Конструирование отчетов в субд Аccess. Цель: ознакомить с отчетами и основными приемами конструирования отчетов.
Отчет – отображение на бумаге или на экране информации из базы данных в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.
В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.
СУБД Аccess предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.
Существует три способа создания отчета: в автоматическом режиме, с помощью Мастера и с помощью Конструктора.
В автоматическом режиме на основе выбранной таблицы или запроса создается автоотчет в столбец (с расположением полей в строку). Мастер отчетов позволяет создавать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Конструктор дает возможность самостоятельного конструирования отчетов.
Создание автоотчета.
На основе таблицы СВЕДЕНИЯ создать Автоотчет, который помогает просмотреть информацию о студентах.
Для этого необходимо:
Открыть базу данных СТУДЕНТ.
Сделать активной таблицу СВЕДЕНИЯ, на панели инструментов базы данных открыть список Новый объект
и выбрать в нем
Отчет.В диалоговом окне Новый отчет выбрать вариант Автоотчет: в столбец и нажать кнопку ОК.
Просмотреть отчет на экране.
Создание отчета с помощью мастера.
На основе таблиц СВЕДЕНИЯ и НАЧИСЛЕНИЯ создать отчет о начислениях студентам и сохранить с именем НАЧИСЛЕНИЯ СТУДЕНТАМ, где предусмотреть итоговое суммирование сумм начислений.
Для этого необходимо:
Открыть базу данных СТУДЕНТ.
Сделать активной таблицу СВЕДЕНИЯ, на панели инструментов базы данных открыть список Новый объект и выбрать в нем Отчет.
В диалоговом окне Новый отчет выбрать вариант Мастер отчетов и нажать клавишу ОК.
Откроется окно Создание отчета, в котором можно выбрать из поля Таблицы и запросы в качестве источника нужные таблицы и соответственно добавить доступные поля для отчета. Нажимая на клавишу Далее можно выбирать:
вид представления отчета,
уровни группировки,
уровни сортировки,
итоги и итоговые значения, которые необходимо вывести,
вид макета отчета,
требуемый стиль,
имя отчета
и, наконец, нажать клавишу Готово для вывода отчета , который можно просмотреть.
Создать отчет, в котором отражены сведения о студентах и полученные ими отметки на вступительных экзаменах, по заданному образцу, используя в качестве источника таблицы СВЕДЕНИЯ и УСПЕВАЕМОСТЬ, и сохранить с именем СУММА БАЛЛОВ.
Для этого необходимо:
Открыть базу данных СТУДЕНТ.
Сделать активной таблицу СВЕДЕНИЯ, на панели инструментов базы данных открыть список Новый объект и выбрать в нем Отчет.
В диалоговом окне Новый отчет выбрать вариант Мастер отчетов и нажать клавишу ОК.
Откроется окно Создание отчета, в котором можно выбрать из поля Таблицы и запросы в качестве источника нужные таблицы СВЕДЕНИЯ и УСПЕВАЕМОСТЬ и соответственно добавить доступные поля для отчета, а для вывода отчета нажать клавишу Готово.
Перейти в режим Конструктора и произвести изменение в полях как указано в образце. Создать поле для вычисления суммы баллов, а затем вызвать Построитель для ввода выражения ( =[Отметка по математике] + [Отметка по информатике] ), которое выделив в Построителе скопировать (Ctrl+C), а затем зафиксировать свое положение в поле, где необходимо подсчитать сумму баллов щелчком и вставить выражение для суммирования).
Просмотреть отчет и сохранить его.
КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ ОТЧЕТА.
Автоотчет СВЕДЕНИЯ.
Отчет НАЧИСЛЕНИЯ СТУДЕНТАМ.
Отчет СУММА БАЛЛОВ.