При создании базы данных главный вопрос, который необходимо решить – это вопрос о наиболее эффективной структуре. Правильно спроектированная база данных позволяет:

• обеспечить быстрый доступ к данным;

• исключить ненужное повторение данных, которое приводит к нерациональному использованию дискового пространства компьютера, и, кроме того, может явиться причиной ошибок при вводе;

• обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении в одном объекте автоматически происходили соответствующие изменения в связанных с ними объектах.

При создании базы данных можно выделить следующие этапы:

1. Постановка задачи. На этом этапе необходимо решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных, и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие элементы информации (поля) должны быть включены в каждую таблицу.

2. Описание структуры таблиц данных. На этом этапе необходимо описать каждую таблицу – указать, какие поля будут содержаться в таблице, тип и размер хранимых в полях данных, установить первичные ключи.

3. Определение связей между таблицами. После определения всех таблиц необходимо указать ACCESS, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого таблиц, составляющих базу данных.

4. Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц. Рекомендуется создать черновые формы и отчеты, чтобы определить, содержат ли они ожидаемую информацию.

5. Ввод данных и создание других объектов базы данных. В случае, если структура базы данных отвечает поставленным требованиям, можно приступить к вводу данных и создать необходимые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Ограничения при задании имен полей таблиц,

объектов, других элементов управления в ACCESS.

При задании имен полей таблиц, а также объектов базы данных и других элементов управления необходимо указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого поля имя, указать тип и размер хранимых в этом поле данных, установить первичный ключ.

При задании имен полей таблиц, а также объектов базы данных и других элементов управления необходимо учесть действующие в ACCESS ограничения:

- имя должно содержать не более 64 символов;

- имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа и прямых скобок ([]);

- имя не должно начинаться с символа пробела;

- имя не должно включать управляющие символы.

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип данных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле. Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимые типы данных, их назначение и размеры приведены в таблице.

Тип данных	Назначение	Размер
текстовый	- текст; - комбинация текста и чисел; - числа, не требующие вычислений (например, номера телефонов или почтовые индексы)	до 255 символов (байт)
поле МЕМО	длинный текст или числа (например, примечания или описания)	до 64000 символов (байт)
числовой	числовые данные (целые или дробные), используемые для вычислений	1,2,4 или 8 байт, 16 байт
дата/время	даты и время	8 байт
денежный	денежные значения. Используется для предотвращения округлений во время вычислений, предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной	8 байт
счетчик	автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении в таблицу каждой новой записи.	4 байт, 16 байт
логический	логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл./выкл.)	1 бит
поле объекта	объекты, созданные в других приложениях, использующих протокол OLE (например, таблица Ms Excel или документ MS Word)	до 1 Гб

При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:

- какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);

- сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;

- будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения текстовых и МЕМО полях);

- нужно ли создать индекс по этому полю для ускорения операций поиска и сортировки.

Контрольные вопросы

1. Структурирование данных. Понятие базы данных.

2. Система управления базами данных. Примеры СУБД.

3. Модели данных: реляционная, иерархическая, сетевая.

4. MS Access как реляционная СУБД. Назначение, возможности и области применения.

5. Основные типы объектов СУБД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Взаимосвязи основных объектов базы данных.

6. Основные понятия: поле, запись, типы данных, первичный ключ, индекс.

7. Связи между таблицами. Типы связей один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

8. Проектирование базы данных. Основные этапы создания базы данных.

9. Допустимые типы даны в MS Access, их назначение.

10. Какие параметры влияют на выбор типа данных конкретного поля таблицы?

11. Ограничения для базы данных.

12. Понятие динамической таблицы, ее особенности.

13. Виды запросов, их особенности.

14. Запрос на выборку, его особенности.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1

Знакомство с базой данных MS ACCESS. Проектирование и создание базы данных.

Создание связей между объектами базы данных.

Цель: ознакомить с основными понятиями данной программы; формировать навыки по проектированию базы данных; созданию базы данных; созданию связей между объектами базы данных.

СУБД MS ACCESS – это оболочка, позволяющая легко и быстро проектировать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – это основная структура, предназначенная для хранения информации. Строки в ней называются записями, а столбцы – полями базы данных. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Форма – представляет собой созданный на экране шаблон для ввода, просмотра и редактирования записей БД.

Запрос – это требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создавать набор записей, находящихся в разных таблицах; дает возможность вносить изменения в саму БД; служит для анализа данных.

Отчет используется для отображения на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.

Макрос – это последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций.

Модуль – это программа для обработки данных, написанная на языке (Visual Basic) для приложения (VBA).

Таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули называются объектами БД. Максимальное число объектов БД –32768. Для автоматизации проектирования объектов БД MS ACCESS имеет специализированные программы – конструкторы (предоставляют пользователю ряд инструментальных средств) и мастера (задает пользователю ряд вопросов и на основе ответов создает объект БД).

MS ACCESS по праву считается носителем современной компьютерной технологии в области электронной обработки данных.

Чтобы пользователь мог ввести свои данные в компьютерную базу данных, он должен прежде описать эти поля согласно требованиям ACCESS:

• присвоить имена полям;

• указать, какого типа данные допускается вводить в каждое поле;

• каждому полю дать определенные свойства, которые позволяют управлять обработкой данных.

В поля можно вводить данные следующих типов: текстовый, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, мастер подстановок, поле объекта OLE.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Для освоения БД вам необходимо будет создать БД Студент, включающую сведения: о студентах; об их успеваемости; о начислении им стипендии; об удержании из стипендии.

Таблица 5.1