1.4 Изменение вида отчета

Размещение даты распечатки отчета. Дату можно разместить в заго­ловке отчета или в нижнем колонтитуле. Для этого необходимо создать свободный элемент управления:

1) на панели элементов выбрать инструмент «Поле»;

2) установить указатель мыши на место в области «Верхний колонти­тул», где должна быть дата, и щелкнуть мышью. В отчете появится связан­ный объект — поле ввода и надпись к нему;

3) выделить надпись связанного поля и удалить его клавишей «Del»;

4) выделить поле ввода, открыть контекстное меню и выбрать «Свой­ство»; открыть окно свойств;

5) перейти на вкладку «Данные» и в строке «Данные» нажать кнопку «Построитель». Если ее нет, щелкнуть в конце строки, и она появится; от­кроется окно диалога «Построитель выражений»;

6) открыть раздел «Встроенные функции» в левом списке нижней час­ти окна (папка «Функции»). В среднем списке выбрать позицию «Да­та/время», а в правом списке дважды щелкнуть мышью функцию Now. В верхней части окна Построителя выражений появится выражение для зна­чения поля:

= Now();

7) нажать кнопку «ОК», вернуться в окно свойств, где в строке «Дан­ные» будет содержаться составленное выражение; „

8) перейти на вкладку «Макет» и из раскрытого списка выбрать подхо­дящий формат отражения даты и времени;

9) закрыть окно свойств; в области заголовка будет отражаться выра­жение

Now [ ];

10) для ввода надписи, например «Текущая дата», выделить элемент «надпись» (левый квадратик) и в контекстном меню выбрать команду «Свойства». В открывшемся окне перейти на вкладку «Макет» и в строке «Подпись» ввести надпись. Закрыть окно свойств.

При распечатке отчета в нем будет печататься дата. Размещение номера страницы отчета:

1) в окне Конструктора отчета дать команду «Вставка» — «Номер страницы»; откроется окно диалога «Номер страницы»;

2) в окне диалога «Новая страница» задать формат и размещение но­мера страницы на верхнем или нижнем колонтитуле, а также характер вы­равнивания (по центру и т. д.);

4) нажать кнопку «ОК».

Удаление сортировки или группы:

1) из окна Конструктора отчетов дать команду «Вид» — «Сортировка и группировка» —[];

2) выделить поля сортировки (групп) путем нажатия на область выбора поля и на клавишу «Del» — подтвердить «Да».

Нумерация записей в области данных отчета (в группе или по всему отчету):

1) в область данных нужно добавить несвязанное поле;

2) открыть окно свойств этого элемента управления;

3) в поле ввода свойств «Данные» ввести «=1»;

4) для свойства «Сумма с накоплением» установить значение «Для всего» или «Для группы».

Расположение информации в области данных в две колонки, а для остальных разделов — в одну:

1) сделать отчет в один столбец;

2) для превращения информации отчета в два столбца дать команду «Файл» — «Макет страницы» — [«Макет страницы»] —> выбрать вкладку «Макет»;

3) в поле ввода «Число элементов по горизонтали» указать количест­во столбцов — 2;

4) в рамке «Размер элементов» уменьшить значение показателя «Ширина»;

5) выбрать альбомную или книжную ориентацию элементов (вставить нужную опцию);

6) нажать кнопку «ОК» — в окне просмотра можно просмотреть отчет. Создание почтовых наклеек на основе данных таблиц при помощи

специального Мастера:

1) в окне базы данных перейти на вкладку «Отчет» — [«Новый отчет»];

2) нажать на кнопку «Создать» — [«Новый отчет»];

3) из списка способов создания отчета выбрать Мастер «Почтовые наклейки»;

4) в поле «Выбор таблицы/Запроса» Выбрать таблицу или запрос с данными, которые будут использоваться при заполнении почтовой наклей­ки;

5) нажать кнопку «ОК» — [ ]. В окнах диалога необходимо выполнять инструкции Мастера создания наклеек;

6) в первом окне диалога выбрать размер наклейки и нажать кнопку «Далее»;

7) во втором окне установить шрифт и цвет текста наклейки и нажать кнопку «Далее»;

8) в третьем окне описать внешний вид почтовой наклейки и нажать кнопку «Далее»;

9) В четвертом окне выделить поля сортирования; перенести в поле сортировки нужные поля и нажать кнопку «Далее»;

10) в пятом окне ввести имя отчета и выбрать дальнейший вариант рабо­ты. Вводим имя отчета и нажимаем кнопку «Готово»: на экране появится отчет-наклейка. В окне базы данных на вкладке «Отчеты» появится имя сделанной наклейки.

Распечатка наклеек. Выполнить дополнительную настройку размера страниц с учетом типа принтера. Перед созданием отчета с наклейками нужно выделить по умолчанию принтер и специальные размеры страницы. Определение стандартного принтера и размера страницы: 1) в меню дать команду «Пуск» — «Настройка» — «Панель управ­ления» — [];

2) два раза щелкнуть мышью по значку «Принтер» и выбрать значок нужного принтера — пункт «Файл» — «Использовать по умолчанию»;

3) пункт «Файл» — «Свойства» выбрать вкладку «Бумага»;

4) в поле «Размер бумаги» выбрать значок «Другие» — [«Определяемые пользователем размеры»];

5) выбрать единицу измерения и ввести значение ширины и высоты страницы наклеек;

6) нажать кнопку «ОК»; произойдет сохранение настройки в окне «Определяемые пользователем размеры»;

7) нажать кнопку «ОК». Настройка в окне «Свойства: <принтер>». После определения размера бумаги можно приступить к созданию отчета наклеек для конкретного типа принтера,