перетянуть их имена в «Область данных» Конструктора отче­тов. Для этого нужно щелкнуть мышью имя поля и тянуть его; появятся два квадратика с маркером; перетянув объект на нужное ме­сто в области данных, щелкнуть его мышью для закрепления. Имя поля как связанный элемент управления привязан к исходной таблице, поэтому представляется двумя квадратами; левый квадрат нужно удалить (щелкнуть его и нажать на клавишу «Del»).

5. Активизировать правый квадрат и поставить его на нужное место: пере­вести курсор на маркер перемещения элемента (большой черный квадрат в правом верхнем углу), курсор должен принять форму указательного пальца.

6. Поставить курсор в позицию двунаправленной стрелки <-> и уменьшить квадрат до нужного размера.

7. Курсор в виде открытой ладони перемещает сразу оба квадрата, а в фор­ме указательного пальца — только один квадрат.

8. Таким же способом переместить в «Область данных» остальные нуж­ные имена полей. Получим:

Область данных окна Конструктора форм

5) ввод названия граф «шапки» отчета: в область «Верхний колонтитул» ввести название граф «шапки» отчета. Для этого вызвать на экран (если этого не сделано раньше) «Панель элементов» командой «Вид» -» «Панель элементов»; щелкнуть на панели элементов кнопку «Надпись» [А] и отпустить ее. Перевести курсор в область «Верхний колонтитул». Курсор примет вид [+А], переместить его в нужное место и щелкнуть по квадрату, появится курсор — место для ввода данных, куда и ввести название графы (в нашем примере — «Цех»). Ввод заканчивается нажатием клавиши «Enter».

Квадратик в левом верхнем углу имеет маркер перемещения элемента, а маленькие квадратики посредине сторон — это маркеры изменения разме­ров элементов. С помощью маркеров редактируем элемент. После записи всех граф отчета закрыть окно Конструктора отчетов кнопкой «X» и вернуться в окно базы данных. Результат работы можно посмотреть, нажав кнопку «Просмотр»;

6. ввод названия отчета: в область «Заголовок отчета» ввести назва­ние отчета, нажав кнопку «Надпись» [А], как описано в п. 5;

7. итоговая строчка отчета: оформить итоговую строку отчета в об­ласти «Примечание отчета». В нашем примере это слово «Всего» и под­счеты по графам. Текст «Всего» записывается с помощью элемента «Над­пись».

Ввод формул для подсчета по графам.

Для определения общей суммы по графе «План» нужно записать формулу

= Sum([План])

Последовательность действий: на панели элементов нажать кнопку «Поле» , отпустить мышь и ввести курсор в область «Примечание от­чета». Там появится квадратик кнопки «Поле» со знаком «плюс»; щелкнуть мышью; появится свободный элемент управления (два квадратика с марке­рами), например:

Поле 10 Свободный

Удалить левый квадратик, а в правый записать формулу подсчета: = Sum ([План]).

Таким же способом записать формулы для граф «Факт» и «Отклоне­ние»:

= Sum ([Факт]) и = Sum ([План] - [Факт]).

8) сохранение эскиза отчета для просмотра и модификации: коман­да «Файл» — «Сохранить»— [«Сохранение объекта»]— установить фла­жок либо в «текущей базе данных», либо «во внешнем файле или базе дан­ных», ввести имя отчета и нажать кнопку «ОК». Вернуться в окно Конст­руктора отчета. Закрыть его. Вернуться в окно базы данных, откуда можно посмотреть отчет (кнопка «Просмотр»), либо в окно Конструктора отчета (кнопка «Конструктор»).

9) промежуточные итоги. Группировка данных. Алгоритм для под­счета по группам — нужно вести подсчет (итог) по каждому цеху и выво­дить его после смены знамения .ключевого поля («цех»):

• открыть отчет в режиме Конструктора;

• объединить записи в группы по ключевому признаку командой: «Вид» — «Сортировка и группировка» —[«Сортировка и группировка»]. Можно задавать до 10 уровней групп. Каждую группу можно распечаты­вать с новой страницы, распечатывать текст конкретной страницы;

• в столбик «Поле /выражение» ввести имя поля-ключа для группы записей с одинаковым значением поля-ключа. Щелкнуть кнопку раскрытия списка и выбрать поле-ключ группирования, например «Цех» (выделить и щелкнуть); в области «Поле» появится имя поля «Цех», в поле «Порядок сортировки» появится значение «По возрастанию»;

• перейти в нижнюю часть окна «Свойства групп» и в строчке «Заго­ловок группы» нажать в правой части строчки (там, где слово «Нет»): появится кнопка раскрытия списка; раскрыть список и выбрать «Да»; в окне Конструктора отчета появится дополнительная область «Заголовок груп­пы». В нашем примере она имеет вид:

Заголовок группы «Цех», — а в окне «Сортировка и группировка» в области выбора поля появится значок группировки [>] Цех. В строчке «Примечание группы» установить значение «Да». В окне Конструктора появится область «Примечание груп­пы»:

«По цеху» Цех = Sum ([План ]);

Окно задания параметров сортировки и группировки в отчете

закрыть окно диалога «Сортировка и группировка»; вернуться в окно Конструктора отчетов. В структуре отчета появятся две дополнительные области: «Заголовок группы» и «Примечание группы»;

Спроектированный отчет с помощью Конструктора

• в область «Заголовок группы» ввести название группы, например «По цеху» и имя поля «Цех».

Для суммирования по группам (по цеху) в области «Заголовок группы» создать свободный элемент-формулу

= Sum ([План]);

• в области «Примечание группы» создать свободный элемент и вве­сти значение «По цеху: «Цех» и выражения для подсчета итогов: = Sum ([План]) = Sun ([Факт]) = Sum[План] — [Факт]).

В какой области окна Конструктора записывать выражения для вы­числения результатов?

1) вычисления для каждой отдельной записи: вычисляемое поле распо­лагается в разделе «Область данных»;

2) вычисления над группой записей: вычисляемое поле размещается в дополнительном разделе «Примечание группы»;

3) вычисления внизу каждой страницы: вычисляемое поле размещается в области «Нижний колонтитул»;

4) вычисления в конце всех записей отчета: вычисляемое поле разме­щается в области «Примечание отчета».

Объекты, которые помещаются в отчете (имя поля, текст, рисунок), на­зываются элементами управленш, которые бывают:

а) связанными — присоединяются к конкретному полю таблицы данных (запроса);

б) несвязанными — не присоединяются к таблице данных (запроса);

в) вычисляемыми — отражают результаты расчетов на основе данных исходной таблицы (запроса).