1.5 Главный и подчиненные отчеты

В созданный отчет можно вставить (добавить) другие отчеты (подчиненные). Можно связать два отчета или больше в один отчет (главный) или вставить некоторую итоговую информацию подчиненного отчета в главный отчет. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным. Свободный отчет может служить контейнером нескольких несвязанных между собой отчетов, которые необходимо объединять.

Для связывания главного отчета с подотчетом необходимо открыть главный отчет в режиме проектирования и нажать клавишу «F11» для отображения на экране окна базы данных. Из окна базы данных следует перетянуть пиктограмму подотчета в главный отчет, разместив ее там в нужной секции.

После встраивания подчиненного отчета в главный можно выполнить соответствующие манипуляции (сменить размер отчета и др.).

Подчиненный отчет может создаваться в существующем отчете. Между таблицами должна быть установлена связь.

Последовательность действий:

1) открыть главный отчет в режиме Конструктора;

2) нажать на панели элементов кнопку «Мастер»;

3) нажать кнопку «Подчиненная форма / отчет» на панели элементов;

4) установить курсор в том месте главного отчета, где должен расположиться подчиненный отчет, и щелкнуть мышью;

5) выполнить инструкцию в диалоговых окнах Мастера до пункта «Готово».

1.6 Обработка отчетов

Способы сохранения отчета:

1) командой «Файл» — «Сохранить»;

2) кнопкой «Сохранить» на панели инструментов»;

3) путем закрытия окна Конструктора отчета;

4) клавишной командой «Ctrl-F4» — «Да». Если отчет сохраняется впервые, необходимо на запрос ввести его имя.

Способы открытия отчета:

1) в окне базы данных щелкнуть вкладку «Отчет» — выбрать со списка нужный отчет;

2) для внесения изменений в проект отчета перейти в режим Конструктора.

Способы просмотра отчетов:

1) команда «Файл» — «Предварительный просмотр»;

2) в контекстном меню команда «Просмотр»;

3) на стандартной панели инструментов нажать кнопку «Предварительный просмотр».

Для перемещения по страницам отчета следует использовать кнопки пе­ремещения.

Способы распечатки отчетов из окна базы данных или окна Конструктора:

1) команда «Файл» — «Печать» — {«Печать»] — задать необходи­мые параметры печати;

2) на панели инструментов нажать кнопку «Печать»; этим способом отчет печатается с текущими установками.

В окне диалога «Печать» можно указать номер страницы, которая будет распечатана, количество копий; выбрать режим печати в файл, а также сме­нить размеры полей страницы — нажать кнопку «Настройка...».

Включение в отчет рисунков (герба, знака фирмы):

1) открыть отчет в режиме Конструктора. Запустить графический редактор, открыть документ с рисунком, который нужно вставить в отчет;

2) выбрать нужную часть рисунка и дать команду «Правка» — «Копировать» с меню графического редактора;

3) для возврата в Access нажать клавиши «Alt-Tab». Щелкнуть мышью на любое пустое место и дать команду «Правка» — «Вставить»; рисунок появится в отчете;

4) поместить рисунок в нужное место отчета. Рисунок можно отредак­тировать при помощи графического редактора (дважды щелкнуть мышью по рисунку).

Можно вставить рисунок и посредством буфера Обмена Windows — автома­тически добавится кадр несвязанного объекта, содержащий этот рисунок.

В чем отличие между формой и отчетом?

При предварительном просмотре данные с базы выбираются полностью. Например, если отчет формировался на основе запроса, то перед по­явлением на экране информации выполняется соответствующий запрос.

При просмотре образа происходит механический выбор информации с выходных полей (критерии выборки и сортировки игнорируются); дается общее представление о виде отчета.